Admin Produksi - Tugas, Tanggung Jawab, Kualifikasi dan Gajinya

Admin Produksi – Tugas, Tanggung Jawab, Kualifikasi dan Gajinya – Seorang pekerja di pabrik A sedang mengeluh mengenai pekerjaannya yang terasa sulit kepada teman-temannya. Tiba-tiba salah satu temannya menjawab “Lah, kan jadi admin. Apa susahnya? Hanya nyatet-nyatet, kan?”

Apabila Kamu pernah mendengar atau berpikir hal yang sama maka segera ubah pemikiran tersebut karena pekerjaan yang ditanggung bagian administrasi di perusahaan atau pabrik manapun tidak mudah apalagi tugas seorang admin produksi.

Mencatat hanyalah salah satu tugas kecil dari admin produksi, bahkan admin secara umum.

Namun, apabila menduduki posisi tersebut Kamu juga harus siap melakukan hal lanjutan yang lebih rumit seperti menghitung tingkat efektifitas mesin sekaligus pekerja, dan menghitung jam lembur pegawai untuk menyesuaikan gaji yang didapat.

Walaupun dipermudah dengan menggunakan komputer, tetap saja perlu kemampuan manajemen yang baik agar semua tanggungjawab terselesaikan.

Apa Itu Admin Produksi?

Admin produksi adalah jenis posisi admin yang ada di bagian produksi suatu perusahaan. Secara umum, tanggungjawab admin produksi adalah mengurus proses administrasi dan menyusun laporan hasil produksi.

Proses administrasi yang dimaksud melibatkan tindakan, pemikiran, dan pengaturan mulai dari data bahan baku hingga data barang yang sudah jadi.

Sedangkan laporan hasil produksi berkaitan dengan proses pencatatan secara teratur mengenai keseluruhan data. Selain urusan dokumen, tugas admin produksi juga berkaitan dengan tugas pegawai lain yaitu operator. Kamu harus pandai melakukan rolling terhadap jam kerja mereka dan mampu menggantinya sewaktu-waktu apabila ada operator yang absen.

Posisi ini bebas dimiliki oleh pria maupun wanita dengan minimal latar pendidikan SMA atau SMK sekalipun asalkan Kamu disiplin, profesional, dan memiliki tekad belajar serta mengembangkan diri. Beberapa perusahaan juga menerima fresh graduate yang belum berpengalaman. Hanya saja, beban pekerjaan awal masih ringan.

Tugas dan Tanggung Jawab Admin Produksi

1. Menarik Data Manual Hasil Produksi

Langkah awal yang harus dilakukan adalah menagih laporan produksi yang sudah dikumpulkan oleh supervisor tiap divisi. Pada beberapa perusahaan, laporan tersebut disebut dengan Berkas Proses Produksi.

Tahap ini membutuhkan ketelitian Kamu dalam mengecek kelengkapan laporan dan merapikan agar lebih mudah saat penginputan. Selain itu, jangan takut menegur apabila mendapati keterlambatan dalam pengumpulan laporan.

2. Memasukkan Data dan Memproses Menggunakan Program Komputer

Penginputan data hasil produksi biasanya menggunakan Microsoft Excel atau program pengolahan data lainnya yang dikehendaki oleh perusahaan.

Setelah data terekam rapi di komputer, Kamu harus melanjutkan ke tahap pemrosesan. Berikut data-data yang harus diproses:

a. Efektifitas Kerja Mesin

Penghitungan efektifitas kerja mesin harus berpatokan pada target hasil produksi dari mesin yang digunakan oleh perusahaan. Pastikan Kamu paham akan pedoman tersebut sehingga dapat mengetahui apakah hasil produksi per satuan waktu tertentu sudah sesuai dengan standar perusahaan atau belum.

b. Tingkat Etos Kerja Operator Produksi

Admin produksi juga harus mengukur pencapaian target berdasarkan kinerja dari operator produksi. Terdapat dua cara yang bisa dilakukan yaitu membandingkan hasil produksi antar individu atau antar shift apabila perusahaan menerapkan sistem kerja tersebut.

c. Kesesuaian Bahan Baku dan Hasil Produksi

Tahap ini bertujuan untuk memastikan bahwa bahan baku yang digunakan sudah sesuai dengan hasil produksi dan sampah produksi. Namun, perusahaan biasanya menerapkan tingkat toleransi tertentu.

3. Memastikan Proses Produksi Sesuai dengan Data

Tidak melulu berkutat dengan data, tugas seorang admin produksi juga memegang kontrol atas kevalidan data yang ditulis dalam berkas proses produksi terhadap kenyataan di lapangan. Apabila Kamu menemui masalah, maka harus melaporkannya kepada operator dan supervisor yang menangani bidang bermasalah tersebut.

4. Menyusun Laporan Harian

Pencatatan mengenai semua data yang sudah diproses wajib disusun kembali secara sistematis dalam laporan harian. Sebaiknya, Kamu menggunakan tabel dan grafik agar lebih mudah dipahami terlebih lagi jika data cukup banyak.

Nantinya, laporan harian akan berguna sebagai bahan evaluasi untuk memastikan target bulanan dapat dicapai secara maksimal dan tanpa masalah.

5. Membuat Jadwal Kerja untuk Operator Produksi

Tugas dan tanggung jawab ini berkaitan dengan wewenang admin produksi dalam memantau proses produksi agar berjalan efektif. Penyusunan jadwal rutin dilakukan setiap seminggu sekali dengan memperhatikan kondisi tertentu yang mungkin terjadi. Sebagai contoh, ada pegawai yang berhalangan, maka Kamu harus membuat jam kerja pegawai lain menjadi lebih banyak.

6. Memastikan Jam Lembur Berjalan Efektif

Penetapan jam lembur sering terjadi dalam suatu perusahaan. Penambahan jam kerja bisa disebabkan oleh banyak hal, tapi dua yang utama adalah tugas yang jumlahnya berkali lipat dan perintah mendadak dari perusahaan.

Apapun itu alasannya, admin produksi harus selalu siap untuk mengontrol keefektifan dari jam lembur karena berpengaruh pada terjaganya kualitas hasil produksi.

7. Menerima Pesanan Produk dari PPIC

PPIC adalah Product Planning and Inventory Control yang bertugas menerima tender yang didapat oleh perusahaan. Saat tender diterima, maka staff PPIC akan menyusun pengajuan order produksi.

Nantinya, berkas tersebut akan diterima oleh admin produksi terlebih dahulu sebelum diteruskan ke bagian yang lebih berwenang yakni Departemen Inventori.

8. Membuat Permintaan Bahan Baku dan Mengajukan ke Bagian Inventori

Perlu dipahami bahwa PPIC hanya menyusun berkas order dari tender yang diterima oleh perusahaan. Jadi, tugas

Kamu sebagai admin produksi adalah mengolah kembali berkas tersebut dalam bentuk proposal pengajuan bahan baku. Jangan lupa untuk menggunakan pedoman koversi hasil produksi agar lebih mudah dalam penghitungan jumlah bahan yang dibutuhkan.

9. Mengurus Retur Barang

Tugas ini diibaratkan apabila Kamu meminta barang maka harus dipertanggungjawabkan setelahnya. Perbedaannya, bukan barang utuh yang harus dikembalikan ke Departemen Inventori melainkan sisa bahan baku agar tidak ada selisih hitung pada hasil produksi.

Selain itu, pengembalian juga dilakukan apabila terjadi ketidaksesuaian antara barang yang diminta dengan barang yang diterima.

10. Melakukan Stock Opname dan Menganalisa Hasilnya

Tugas seorang admin produksi juga melakukan penghitungan pada jumlah barang untuk mengetahui kesesuaiannya dengan data tertulis di setiap akhir bulan. Proses ini disebut dengan stock opname.

Jenis barang yang dihitung antara lain barang hasil produksi, sisa bahan baku, sampah produksi, dan barang yang sedang diproduksi. Apabila Kamu menemui ketidakcocokan, maka harus menganalisis selisihnya.

11. Menyusun Laporan Bulanan

Agar memastikan proses evaluasi dapat dilakukan secara kontinu sepanjang tahun, maka Kamu wajib menyusun laporan bulanan. Pada dasarnya, struktur yang dimiliki sama dengan laporan harian yakni mengandalkan tabel dan grafik agar data yang disajikan lebih mudah dipahami. Perbedaannya adalah isi laporan berupa data yang sudah dikumpulkan selama sebulan terakhir.

12. Menyusun Laporan Akhir Tahun

Laporan akhir tahun berisi hasil produksi selama setahun terakhir. Penyusunan laporan merujuk data pada laporan harian dan bulanan sehingga disebut juga sebagai komplikasi lengkap keduanya.

Tujuan dari laporan akhir tahun adalah sebagai bahan saat melakukan evaluasi sehingga dapat menentukan hal yang harus diperbaiki dan hal baru yang perlu ditambah demi meningkatkan hasil produksi tahun selanjutnya.

13. Membuat Arsip Data

Tugas pamungkas dari admin produksi adalah menyimpan mulai dari berkas-berkas harian hingga laporan tahunan yang sudah tidak digunakan sehari-hari. Pengarsipan dilakukan secara manual dan menggunakan komputer.

Kamu harus benar-benar rapi dalam menyimpan semua data agar saat sewaktu-waktu dibutuhkan akan mudah dicari. Selain itu, perhatikan juga keamanan data karena termasuk rahasia perusahaan.

Kualifikasi dan Keahlian yang Harus Dimiliki oleh Admin Produksi

1. Keterampilan Komputer

Menguasai komputer menjadi kualifikasi khusus yang dibutuhkan dari seorang admin mengingat semua urusan administrasi tidak dilakukan secara manual.

Aplikasi dasar yang sering digunakan adalah Microsoft Words, Excel, dan Outlook. Namun, Kamu juga harus selalu siap mempelajari aplikasi lain yang perusahaan gunakan untuk pengolahan data.

2. Berkomunikasi secara Efektif

Pekerjaan yang dilakukan admin produksi berkaitan dengan divisi lain seperti mengumpulkan data produksi, menerima berkas permintaan bahan baku, dan melakukan koordinasi dengan operator produksi dan supervisor. Alhasil, Kamu harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan efektif agar tidak ada kesalahpahaman dan ketidakjelasan dalam penyampaian informasi.

3. Mampu Menyusun Laporan yang Efektif

Tidak hanya asal memasukkan dan menggabungkan data, admin produksi harus memiliki keterampilan untuk membuat laporan yang efektif. Ciri-ciri laporan efektif antara lain isinya padat, ditulis dengan kalimat yang ringkas, menggunakan infografis (tabel dan grafik), dan lengkap.

Dengan begitu, serumit apapun data hasil produksi yang disajikan akan tetap enak dibaca dan mudah dipahami oleh para pengambil kebijakan di perusahaan.

4. Mampu Berpikir Cerdas dan Solutif

Beberapa pekerjaan admin produksi membutuhkan analisis yang cermat terhadap kasus tertentu, misalnya adanya selisih penghitungan. Agar dapat mengatasinya dengan cepat, maka perlu kecerdasan dalam berpikir sehingga Kamu masih punya waktu banyak untuk mengerjakan tugas lain.

Kemampuan berpikir solutif dalam menangani masalah penting dan genting pun dibutuhkan mengingat banyak hal yang sulit diprediksi selama Kamu bekerja.

5. Multitasking

Seorang admin produksi tidak hanya berkutat pada satu jenis pekerjaan dalam satu waktu. Dalam sehari saja, Kamu harus berkoordinasi dengan supervisor tiap divisi untuk masalah berkas laporan, menginput data, melakukan penghitungan, menyusun laporan harian, dan menyusun berkas order bahan baku. Agar semua dapat terselesaikan, maka kemampuan multitasking harus diunggulkan.

6. Mahir Melakukan Negosiasi

Walaupun bukan menjadi keahlian utama, namun negosiasi tetap memiliki peranan penting. Seorang admin produksi harus luwes saat membicarakan suatu masalah dengan pihak lain sehingga mendapat win-win solution. Sebagai contoh, saat menyusun jadwal kerja namun salah satu pegawai ada yang cuti. Maka, Kamu harus memikirkan solusi dan membicarakannya dengan pegawai lain yang akan diberi tambahan pekerjaan dari rekannya yang cuti tersebut.

7. Mampu Mengorganisasi

Tugas seorang admin produksi juga tidak jauh-jauh dari melakukan organisasi. Dalam hal ini, koridornya adalah memiliki ketegasan dalam hal manajemen waktu, menganalisa keefektifan kinerja tiap pegawai, dan mengelola kemampuan yang dimiliki pegawai. Keahlian semacam itu akan berpengaruh pada target produksi yang dicanangkan oleh perusahaan.

Gaji Admin Produksi

Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi besaran gaji seperti kompetensi, masa kerja, beban kerja, dan pendidikan. Tiap perusahaan memiliki kebijakan sendiri mengenai masalah tersebut.

Apabila Kamu tertarik menjadi admin produksi berikut gambaran gaji secara umum:

a. Kisaran gaji terendah sebesar 1,5 juta rupiah hingga 2 juta rupiah.
b. Kisaran gaji yang wajar sebesar 2,5 juta rupiah hingga 3,5 juta rupiah
c. Kisaran gaji terbesar antara 8 juta rupiah hingga 12 juta rupiah
d. Kisaran gaji dari perusahaan multinasional antara 16,5 juta rupiah hingga 17 juta rupiah

Selain itu, beberapa bisnis skala kecil masih ada yang menggaji bagian administrasi hanya sebesar kurang dari 1 juta rupiah. Namun, biasanya beban kerja yang diberikan tergolong ringan.

Bagi Kamu yang mampu mengetik cepat, menyukai kerapian, mahir mengorganisir banyak hal, dan cermat dalam melakukan pekerjaan maka admin produksi adalah karir yang patut dicoba.

Selain itu, terdapat banyak kesempatan yang bisa didapat untuk belajar hal baru, bertukar pikiran dengan berbagai jenis orang, dan memperluas jaringan. Bahkan jika prestasi melesat, jalan Kamu akan mulus menuju perusahaan multinasional.

Pekerjaan Terkait :

Admin Sales | Admin Marketing | Administrasi Keuangan | Staff Produksi | Staff PPIC

Pendidikan Terkait :

Administrasi Perkantoran | Teknik Industri | Manajemen