Kegiatan sehari-hari kita pasti dekat dengan peralatan kearsipan. Secara garis besar, pengarsipan dilakukan untuk mengamankan dokumen yang memiliki nilai penting dan otentik bagi sebuah lembaga. Meski pengarsipan saat ini dapat dilakukan secara daring dengan mengunggah dokumen di cloud, tapi beberapa lembaga masih menggunakan pengarsipan secara manual. Jadi, dokumen masih dicetak sebagai salinan untuk pengamanan tambahan. Itu kerap ditemui di lembaga pendidikan, seperti pengarsipan pada surat-surat penting.
Pengarsipan secara manual memiliki beberapa peralatan dalam mengamankan sebuah dokumen. Peralatan ini sangat penting bagi lembaga yang membutuhkan penyimpanan dokumen agar tetap dapat diakses dalam jangka panjang dan aman. Ada beberapa jenis peralatan kearsipan beserta masing-masing fungsinya.
Pengertian peralatan kearsipan
Dalam hal kearsipan, terdapat peralatan yang biasa dipakai untuk mengorganisir dan menyimpan dokumen supaya tertata rapi. Peralatan kearsipan sendiri merupakan seperangkat sarana yang terbuat dari bahan-bahan kuat, seperti logam, kayu, alumunium, dan sebagainya untuk mengarsipkan dokumen.
Penggunaan bahan kuat dalam peralatan kearsipan ditujukan supaya dokumen yang tersimpan di dalamnya bisa tahan lama. Peralatan kearsipan sendiri memiliki beberapa bentuk yang dapat disusun secara deret vertikal, horizontal, dan lateral (berdiri menyamping). Selain itu, penyusunannya itu disesuaikan dengan kebutuhan dari pengguna.
Fungsi peralatan kearsipan
Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, peralatan kearsipan secara umum memiliki fungsi untuk membantu menyimpan dokumen penting dari sebuah lembaga. Lebih lanjut, terdapat beberapa fungsi, antara lain untuk menghindarkan dari pencurian dokumen.
Selain itu, peralatan kearsipan berfungsi untuk mencegah terjadinya kerusakan pada dokumen, sehingga dokumen bisa tahan lama. Kemudian, ini berfungsi untuk mengelompokkan berkas-berkas dengan rapi, yang dapat ditata dengan sistem penomoran, urutan abjab, atau penanggalan. Terakhir, juga untuk memudahkan dan mempercepat percarian berkas ketika mebutuhkannya.
Peralatan kearsipan dan cara penggunaanya
Suatu lembaga tentu memiliki dokumen yang bernilai penting. Oleh sebab itu, lembaga harus mempersiapkanya, mengingat fungsinya untuk mengamankan dan memudahkan pengelolaan dokumen tersebut. Sementara itu, ada beberapa jenis peralatan kearsipan yang biasa digunakan dalam sebuah lembaga, berikut daftar lengkap beserta cara penggunaannya.
1. Filling Cabinet
Filling cabinet secara sederhana merupakan peralatan kearsipan yang memiliki bentuk seperti almari yang tersusun dari beberapa laci. Biasanya, filling Cabinet memiliki beberapa pilihan ukuran yang tersusun dari 1 sampai 6 laci, yang mana tiap laci bisa menampung hingga ribuan lembar dari dokumen. Peralatan kearsipan ini beberapa sudah disertai fitur kunci khusus, sehingga dapat menghindarkan dari pencurian dokumen.
Filling cabinet yang banyak beredar di pasaran biasanya terbuat dari logam, plastik, maupun kayu. Peralatan kearsipan ini biasanya terdapat semacam slide untuk mempermudah membuka laci ketika ingin menaruh dokumen. Kemudian di bagian depan laci, bisa ditempel label untuk memudahkan penemuan suatu dokumen yang telah disimpan didalamnya.
2. Almari Arsip
Almari arsip memiliki bentuk dan fungsi yang hampir sama seperti filling cabinet. Tapi peralatan kearsipan ini secara bentuk tidak tersusun dari laci-laci. Almari arsip cenderung memiliki bentuk seperti almari pakaian yang berisi ruang berbentuk segi empat dengan sekat-sekat. Penyimpanan dokumen pada almari arsip biasanya menggunakan ordner, yang kemudian ditata pada ruang tersebut.
Ordner yang berisi dokumen dalam almari arsip biasnya ditata dengan bentuk deret lateral. Berbeda dengan filling cabinet, cara membuka peralatan kearsipan ini biasanya dengan gagang yang ada di daun pintu. Kemudian, almari arsip biasanya juga terbuat dari bahan logam atau kayu.
3. Rak Arsip
Rak arsip merupakan peralatan kearsipan yang cara peletakan dokumennya hampir sama dengan almari arsip. Rak arsip juga memiliki ruang berbentuk segi empat dengan sekat-sekat. Tapi berbeda dengan almari arsip, peralatan kearsipan ini tidak memiliki pintu atau penutup. Rak arsip biasanya terbuat dari bahan logam atau kayu.
Dokumen yang akan diletakan di rak arsip, sebelumnya juga ditata di ordner sesuai dengan pengelompokannya. ordner kemudian dapat diberi label untuk mempermudah penataannya. Setelah itu, ordner diletakkan secara deret lateral pada rak arsip.
4. Rotary
Rotary adalah peralatan kearsipan dengan bentuk seperti tabung yang bersekat sekat dan dapat diputar. Jenis ini memang sengaja dirancang untuk dapat diputar agar mempercepat pencarian suatu dokumen. Selain itu, bentuk rotary juga dirancang dengan tujuan untuk dapat menampung banyak dokumen tapi lebih hemat tempat.
Sama halnya dengan dengan rak arsip, rotary tidak memiliki penutup atau pintu. Dokumen juga ditata di ordner terlebih dahulu, baru kemudian diletakan pada rotary. Dengan memutar peralatan kearsipan ini, proses pencarian dokumen bisa berjalan lebih cepat.
5. Map Arsip
Map arsip merupakan peralatan kearsipan yang digunakan untuk menyimpan dokumen dengan jumlah yang tidak terlalu banyak. Satu map arsip, biasanya dapat menyimpan hingga maksimal 50 dokumen, tapi tergantung juga dengan banyaknya lembar pada satu dokumen.
Map arsip memang dirancang untuk menyimpan dokumen dalam jumlah yang sedikit. Apabila dipaksa untuk mengisi dokumen dengan jumlah terlalu banyak, maka map arsip akan sulit untuk ditutup. Map arsip ini bisa terbuat dari kertas dan plastik.
Dalam map arsip sendiri terdapat beberapa jenis, antara lain
- Stopmap Folio
Stopmap merupakan salah satu jenis map arsip yang terbuat dari kertas. Stopmap memiliki fungsi menyimpan dokumen yang sifatnya berjangka waktu pendek, misalnya invoice. Jenis map arsip ini memiliki ukuran standar yaitu Folio F4 (21,6 cm x 33 cm).
Dokumen disusun pada bagian tengah map, kemudian map dapat diberi label pada bagian depan sesuai kelompok dokumen. Stopmap folio tidak dapat menampung dokumen dengan jumlah yang sangat banyak.
- Map Snelhecter
Map Snelhecter merupakan salah satu jenis map arsip yang terbuat dari bahan plastik. Secara ukuran, map snelhecter sama seperti stomap folio. Tapi, jenis ini lebih memiliki banyak varian warna dengan fungsi untuk memudahkan dalam pengelompokan dokumen.
Untuk menggunakan map snelhecter, dokumen harus di lubangi dengan perforator terlebih dahulu. Setelah dilubangi, dokumen dapat diletakan pada pengait yang berada di dalam map snelhecter. Pengait tersebut kemudian dapat dikunci, sehingga dokumen tidak mudah keluar dari map.
- Hanging Map
Hanging map adalah sebuah map dengan pengait yang berada di sisi atasnya. Berbeda dengan map snelhecter, pengait di hanging map bukan untuk mengunci dokumen. Pengait tersebut memiliki fungsi untuk menggantungkan map pada filling tray yang berada dalam filling cabinet.
Untuk menggunakan hanging map, dokumen hanya perlu disusun pada bagian tengah map jenis ini dan diberi label sesuai pengelompokannya. Setelah itu, map dapat diletakan pada filling cabinet.
6. Ordner
Ordner merupakan peralatan kearsipan yang memiliki bentuk hampir sama dengan map arsip. Tapi, ordner memiliki kapasitas penampungan yang lebih besar dari map arsip dalam menyimpan berbagai dokumen. Ordner juga terbuat dari bahan yang lebih kokoh dari map arsip.
Peralatan kearsipan ini memiliki rancangan dengan terdapat pengait berbentuk ring di bagian tengahnya. Pengait ini berfungsi untuk menjepit dokumen sehingga tidak mudah berhamburan. Jadi, dokumen perlu dilubangi terlebih dahulu menggunakan perforator sebelum disusun dalam ordner.
7. Stapler
Stapler merupakan pengait dokumen yang dapat menyatukan beberapa lembaran kertas dengan staples. Stapler sangat berguna untuk membantu merapikan antar dokumen yang terpisah tapi berhubungan atau masih satu bagian.
Pemakian dari peralatan kearsipan ini sangat mudah, cukup menggerakan tuas dengan tangan untuk menekan isi staples yang berbentuk seperti huruf U pada lembar-lembar dokumen yang ingin disatukan. Secara ukuran sendiri stapler memiliki beberapa jenis, antara lain ukuran Kecil (untuk maksimal 10 lbr kertas), ukuran sedang (untuk maksimal 20 lbr kertas), dan ukuran besar (untuk maksimal lebih dari 20 lbr kertas).
8. Perforator
Perforator merupakan salah satu peralatan kearsipan yang biasa digunakan untuk membuat lubang di sisi samping dokumen. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, terdapat beberapa peralatan kearsipan yang membutuhkan perforator untuk menyusun suatu dokumen secara rapi. Jadi, perforator merupakan peralatan kearsipan yang dapat dikatakan sangat penting.
Cara pakai dari perforator sama dengan stapler, tuas yang ada ditekan dengan tangan untuk membuat lubang pada dokumen. Lubang yang dibuat perforator biasa memiliki diameter sebesar 5 milimeter. Kemudian, perforator memiliki beberapa jenis berdasarkan kemampuan dalam membuat lubang, ini mulai dari 1 lubang, 2 lubang, hingga 5 lubang.
9. Label
Label adalah peralatan kearsipan yang digunakan untuk memberi penamaan pada suatu kelompok dokumen. Biasanya, label berbentuk seperti stiker yang bisa dicetak secara mandiri. Tapi untuk lebih praktis, stiker bisa menggunakan sticky note yang banyak tersedia di toko alat tulis.
Penggunaan label dalam bentuk stiker atau sticky note cukup mudah. Setelah dibubuhkan suatu penamaan, peralatan kearsipan ini dapat ditempelkan pada sebuah map.
10. Alat Sortir
Alat sortir merupakan salah satu peralatan kearsipan yang berfungsi untuk menata dokumen-dokumen yang masih tercampur secara sementara. Jadi, alat sortir biasanya digunakan untuk memisahkan dan menyusun dokumen yang masih tertumpuk secara acak untuk dikelompokan sesuai dengan bidangnya.
Setelah dikelompokan, dokumen tersebut akan dimasukan pada sebuah map. Alat sortir sering digunakan untuk menyusun dokumen yang berjangka waktu singkat, seperti faktur.
11. Guide
Terdapat peralatan kearsipan lain yang fungsinya hampir sama dengan label, yakni guide. Peralatan kearsipan ini berbentuk lembaran kertas yang digunakan sebagai sekat atau pemisah antar dokumen. Guide biasanya tersedia dalam berbagai ukuran dokumen, seperti A4 atau Folio. Guide juga dapat dipesan sesuai ukuran yang dibutuhkan.
Sementara itu, guide biasanya terbuat dari kertas berbahan tebal seperti karton. Guide terdiri dari dua bagian, yakni tab dan badan guide. Tab guide merupakan bagian menonjol keatas yang berfungsi untuk memberi penamaaan pada sebuah dokumen. Sedangkan badan guide, berfungsi sebagai penyekat antar dokumen.
Guide biasanya diletakan pada dokumen yang tertata di filling cabinet atau ordner. Penggunaan guide tersebut dapat membuat kumpulan dokumen tertata lebih rapi dan mudah dicari.
12. Numerator
Numerator merupakan salah satu jenis peralatan yang berfungsi untuk membubuhkan penomoran dalam sebuah dokumen. Pembubuhan ini bisa dilakukan secara langsung pada dokumen dengan cara seperti stempel. Jadi, deret angka yang ada di numerator hanya perlu disesuaikan dengan kebutuhan. Setelah itu, dokumen distempel dengan numerator.
Numerator biasa digunakan dalam untuk memberi nomor pada surat atau invoice. Peralatan ini juga memiliki beragam jenis berdasar digit angka yang disediakan, ada yang enam digit, tujuh digit, dan delapan digit.
Nah, itu 12 jenis peralatan kearsipan yang biasa digunakan dalam sebuah lembaga, baik perusahaan, pendidikan, maupun pemerintahan. Peralatan tersebut selalu dibutuhkan untuk membantu pengelolaan dokumen supaya dapat tertata dengan rapi dan aman. Oleh sebab itu, peralatan itu perlu untuk senantiasa dilengkapi.
