Pengertian Laporan Perjalanan disertai Contoh dan Cara Membuatnya

Pengertian Laporan Perjalanan

Jadi, laporan perjalanan adalah dokumen yang dibuat oleh seseorang atau sekelompok orang yang telah melakukan perjalanan atau suatu kunjungan untuk maksud profesional. Umumnya, laporan perjalanan memang dibuat untuk kepentingan profesional.

Terdapat tiga faktor utama yang mendasari laporan perjalanan. Pertama, adanya instansi yang bisa berupa organisasi, perusahaan, atau dinas. Instansi memberi satu atau beberapa pegawai tugas untuk melakukan perjalanan dinas/bisnis ke tujuan yang sudah ditentukan.

Kedua, ada biaya yang dikeluarkan oleh instansi untuk misi perjalanan. Usai melaksanakan perjalanan, pegawai tersebut harus membuat laporan perjalanan. Usai melaksanakan dan membuat laporan, hasilnya wajib disampaikan sebagai bentuk pertanggungjawaban.

Secara umum, hasil laporan perjalanan disampaikan pada manajer atau pengawas. Tidak menutup kemungkinan hasil laporan ini digunakan untuk tujuan yang lebih besar oleh instansi. Sehingga hasil laporan perjalan ini juga sampai pada manajer lainnya, akuntan, bahkan pimpinan utama.

Ketiga, penting bagi pegawai yang melakukan perjalanan untuk membuat laporan perjalanan seakurat mungkin. Kemudian memberikan penjelasan yang sebaik mungkin terkait perjalanan yang telah dilakukan.

Pentingnya Laporan Perjalanan Bagi Pegawai dan Perusahaan

Penjelasan tersebut berkaitan dengan pentingnya laporan perjalanan berdasarkan perspektifnya sebagai berikut.

1. Perspektif pegawai yang melakukan perjalanan

Pegawai yang ditunjuk dapat mengembangkan keterampilannya baik soft maupun hard skill selama masa perjalanan. Kesempatan untuk belajar dari luar dapat memengaruhi pegawai yang berdampak baik pada instansi asalnya. Yaitu meningkatkan pengetahuannya dan memperbaiki aspek pribadi ataupun instansi yang dirasa masih kurang

2. Organisasi, perusahaan, atau dinas yang menyelenggarakan

Laporan perjalanan penting bagi perusahaan karena bisa menjadi pertimbangan untuk berinvestasi dan kerja sama. Perusahaan yang melakukan dan dikunjungi sama-sama mendapatkan keuntungan melalui kunjungan/perjalanan ini. Keduanya akan dapat belajar dari satu sama lain.

Namun, ada hal lain yang perlu diketahui oleh pegawai yang melakukan perjalanan dinas/bisnis. Selain melakukan perjalanan, mereka juga harus mengetahui cara membuat laporan perjalanan sehingga dapat memaksimalkan potensi investasi dan kerja sama di antara kedua instansi.

Oleh sebab itu, selanjutnya yang perlu dipelajari adalah struktur laporan perjalanan. Tidak hanya dari segi teknik, selanjutnya akan dijelaskan tips-tips dalam menulis laporan perjalanan. Sebab ada beberapa hal di luar teknik yang juga penting untuk diperhatikan.

Struktur Laporan Perjalanan

Beberapa instansi sudah menyediakan format laporan perjalanannya sendiri, tetapi berikut adalah struktur laporan perjalanan secara umum.

1. Latar belakang perjalanan

Menjelaskan gambaran tujuan perjalanan. Instansi pastinya memiliki penjelasan dan alasan awal yang membuat mereka menyepakati untuk mengadakan perjalanan dinas/bisnis. Beberapa diantaranya ada yang berupa perjalanan wisata, studi banding, atau misalnya ada niat untuk berinvestasi dan kerja sama.

2. Maksud dan tujuan perjalanan

Maksud dan tujuan yang dicantumkan terdiri dari tujuan pribadi dan tujuan instansi. Tetapi, mungkin saja lebih dari itu karena menyesuaikan kondisi. Tujuan pribadi dan tujuan instansi ini hanya merupakan contoh yang paling umum.

Tujuan pribadi berisikan poin-poin yang diharapkan oleh pegawai yang melakukan perjalanan dari perjalanan itu sendiri. Misalnya, meningkatkan soft dan hard skill. Tujuan instansi berisikan poin-poin yang diharapkan instansi yang bersangkutan dihasilkan dari perjalanan dinas/bisnis ini.

3. Manfaat perjalanan

Manfaat perjalanan berisikan apa yang didapat oleh instansi dari perjalanan dinas/bisnis ini.

4. Jadwal dan tempat kegiatan

Sebelum pelaksanaan kegiatan, instansi pasti sudah menyiapkan jadwal, tempat, dan aspek operasional lainnya untuk keperluan perjalanan. Mencantumkan jadwal perjalanan secara keseluruhan menjadi penting sehingga instansi bisa mengetahui apa saja aktivitas dan kegiatan perjalanan dinas/bisnis ini.

Ketika hasilnya dilaporkan, atasan belum tentu tahu rincian perjalanan. Bisa jadi mereka juga lupa akan rinciannya. Maka, di laporan perjalanan ini penting mencantumkan jadwal dan tempat kegiatan secara rinci karena atasan berhak mengetahui

5. Alur dan hasil kegiatan

Hasil perjalanan dijelaskan secara deskriptif pada bagian ini. Cara memulainya pun bisa dengan menggunakan 5W+1H:

Apa – Perjalanan apa yang dilakukan?
Siapa – Siapa saja yang terlibat dalam perjalanan ini?
Di mana – Di mana perjalanan ini akan dilaksanakan?
Kapan – Kapan perjalanan ini dilakukan?
Mengapa – Mengapa perjalanan ini dilakukan?
Bagaimana – Bagaimana proses perjalanan ini?

Pertanyaan selebihnya tentu masih bisa dikembangkan sendiri sambil mengelaborasikannya dengan keterangan yang didapat selama perjalanan.

Laporan perjalanan merupakan laporan formal sehingga penting untuk menjelaskan bagian penting dari laporan perjalanan ini sebaik mungkin. Ukuran baik adalah dijelaskan apa adanya, dapat dimengerti, dan akurat.

6. Rincian biaya

Selain alur dan hasil kegiatan, rincian biaya itu penting untuk dicantumkan. Perjalanan dinas/bisnis mendapatkan dana dari instansi bersangkutan. Dana tersebut digunakan selama perjalanan berlangsung. Oleh karena dana yang diberikan adalah milik instansi, maka laporan perlu dilakukan sebagai bentuk pertanggungjawaban.

Tidak heran jika laporan perjalanan selain disampaikan ke atasan, tetapi juga ke akuntan instansi. Itulah sebab laporan perjalanan ini juga dikirim ke akuntan untuk diperiksa kembali dari segi keuangan.

7. Penutup

Mirip dengan maksud dan tujuan perjalanan, penutup berisi kesimpulan untuk menjawab tujuan yang sudah disebutkan. Selain itu, dapat pula ditambahkan saran yang berkaitan dengan instansi sendiri dan terkait agenda perjalanan dinas/bisnis yang akan datang.

8. Lampiran

Bukti perjalanan berupa scan dokumen, foto, transkrip wawancara, dan lainnya ditempatkan di bagian lampiran. Bagian lampiran ini penting untuk menyajikan dokumentasi-dokumentasi.

Tips-tips Membuat Laporan Perjalanan

1. Buat rancangan perjalanan dan laporan perjalanan sejak awal

Pahami bahwa laporan perjalanan merupakan hasil akhir dari kunjungan kerja. Melalui laporan perjalanan ini, kamu mempertanggung jawabkan tugas kunjungan yang sudah dilakukan. Tidak heran mengerjakan laporan perjalanan bisa jadi memakan waktu. Apalagi pegawai biasanya cenderung berpikir ingin segera istirahat setelah perjalanan selesai. Dampak dari kebiasaan ini, pengerjaan laporan perjalanan pun molor.

Solusi dari kondisi ini adalah rancang rencana perjalanan sejak awal. Berikut beberapa pertanyaan yang perlu kamu jawab untuk membantu membuat rancangan tersebut.

Lakukan riset awal untuk mengetahui gambaran tujuan tempat perjalanan
Siapa saja yang nanti akan kamu temui?
Sudahkah kamu tentukan tujuan yang ingin dicapai?
Apa yang ingin kamu dapatkan dari perjalanan ini untuk dirimu pribadi?
Apa yang ingin kamu dapatkan dari perjalanan ini untuk instansimu?
Mengapa perjalanan ini diperlukan?
Bagaimana caranya aku membagikan apa yang ku dapat dari perjalanan ini kepada yang lainnya?
Bagaimana caranya aku memaksimalkan kesempatan ini?

2. Buat jadwal yang lengkap

Pentingnya mengetahui jadwal perjalanan. Hal ini tentunya berkaitan dengan efektivitas waktu. Selain penting untuk diri sendiri, pihak yang dikunjungi pun menjadi lebih dimudahkan jika ingin mengomunikasikan kemungkinan mengadakan kegiatan sekunder setelah kegiatan primer selesai selagi masih ada waktu tersisa.

Satu hal lagi yang perlu diperhatikan. Pastikan tidak ada kegiatan penting yang terlewatkan. Oleh sebab itu, di dalam jadwal tersebut juga penting untuk mengidentifikasi kegiatan prioritas.

3. Manfaatkan teknologi digital sebaik mungkin

Sejak awal hingga selesai perjalanan, semua pasti dicatat dan diolah melalui setidaknya dua gawai umum ini: ponsel dan laptop. Biarpun laporan perjalanan bisa saja dikumpulkan dengan cara berbeda. Laporan bisa disampaikan dalam bentuk soft melalui surat elektronik maupun hard file diberikan langsung pada manajer/pengawas.

Laptop diharapkan mumpuni untuk mengolah data. Ponsel yang digunakan diharapkan memiliki kualitas kamera yang baik. Sebab selama pengumpulan data, dapat dipastikan akan memfoto dan mendokumentasikan banyak hal. Jadi, siapkan ponsel dengan kamera berkualitas dan memori yang cukup.

Selain itu, ada hal lain juga yang perlu diperhatikan dari ponsel yang digunakan. Berikut beberapa aplikasi yang dapat dimanfaatkan untuk menghimpun data.

Aplikasi ‘Google Sheets’

Menggunakan aplikasi ini di ponsel dapat mempermudah mobilitas dalam memeriksa jadwal, membuat catatan, dan lain-lainnya

Aplikasi ‘Notes’

Tiba-tiba ingin menulis catatan? Gunakan aplikasi ini. Semua ponsel umumnya sudah memiliki aplikasi ini dari bawaan. Sebaiknya tidak menyepelekan menulis catatan meskipun kamu memiliki daya ingat yang baik

Aplikasi ‘Scan’

Meskipun sudah ada kamera ponsel, aplikasi ini juga tidak kalah penting. Mendokumentasikan dokumen, kartu bisnis, dan sejenisnya akan menjadi lebih mudah menggunakan aplikasi ini. Hal ini dikarenakan fiturnya mendukung untuk hasil scan yang dibutuhkan dibanding kamera biasa

4. Buat spesifik

Tips ini dapat diimplementasikan ketika proses perjalanan itu sedang berlangsung. Coba bingkai apa yang sudah kamu pelajari dari segi keuntungan perjalanan yang sudah diberikan padamu. Apakah kamu sudah memenuhi tujuan yang kamu tentukan dari rencana?

Mulailah dengan mengidentifikasi hal-hal apa saja yang sudah terjadi dan relevan terhadap tujuanmu. Pastikan hal-hal tersebut dapat menguntungkan instansimu. Diskusikan pula bagaimana hal-hal tersebut akan membantu instansimu.

5. Manfaatkan waktu dengan bijak

Jika mendapatkan waktu kosong, tetap pastikan untuk memanfaatkan waktu tersebut dengan baik. Meskipun keinginan untuk istirahat sangat kuat, tidak ada salahnya dan akan lebih baik jika menggunakan waktu kosong tersebut untuk mengerjakan laporan perjalanan. Bisa dimulai dengan mengumpulkan dan merapikan data dan dokumentasi yang sudah terkumpul.

Seperti yang sudah dijelaskan di tips pertama, kamu punya kecenderungan menjadi malas mengerjakan laporan perjalanan setelah misi perjalanan selesai. Sehingga akan lebih baik untuk dicicil dari awal saat masih ada energi untuk menyelesaikan perjalanan dan laporan perjalanan.

6. Teliti

Laporan perjalanan nantinya akan dibaca oleh atasanmu. Kamu harus memastikan sudah menyelesaikannya sebaik dan selengkap mungkin. Tidak hanya itu, tetapi juga akurasi itu penting. Perlu juga untuk memastikan hasil akhirnya dapat dimengerti dan formal, seperti yang sudah dijelaskan dalam struktur laporan perjalanan.

7. Pentingnya masukan

Masukan yang dimaksud adalah masukan darimu sebagai yang menjalani misi perjalanan. Masukan ini ditujukan pada instansimu. Sebaiknya berisi hal-hal yang dapat membantu kandidat lain jika ada misi perjalanan lain dan hal-hal yang membantu instansimu.

8. Jangan menunda membuat laporan perjalanan!

Kunci utama dalam membuat laporan perjalanan adalah jangan menunda-nunda. Membuat laporan perjalanan memang terlihat sepele. Tetapi, dari misi perjalananmu, pertanggungjawabanmu kepada instansi adalah berupa laporan perjalanan. Sehingga laporan perjalanan tidaklah sepele.

Poin 8 ini ada untuk mengingatkan kembali ketujuh tips di atas yang dapat membantu dalam membuat laporan perjalanan.

Nah! Sudah kebayang seperti apa laporan perjalananmu nanti, kan? Tidak hanya itu. Berikut beberapa contoh laporan perjalanan yang bisa kamu cermati sebelum mulai membuat sendiri.