Jobdesk administrasi gudang – Kita sudah tak asing lagi dengan profesi satu ini yaitu profesi admin atau administrator perusahaan. Tentu saja administrasi memiliki bidangnya masing-masing.
Salah satunya administrasi bagian pergudangan dalam suatu perusahaan. Banyak di antara kalian menemui profesi sebagai administrasi gudang atau tertarik dalam profesi administrasi.
Lantas apa saja jobdesk, tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan seorang administrasi gudang? Sebenarnya tidak jauh beda dengan bidang administrasi lainnya hanya saja ada beberapa poin yang membedakannya. Simak yuk tugas-tugasnya di bawah ini.
Jobdesk Administrasi Gudang
1. Mengawasi manajemen stok gudang
Tugas admin gudang sudah pasti selalu berhubungan dengan beberapa kegiatan seperti menerima, menerbitkan dan mengirimkan stok barang perusahaan. Tak hanya itu, tugas admin gudang juga menangani atau memfollow up perusahaan pengangkutan dan pelanggan gudang.
2. Mencatat pesanan barang
Sudah tidak asing lagi jika tugas admin gudang adalah mencatat segala pemesanan barang perusahaan yang akan dikirimkan kepada konsumen. Catatan ini meliputi seperti stok barang dalam gudang, pemesanan barang, pembayaran serta pembelian barang.
Admin gudang biasanya akan mencatatnya dalam komputer maka dari itu ia harus familiar dan mampu dalam menjalankan program komputer seperti Excel, Word, Data Entry, dan beberapa program lainnya.
3. Entry data dan Inventory Stok
Tugas admin gudang satu ini harus memperhatikan ketelitian dan analisis yang tepat. Pada tugas ini ia memiliki tanggung jawab dalam pencatatan stok barang dan memberikan hasil perhitungan yang tepat,sama dan akurat.
Jika terdapat hasil yang tidak sama dipastikan terdapat kesalahan dalam perhitungan dan admin gudang harus lebih detail kembali memeriksa perhitungannya.
4. Memeriksa stok dan peralatan dalam gudang
Tentu saja seorang administrasi gudang harus selalu memperhatikan stok produk perusahaan dalam gudang.
Ia harus memastikan arus keluar masuk produk tersebut agar dalam proses penjualan dan pemesanan produk berjalan dengan teratur dan baik serta selalu tersedia untuk konsumen.
Admin gudang tak hanya mencatat segala bentuk administrasi pergudangan tapi juga memastikan selalu memeriksa segala peralatan pergudangan agar dapat digunakan secara maksimal dan baik.
5. Membantu packaging produk
Tak hanya mengatur segala administrasi pergudangan, jobdesk administrasi gudang juga diharuskan untuk membantu dalam packaging beberapa barang/produk gudang.
Dalam pergudangan, biasanya karyawan tidak terlalu banyak dan dianjurkan untuk saling membantu agar pekerjaan dalam gudang efisien dan cepat.
6. Mengatur display produk dalam gudang
Banyak sekali berbagai produk dan barang perusahaan yang tersimpan dalam gudang.
Sebagai seorang yang bertanggung jawab di wilayah pergudangan, admin gudang harus mampu mendisplay secara baik dan rapi tatanan barang-barang yang tersimpan dalam gudang.
Ia harus memastikan tata letak barang tersebut seperti memilih tempat barang agar mudah dalam mengambilnya.
7. Mengatur jadwal karyawan pergudangan
Jobdesk administrasi gudang selanjutnya adalah mengatur jadwal shift para karyawan gudang secara baik dan teratur agar segala tugas dalam pergudangan berjalan secara optimal dan efisien.
Tak hanya itu, ia harus mampu memberikan arahan kepada para karyawan gudang untuk memudahkan pekerjaan satu sama lain.
8. Menyimpan dokumen secara baik
Sudah seharusnya admin gudang dapat mengelola dokumen-dokumen pergudangan dan menyimpannya secara baik dan benar.
Maka dari itu ia harus teliti, rapi, dan terorganisir dengan baik dalam mengerjakan segala dokumen.
9. Menyiapkan barang pesanan
Admin gudang bertugas untuk menyiapkan segala pesanan konsumen melalui surat jalan yang dibuatnya.
Ia juga harus memastikan produk dalam kualitas yang baik untuk segera dikirimkan pada konsumen dengan jadwal yang tepat.
10. Bertanggung jawab pada barang-barang di gudang
Tak hanya mengelola segala administrasi pergudangan dan pemesanan barang, seorang admin gudang memiliki tanggung jawab yang besar dalam penyimpanan barang di dalam gudang dari pencurian, kehilangan, kebakaran, dan lainnya.
Baca juga : Account Administrator – Tugas, Persyaratan dan Gaji
Kualifikasi Administrasi Gudang
Memiliki profesi sebagai seorang administrasi gudang juga memiliki beberapa kualifikasi yang harus diperhatikan seperti di bawah ini:
- Mampu mengoperasikan perangkat komputer seperti program-program layaknya Excel, Word, Data Entry, dan beberapa program software komputer lainnya. Ini diwajibkan karena seorang admin gudang akan melakukan berbagai tugas inventory dan pendataan segala produk gudang melalui komputer.
- Memiliki ketelitian tinggi. Ini karena tugas admin gudang dituntut untuk memeriksa ketersediaan stok barang dan menghitungnya secara teliti dan mengahasilkan laporan yang akurat.
- Komunikatif, hal ini sudah tak asing lagi setiap aspek pekerjaan akan membutuhkan kualifikasi komunikatif agar segala pekerjaan yang dilakukan dapat berjalan dengan baik dan optimal.
- Dapat bekerja dalam tim, tentu saja seorang admin gudang akan selalu berhubungan dengan segala staff pergudangan untuk mengoordinasikan segala pekerjaan dalam pergudangan seperti pemesanan barang, barang masuk, keluar dan sebagainya.
- Memiliki perencanaan yang baik dalam mengatur segala rencana administrasi dan pengelolaan dalam pergudangan.
Baca juga : Admin Produksi – Tugas, Tanggung Jawab, Kualifikasi dan Gajinya
Cara Menjadi Admin Gudang
Admin gudang adalah salah satu posisi penting dalam sebuah perusahaan yang bergerak di bidang produksi, distribusi, atau perdagangan. Admin gudang bertanggung jawab untuk mengelola persediaan barang, melakukan pencatatan, pengiriman, dan penerimaan barang, serta memastikan kualitas dan ketersediaan barang sesuai dengan permintaan.
Untuk menjadi admin gudang yang handal, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:
1. Memiliki pengetahuan tentang produk dan proses bisnis perusahaan
Admin gudang harus menguasai spesifikasi, kategori, kode, dan lokasi barang yang disimpan di gudang. Selain itu, admin gudang juga harus memahami proses bisnis perusahaan, seperti prosedur pemesanan, pengiriman, penerimaan, retur, dan reklamasi barang.
2. Menguasai aplikasi atau sistem informasi gudang
Admin gudang harus mampu menggunakan aplikasi atau sistem informasi gudang yang digunakan oleh perusahaan untuk melakukan pencatatan, pelaporan, dan analisis data persediaan barang. Aplikasi atau sistem informasi gudang dapat berupa software khusus, spreadsheet, atau database.
3. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
Admin gudang harus dapat berkomunikasi dengan baik dengan berbagai pihak yang terkait dengan kegiatan gudang, seperti manajer produksi, manajer logistik, supervisor gudang, staff gudang, driver, supplier, customer, dan lain-lain. Admin gudang harus dapat menyampaikan informasi dengan jelas, tepat, dan efektif, serta dapat menerima masukan dan kritik dengan positif.
4. Memiliki sikap disiplin dan teliti
Admin gudang harus memiliki sikap disiplin dan teliti dalam menjalankan tugasnya. Admin gudang harus selalu memperbarui data persediaan barang secara akurat dan tepat waktu, serta melakukan pengecekan fisik barang secara berkala. Admin gudang juga harus menghindari kesalahan atau ketidaksesuaian antara data dan kondisi riil barang di gudang.
5. Memiliki jiwa kepemimpinan dan kerjasama
Admin gudang harus memiliki jiwa kepemimpinan dan kerjasama dalam mengelola tim gudang. Admin gudang harus dapat memberikan arahan, motivasi, dan bimbingan kepada staff gudang agar dapat bekerja dengan efisien dan efektif. Admin gudang juga harus dapat berkoordinasi dengan tim lain yang terkait dengan kegiatan gudang.
Dengan memperhatikan hal-hal di atas, Anda dapat menjadi admin gudang yang profesional dan kompeten. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda yang ingin meniti karir sebagai admin gudang.
Gaji Administrasi Gudang
Berikut ini adalah beberapa referensi besar gaji admin gudang yang kami dapatkan dari beberapa lowongan kerja di situs pencari loker.
Gaji Administrasi Gudang di Surabaya untuk Lulusan Diploma (PT Inter Buana Mandiri (Surabaya) : Rp 3.000.000 – Rp 3.500.000
Gaji Administrasi Gudang di Jakarta (PT Indo Talenta Plastik) : Rp 5,000,000 – 6,500,000
Gaji Administrasi Gudang di Tangerang (PT Golden Flexible Packaging) : Rp 3,800,000 – 4,500,000
Gaji Admininistrasi Gudang di Bali (PT Mowilex Indonesia) : Rp 3,000,000 – 4,000,000
Gaji Administrasi Gudang di Yogyakarta (PT XC Cleanindo) lulusan SMK : Rp IDR 1,800,000 – 2,340,000.
Gaji di atas adalah perkiraan saja, mungkin disetiap daerah berbeda-beda. Dan masing-masing perusahaan pun bisa aja berbeda tergantung besar kecilnya tanggung jawab yang di embannya.
Baca juga : Admin Sales – Tugas, Tanggung Jawab, Kualifikasi dan Gajinya
FAQ tentang Posisi Admin Gudang
Berikut adalah beberapa Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang posisi admin gudang:
1. Apa peran seorang admin gudang?
Admin gudang bertugas membantu mengorganisir, mengatur, dan memantau stok di dalam gudang. Mereka memastikan bahwa semua barang yang masuk dan keluar diberi catatan yang benar dan akurat.
2. Siapa yang memerlukan admin gudang?
Perusahaan yang memiliki operasi gudang atau stok barang besar biasanya memerlukan admin gudang. Industri seperti manufaktur, e-commerce, ritel, distribusi, dan logistik adalah beberapa yang umumnya memiliki peran ini.
3. Apa saja keterampilan yang diperlukan untuk menjadi admin gudang?
Admin gudang biasanya memerlukan keterampilan organisasi yang baik, kemampuan komunikasi, perhatian terhadap detail, dan keterampilan komputer dasar. Mereka juga harus mampu bekerja dalam lingkungan yang sering berubah dan bisa berdiri atau bergerak sepanjang hari.
4. Apa tanggung jawab admin gudang?
Tanggung jawab seorang admin gudang mungkin termasuk mengelola inventaris, melacak pengiriman dan pengeluaran barang, mengkoordinasikan dan menjadwalkan pengiriman, dan memastikan operate harian gudang berjalan lancar.
5. Apa pendidikan yang diperlukan untuk posisi admin gudang?
Kualifikasi pendidikan untuk admin gudang dapat bervariasi, tetapi setidaknya lulusan Sekolah Menengah Atas (SMA) atau setara sering kali dibutuhkan. Pengalaman kerja di bidang yang relevan juga dapat menjadi keuntungan.
6. Bagaimana gaji seorang admin gudang?
Gaji seorang admin gudang dapat bervariasi, tergantung pada industri, lokasi, dan level pengalaman. Anda dapat mencari kisaran gaji yang spesifik dengan melihat lowongan pekerjaan atau situs web gaji.
7. Apakah ada peluang karir untuk admin gudang?
Ya, ada banyak peluang karir untuk admin gudang. Dengan pengalaman dan pendidikan lanjutan, mereka dapat berkembang menjadi manajer gudang, koordinator logistik, atau posisi manajerial lainnya dalam operasi gudang atau rantai pasokan.
Kesimpulan
Nah itulah jobdesk administrasi gudang beserta tanggung jawab dan kualifikasinya. 10 tugas tadi dilihat dari tugas dan tanggung jawab admin gudang secara umum. Untuk tugas lainnya semua disesuaikan pada kebijakan perusahaan masing-masing. Semoga artikel ini bermanfaat ya!
