Follow Up Artinya: Arti, Cara dan Contohnya

Follow up adalah tindakan yang dilakukan setelah melakukan komunikasi atau kerjasama dengan pihak lain, seperti klien, pelanggan, mitra, atau rekan kerja. Tujuan follow up adalah untuk memastikan bahwa semua pihak yang terlibat mendapatkan hasil yang diharapkan, menyelesaikan masalah yang mungkin timbul, atau menjaga hubungan yang baik.

Ada beberapa jenis follow up yang bisa dilakukan, tergantung pada situasi dan tujuannya. Misalnya, follow up setelah mengirimkan proposal bisnis, follow up setelah melakukan presentasi produk, follow up setelah melakukan wawancara kerja, follow up setelah melakukan pembelian barang atau jasa, dan sebagainya. Dalam artikel ini kita akan membahas tentang arti dan contoh follow up:

Arti Follow Up

Follow up adalah sebuah istilah yang sering digunakan dalam dunia bisnis, terutama dalam bidang penjualan. Arti follow up berasal dari bahasa Inggris, yaitu tindak lanjut. Jadi, ada tindakan yang harus Anda lakukan setelah memperkenalkan produk kepada orang lain. Anda bisa memperkenalkannya kepada berbagai pihak, seperti calon pelanggan, klien, mitra bisnis, atau investor.

Follow up memiliki banyak manfaat bagi perkembangan bisnis Anda. Salah satunya adalah meningkatkan hubungan dengan calon pelanggan. Dengan melakukan follow up secara rutin dan konsisten, Anda bisa membangun kepercayaan dan loyalitas dari mereka. Anda juga bisa mengingatkan mereka akan produk yang telah Anda tawarkan dan mendorong mereka untuk membelinya.

Selain itu, follow up juga bisa meningkatkan penjualan. Follow up merupakan salah satu cara untuk mengubah prospek menjadi pelanggan. Prospek adalah orang-orang yang berpotensi tertarik dengan produk Anda, tetapi belum memutuskan untuk membelinya. Dengan melakukan follow up, Anda bisa memberikan informasi tambahan, menjawab pertanyaan, menawarkan solusi, atau memberikan diskon yang bisa membuat mereka tergoda untuk membeli.

Cara Melakukan Follow Up

Follow up adalah salah satu kunci sukses dalam berbisnis, terutama dalam bidang penjualan. Follow up adalah proses menghubungi kembali calon pelanggan atau klien yang sudah pernah kita ajak berkomunikasi sebelumnya, untuk mengetahui minat, kebutuhan, dan keinginan mereka terhadap produk atau jasa yang kita tawarkan.

Follow up bisa dilakukan melalui berbagai cara, seperti telepon, email, pesan singkat, media sosial, atau kunjungan langsung. Namun, tidak semua cara follow up bisa efektif untuk setiap calon pelanggan atau klien. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan follow up, agar tidak terkesan mengganggu atau memaksa.

Berikut adalah beberapa tips yang bisa membantu Anda melakukan follow up dengan baik dan profesional:

1. Tentukan tujuan follow up

Sebelum Anda menghubungi kembali calon pelanggan atau klien, Anda harus tahu apa yang ingin Anda capai dari follow up tersebut. Apakah Anda ingin menawarkan produk atau jasa baru, memberikan informasi tambahan, menjawab pertanyaan, mengingatkan tentang batas waktu, atau mengajak bertemu? Dengan menentukan tujuan follow up, Anda bisa menyiapkan materi dan strategi yang sesuai.

2. Sesuaikan cara follow up dengan preferensi calon pelanggan atau klien

Setiap orang memiliki cara berkomunikasi yang berbeda-beda. Ada yang lebih nyaman melalui telepon, ada yang lebih suka email, ada yang lebih responsif di media sosial, dan ada yang lebih terbuka saat bertemu langsung. Anda harus mengetahui cara follow up yang paling cocok untuk setiap calon pelanggan atau klien, agar mereka merasa dihargai dan dihormati.

3. Jadwalkan waktu follow up yang tepat

Waktu adalah faktor penting dalam follow up. Anda tidak bisa sembarangan menghubungi calon pelanggan atau klien tanpa memperhatikan waktu mereka. Anda harus mencari tahu kapan waktu yang paling baik untuk melakukan follow up, misalnya saat jam kerja, saat istirahat, atau saat akhir pekan. Anda juga harus menghindari waktu-waktu yang tidak tepat, misalnya saat mereka sedang sibuk, rapat, tidur, atau bersama keluarga.

4. Jangan terlalu sering atau terlalu jarang melakukan follow up

Frekuensi follow up juga harus disesuaikan dengan kondisi dan situasi calon pelanggan atau klien. Anda tidak boleh terlalu sering melakukan follow up, karena bisa membuat mereka merasa terganggu atau dikejar-kejar. Anda juga tidak boleh terlalu jarang melakukan follow up, karena bisa membuat mereka lupa atau kehilangan minat. Anda harus menemukan keseimbangan yang pas antara terlalu sering dan terlalu jarang.

5. Berikan nilai tambah dalam setiap follow up

Follow up bukan hanya sekadar mengulang-ulang apa yang sudah Anda sampaikan sebelumnya, tetapi juga memberikan nilai tambah yang bisa membuat calon pelanggan atau klien lebih tertarik dan percaya kepada Anda. Anda bisa memberikan nilai tambah dengan cara memberikan informasi baru, memberikan testimoni dari pelanggan lain, memberikan diskon atau bonus, memberikan solusi untuk masalah mereka, atau memberikan apresiasi untuk kerjasama mereka.

6. Jaga sikap sopan dan profesional dalam setiap follow up

Sikap Anda dalam melakukan follow up sangat mempengaruhi kesan dan respon dari calon pelanggan atau klien. Anda harus selalu menjaga sikap sopan dan profesional dalam setiap follow up, baik melalui kata-kata maupun nada suara Anda. Anda harus menghormati hak dan keputusan mereka, tidak memaksa atau menekan mereka, tidak berbohong atau menipu mereka, dan tidak menyerah atau putus asa jika mereka belum siap untuk bertransaksi.

7. Tindaklanjuti hasil follow up dengan segera

Setelah Anda melakukan follow up, Anda harus segera menindaklanjuti hasilnya dengan cara yang sesuai. Jika calon pelanggan atau klien sudah setuju untuk bertransaksi dengan Anda, Anda harus segera mengirimkan kontrak atau invoice kepada mereka, dan memastikan bahwa proses pembayaran dan pengiriman berjalan lancar. Jika calon pelanggan atau klien masih ragu-ragu atau menolak tawaran Anda, Anda harus mencari tahu alasan dan hambatan mereka, dan mencoba mengatasi atau menghilangkan hal-hal tersebut.

Yang Perlu Diperhatikan Pada Saat Follow Up

Untuk melakukan follow up yang efektif, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, seperti:

Waktu: Follow up sebaiknya dilakukan dalam waktu yang tepat, tidak terlalu cepat atau terlambat. Misalnya, jika follow up setelah mengirimkan proposal bisnis, bisa dilakukan dalam waktu 2-3 hari setelahnya. Jika terlalu cepat, bisa dianggap terlalu agresif atau tidak sabaran. Jika terlalu lambat, bisa dianggap tidak serius atau tidak peduli.
Media: Follow up bisa dilakukan melalui berbagai media komunikasi, seperti telepon, email, pesan singkat, surat, atau media sosial. Pilih media yang sesuai dengan situasi dan preferensi pihak yang dihubungi. Misalnya, jika follow up setelah melakukan presentasi produk, bisa menggunakan telepon untuk mendapatkan tanggapan langsung. Jika follow up setelah melakukan wawancara kerja, bisa menggunakan email untuk memberikan kesan profesional.
Isi: Follow up sebaiknya berisi informasi yang relevan dan bermanfaat bagi pihak yang dihubungi. Hindari mengulang informasi yang sudah disampaikan sebelumnya atau memberikan informasi yang tidak penting. Jelaskan tujuan dan harapan dari follow up tersebut. Berikan apresiasi atau ucapan terima kasih atas kerjasama atau kesempatan yang diberikan. Ajukan pertanyaan atau saran yang sesuai dengan situasi. Tunjukkan minat dan antusiasme terhadap topik atau kesepakatan yang dibahas.
Etika: Follow up sebaiknya dilakukan dengan sopan dan hormat. Gunakan bahasa yang sesuai dengan konteks dan budaya pihak yang dihubungi. Hindari menggunakan bahasa yang kasar, menyerang, menuntut, atau mengancam. Jangan melakukan follow up terlalu sering atau terlalu banyak, karena bisa mengganggu atau menjengkelkan pihak yang dihubungi.

Contoh Follow Up Melalui Email

Berikut adalah contoh follow up melalui email:

Subject: Terima kasih telah mengunjungi booth kami di Pameran UKM 2023

Halo Pak Budi,

Saya Rani dari PT XYZ, perusahaan penyedia layanan digital marketing untuk UKM. Saya senang bertemu dengan Bapak di booth kami di Pameran UKM 2023 kemarin.

Saya ingin mengucapkan terima kasih atas minat Bapak terhadap layanan kami. Saya harap Bapak sudah menerima brosur dan kartu nama kami.

Saya ingin menanyakan apakah Bapak sudah membaca brosur kami dan apakah ada pertanyaan atau kebutuhan khusus yang Bapak miliki terkait dengan layanan kami?

Saya juga ingin memberitahu Bapak bahwa kami sedang memberikan diskon 10% untuk paket layanan digital marketing selama bulan ini. Ini adalah kesempatan emas bagi Bapak untuk meningkatkan omzet dan brand awareness bisnis Bapak dengan biaya yang lebih hemat.

Jika Bapak tertarik dengan penawaran kami, silakan hubungi saya kembali melalui email ini atau nomor telepon 08123456789. Saya siap membantu Bapak untuk mendapatkan layanan digital marketing terbaik dari kami.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Salam,

Rani
Marketing Manager
PT XYZ