Pengertian Administrasi Perkantoran: Ruang Lingkup, Peran, Fungsi dan Tujuan

Pengertian Administrasi Perkantoran – Dalam sebuah lembaga tertentu, baik itu lembaga hukum maupun lembaga pendidikan pastilah mempunyai sistem administrasi. Sistem administrasi ini sifatnya untuk mengatur dan pengarsipan dokumen penting yang tentu saja akan memberikan banyak manfaat bagi lembaga tersebut.

Tidak hanya pada lembaga hukum atau lembaga pendidikan saja yang mempunyai sistem administrasi ini. Dalam sebuah perkantoran juga pasti terdapat sistem demikian yang disebut dengan administrasi perkantoran. Bahkan beberapa Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dan jurusan di perguruan tinggi juga menyediakan Administrasi Perkantoran ini sebagai program studi.

Lalu, apa sih pengertian dari administrasi perkantoran itu? Apakah berbeda dengan administrasi di lembaga lain juga? Yuk, simak ulasan berikut ini supaya kamu lebih memahami akan administrasi perkantoran!

Apa Itu Administrasi?

Sebelum membahas lebih lanjut mengenai administrasi perkantoran, ada baiknya kamu memahami apa itu administrasi. Sebagian orang berpikir bahwa administrasi itu mempunyai konsep yang sama dengan manajemen, padahal sebenarnya tidak. Administrasi dan manajemen adalah dua konsep yang berbeda, meskipun keduanya memang berkaitan satu sama lain.

Administrasi itu sendiri berasal dari kata “to administer” yang berarti “pembantu”, “kaki tangan”, dan “abdi”. Pada zaman Romawi, seorang yang bekerja sebagai administrator adalah seseorang yang mendapatkan kepercayaan dari pemilik harta untuk mengurus segala harta kekayaannya dalam satu organisasi.

Melalui berbagai perkembangan zaman yang ada, maka penggunaan istilah dan pengertian dari administrasi juga turut berkembang, terutama di Indonesia.

Dalam arti sempit, administrasi diartikan sebagai upaya penyusunan dan pencatatan data serta informasi secara sistematis. Hal tersebut dimaksudkan untuk menyediakan keterangan dan memudahkan dalam memperolehnya kembali secara keseluruhan serta dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi ini juga dapat disebut sebagai tata usaha.

Menurut Atmosudirjo (1980), tata usaha merupakan pekerjaan pengendalian (the handling) informasi. Sementara itu, menurut J. Wajong (1962), kegiatan administrasi meliputi pekerjaan tata usaha yang sifatnya mencatat segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi tersebut, untuk menjadi bahan keterangan (laporan) kepada pimpinan.

Maka dari itu, kegiatan administrasi atau tata usaha adalah upaya pengelolaan data (informasi) yang keluar dari dan masuk ke organisasi tersebut, dengan kegiatan seperti penerimaan, pencatatan pengklasifikasian, pengolahan, penyimpanan, pengetikan, penggandaan, hingga pengiriman data (informasi) secara tertulis kepada pihak organisasi (perusahaan).

Perbedaan Administrasi dan Manajemen

Sebagian orang berpikir bahwa administrasi itu mempunyai konsep yang sama dengan manajemen, padahal sebenarnya tidak. Administrasi dan manajemen adalah dua konsep yang berbeda, meskipun keduanya memang berkaitan satu sama lain.

Manajemen adalah sebuah proses, yakni berupa rangkaian tahapan kegiatan untuk mencapai suatu tujuan tertentu dengan mendayagunakan sumber-sumber yang ada secara efektif dan efisien. Sumber-sumber tersebut berkaitan dengan sumber daya alam hingga sumber daya manusia demi kelangsungan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

Berdasarkan sifat dasarnya, manajemen mengambil fungsi dalam pelaksanaannya, sementara administrasi mengambil fungsi dalam pengambilan keputusan.

Apabila berdasarkan prosesnya, manajemen adalah pihak yang memutuskan siapa dan bagaimana cara dalam melakukannya. Sementara administrasi adalah pihak yang memutuskan apa yang harus dilakukan dan kapan melakukannya.

Apa Itu Perkantoran?

Kita pasti sudah tahu apa itu perkantoran secara umum. Di benak kita, gambaran sederhana mengenai perkantoran adalah bangunan khusus yang di dalamnya terdapat banyak komputer dan mesin fotocopy. Orang-orang yang datang ke perkantoran biasanya adalah pegawai dengan setelan pakaian yang rapi.

Pemikiran tersebut tidaklah salah. Hal tersebut karena kantor memang sebuah tempat diselenggarakannya kegiatan yang berhubungan dengan segala data (informasi) dari perusahaan atau organisasi bersangkutan. Tidak hanya itu, di dalam kantor terdapat aktivitas berupa penanganan informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, hingga mendistribusikan data (informasi) tersebut ke pimpinan perusahaan atau organisasi.

Ruang lingkup kantor itu juga sangat luas, tidak hanya sekadar pada pekerjaan yang dilakukan oleh individu atau sekelompok individu saja. Di dalam kantor itu sendiri, nantinya ada seorang pimpinan yang dapat mengangkat seseorang sebagai pegawai untuk membantunya. Banyak tidaknya pegawai di suatu kantor itu bergantung dari besar atau kecilnya perusahaan (organisasi), serta luas sempitnya ruang lingkup kegiatan kerjanya.

Penyelenggaraan kegiatan perkantoran tentu saja menjadi inti kehidupan dari sebuah perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Maka dari itu, sebuah kantor mempunyai empat fungsi, yakni:

Sebagai alat penyambung panca indera bagi pimpinan
Membantu pimpinan dalam merumuskan segala pekerjaan
Membantu pimpinan dalam upaya menyederhanakan sistem manajemen, prosedur, hingga metode kerja
Membantu pimpinan dalam pelaksanaan kegiatan pencapaian tujuan dan organisasi yang memiliki daya guna.

Pekerjaan yang Dapat Dilakukan Di Kantor

Pekerjaan kantor umumnya berupa kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan. Keterangan yang dimaksud adalah segala data atau informasi yang bersangkutan dengan perusahaan, biasanya berupa dokumen penting.

Kegiatan-kegiatan tersebut tentu saja tidak dilakukan secara manual seperti zaman dahulu, tetapi telah menggunakan berbagai mesin yang memudahkan dalam mengolah data (informasi). Sebut saja mesin komputer, laptop, alat hitung, printer, mesin fotocopy, faksimile, dan lain-lain.

Nah, berikut adalah pekerjaan-pekerjaan yang dapat dilakukan di sebuah kantor.

1. Mengumpulkan dan Menghitung Keterangan

Yakni kegiatan berupa mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada menjadi keterangan yang sudah siap digunakan sewaktu-waktu.

2. Mencatat Keterangan

Yakni kegiatan membubuhkan keterangan menggunakan segala peralatan yang sesuai dengan kebutuhan.

3. Mengolah Keterangan

Yakni kegiatan yang berupa mengolah bermacam-macam keterangan menjadi bentuk yang lebih berguna. Biasanya data atau informasi akan diolah sebaik mungkin supaya dapat menjadi bentuk dokumen yang sah dan layak untuk dibaca.

4. Menggandakan Keterangan

Yakni kegiatan memperbanyak keterangan dengan menggunakan alat tertentu, sebanyak jumlah yang diperlukan. Alat tertentu ini biasanya adalah mesin fotocopy.

5. Mengirim Keterangan

Yakni kegiatan menyampaikan keterangan atau dokumen yang sudah jadi, dari pihak satu ke pihak lain. Biasanya seorang administrator di sebuah kantor mempunyai kewajiban untuk melaporkan data (informasi) yang bersangkutan dengan perusahaan kepada pihak pimpinan.

6. Menyimpan Keterangan

Yakni kegiatan mengarsipkan segala keterangan atau dokumen-dokumen penting ini di tempat tertentu, supaya lebih teratur, sistematis, dan aman.

Pengertian Administrasi Perkantoran

Menurut George Terry, administrasi perkantoran adalah suatu perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan pada sebuah perkantoran serta menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Sementara itu, menurut Arthur Granger, administrasi perkantoran berfungsi untuk melaksanakan komunikasi pekerjaan kantor dengan tepat dan tata pelayanan kegiatan dokumentasi.

Lalu ada juga definisi dari administrasi perkantoran yang dicetuskan oleh Edwin Robinson dan William Leffingwell, yang berpendapat bahwa administrasi perkantoran adalah turunan dari ilmu dan seni manajemen yang berkaitan dengan operasional tugas kantor secara tepat.

Pada dasarnya, administrasi perkantoran adalah rangkaian kegiatan berupa merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan pekerjaan kantor yang berhubungan dengan data (informasi) untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran itu mencakup segala kegiatan yang ada di kantor beserta sarana fasilitas yang tersedia. Sebelumnya, telah dijelaskan bahwa kantor adalah suatu tempat yang di dalamnya terdapat aktivitas mengurus suatu kegiatan yang berhubungan dengan data (informasi) dari perusahaan atau organisasi bersangkutan.

Nah, berikut adalah ruang lingkup dari kegiatan administrasi perkantoran.

1. Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor adalah berbagai aktivitas yang akan selalu dilakukan di dalam suatu perkantoran. Semakin luas tujuan perusahaan atau organisasi, maka akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan-kegiatan kantor ini biasanya terdiri dari:

a) Perencanaan Perkantoran (Office Planning)

Yakni proses menentukan kemana arah kegiatan kantor tersebut, dengan meninjau faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran ini terdiri dari:

Perencanaan gedung
Tata ruang kantor
Penerangan/cahaya
Ventilasi
Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
Anggaran (budgeting) perkantoran
Standar kualitas kerja
Sistem informasi dan telekomunikasi

b) Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Yakni pengaturan atas berbagai macam fungsi organisasi yang beriringan dengan pelaksanaan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi:

Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/ perusahaan.
Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun karyawan
Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

c) Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Yakni kegiatan yang berupa peningkatan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal, sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan sebelumnya, supaya lingkungan kerja menjadi terasa sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran ini meliputi:

Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap karyawan
Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap karyawan
Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan karyawannya dapat berjalan lancar
Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.

d) Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)

Yakni upaya mengawasi jalannya kegiatan perkantoran dan perencanaan supaya tujuan dapat mudah dicapai. Objek dalam pengawasan perkantoran ini terdiri dari:

Penggunaan peralatan dan perabot kantor
Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
Kualitas pekerjaan kantor
Pelayanan kantor
Waktu
Biaya perkantoran

2. Sarana dan Fasilitas Kerja di Kantor

a. Lokasi Kantor

Untuk dapat menentukan lokasi kantor, harus memikirkan adanya faktor keamanan, faktor lingkungan dan faktor harga (tanah).

b. Gedung

Untuk menjamin keamanan dan kesehatan karyawan, maka kantor harus memiliki fasilitas yang memadai, dan harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

c. Peralatan

Peralatan atau perabotan yang harus tersedia di kantor adalah hal-hal yang biasa digunakan oleh karyawan untuk menunjang lancarnya pekerjaan.

• Perabotan kantor (office furniture): meja kursi, rak, laci dll

• Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior

Adalah tatanan perabotan/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela,dan hiasan kantor.

e. Mesin-Mesin Kantor

Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Karakteristik yang dimiliki oleh sistem administrasi perkantoran ini ada tiga yakni bersifat pelayanan, bersifat terbuka dan luas, serta dilakukan oleh semua pihak yang ada di dalam organisasi tersebut. Nah, berikut adalah uraiannya!

1. Bersifat Pelayanan (Serving)

Pekerjaan kantor pada dasarnya bersifat pelayanan, sebab berfungsi “membantu” pekerjaan lain supaya dapat berjalan dengan efektif dan efisien, demi mencapai tujuan perusahaan atau organisasi yang bersangkutan.

Maksud dari bersifat pelayanan yaitu bentuk tata usaha dalam upaya melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan untuk mencapai tujuan dari suatu perusahaan atau organisasi.

Menurut G.R. Terry, pekerjaan kantor itu sama saja sebagai pekerjaan pelayanan, yang mana berfungsi untuk memudahkan dan meringankan “beban pekerjaan”. Selain itu, menurut Herry L. Willie dan Robert P. Brecht menyebutkan juga bahwa pekerjaan kantor dapat berperan sebagai satuan organisasi pelayanan yang bertujuan untuk memberikan pelayanan kepada bagian di dalam organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

Contohnya, di sebuah kantor terdapat departemen bagian administrasi penjualan. Dalam departemen bagian tersebut, nantinya memiliki tugas untuk membantu tenaga penjualan supaya tujuan dari perusahaan dapat tercapai.

2. Bersifat Terbuka dan Luas

Dalam karakteristik ini artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan dimana saja, tidak terbatas di dalam kantor saja, tetapi juga dapat dilakukan di luar kantor sekalipun. Meskipun begitu, keberadaan sistem administrasi perkantoran ini tetap akan diperlukan dimana-mana dan pelaksanaannya mencakup seluruh perusahaan atau organisasi.

Contohnya, dalam kantor sensus penduduk, petugasnya dapat melakukan pendataan sensus penduduk tersebut dengan cara mendatangi rumah ke rumah. Hal tersebut menjelaskan bahwa petugas tidak harus berada di dalam kantor untuk bekerja.

3. Dilaksanakan Oleh Semua Pihak Dalam Organisasi

Karakteristik ini memiliki arti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan hingga karyawan. Meskipun dalam praktiknya, telah terdapat sekelompok karyawan untuk meng-handle pekerjaan tertentu, misalnya terdapat bagian tata usaha.

Pekerjaan kantor tentu saja dapat dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi sekalipun, dengan alur nantinya data (informasi) yang didapatkan akan dihimpun oleh karyawannya.

Misalnya, seorang direktur perusahaan akan menelepon kantor lain guna menghimpun data atau keterangan yang diperlukan, kemudian karyawannya akan mencatat dan mengolah data tersebut menjadi bentuk yang layak (biasanya dokumen).

Contoh lain adalah seorang manajer yang bertugas untuk menggerakkan karyawan supaya bekerja dengan baik, juga dapat membantu pekerjaan kantor karyawannya dengan menyimpan dokumen, melakukan panggilan telepon kepada relasi, dan lain-lain.

Asas-Asas Dalam Administrasi Perkantoran

Berdasarkan KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), asas adalah dasar sesuatu yang menjadi tumpuan berpikir dan berpendapat. Nah, dalam sistem administrasi perkantoran ini juga terdapat dasar tumpuan tersebut, yang berjumlah tiga asas. Berikut penjelasannya!

1. Asas Perencanaan

Dalam asas perencanaan, berarti setiap prosedur kegiatan harus diatur dan ditentukan sebelumnya untuk dapat mencapai tujuan. Supaya perencanaan tersebut dapat berjalan lancar, ditetapkan pula adanya pedoman bagi setiap jenis pekerjaan di kantor tersebut.

2. Asas Penyederhanaan

Asas penyederhanaan berarti sebisa mungkin untuk menggandakan arsip yang sekiranya berlebihan dan menghindari adanya segala macam tumpang tindih pekerjaan. Dalam hal ini, semua pekerjaan yang dilakukan di kantor harus dijalankan secara sederhana dan semudah mungkin.

Semua pekerjaan yang sekiranya tidak perlu dan tidak berhubungan, lebih baik dihapus atau dihilangkan saja. Misalnya, ada dua karyawan yang ditugasi untuk mengelola dan memelihara arsip, sementara jumlah arsip ternyata tidak sebanyak itu, sehingga lebih baik arsip tersebut dikelola oleh satu karyawan saja.

3. Asas Penggabungan

Dalam asas ini dimaksudkan supaya semua pekerjaan yang ada di kantor itu memiliki persamaan atau berkaitan erat. Misalnya, pekerjaan mengelola dokumen dan mengirimkannya ke pihak lain, dapat dilakukan oleh satu karyawan saja.

Peran dan Fungsi Administrasi Perkantoran

Peran Administrasi Perkantoran

Keberadaan sistem administrasi perkantoran ini tentu saja sangat berperan besar bagi kelangsungan tujuan dari perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Dapat disebut bahwa keberadaan administrasi perkantoran itu adalah “jantung”-nya perusahaan, sebab segala keterangan penting diwujudkan di sana. Nah, berikut adalah peranan administrasi perkantoran.

1. Media Komunikasi

Sebagai media komunikasi, maka administrasi perkantoran memiliki peranan supaya kedua belah pihak atau lebih (yang bersangkutan dengan organisasi atau perusahaan) dapat berhubungan bisnis secara baik dan sistematis.

2. Jembatan Historis

Sebagai jembatan historis, maka administrasi perkantoran layaknya penghubung guna mengungkap kejadian di masa lampau. Misalnya, pengarsipan bukti-bukti pembayaran upah gaji karyawan pada masa lampau hingga masa sekarang.

3. Penghubung

Sebagai penghubung, maka administrasi perkantoran memiliki tujuan bagi masing-masing pihak demi kelangsungan tujuan organisasi atau perusahaan tersebut.

Fungsi Administrasi Perkantoran

1. Teknis

Dalam fungsi ini, akan ada pengaplikasian keterampilan karyawan dan berkaitan erat dengan teknologi guna memproduksi sebuah informasi tertentu. Biasanya teknologi yang digunakan adalah komputer, laptop, mesin tik, dan faksimile.

2. Rutinitas Pemeliharaan dan Duplikasi

Artinya, administrasi perkantoran memiliki fungsi untuk melakukan aktivitas pengarsipan dan penggandaan dokumen penting, Biasanya cara yang digunakan adalah dengan fotocopy dan scan.

3. Manajerial

Dalam fungsi ini, akan terdapat adanya prinsip perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, hingga pengawasan yang dilakukan terhadap segenap Sumber Daya Manusia (SDM) atau karyawan, serta proses kerjanya.

4. Interpersonal

Artinya, keberadaan administrasi perkantoran dapat berfungsi sebagai pedoman evaluasi kinerja Sumber Daya Manusia (SDM), terutama yang menyangkut promosi, peningkatan karir, hingga Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) terhadap karyawan.

5. Analisis

Dalam fungsi ini, secara tidak langsung menjadikan semua proses administrasi sebagai bahan pertimbangan atas adanya pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau organisasi yang bersangkutan.

6. Pengingat

Artinya, administrasi perkantoran berfungsi untuk mengingatkan pihak-pihak yang terkait dan berhubungan erat dengan keberadaan suatu dokumen, baik tertulis maupun elektronik akan adanya kejadian penting.

7. Validitas

Artinya, administrasi perkantoran berfungsi sebagai bahan bukti yang dibutuhkan di kemudian hari terkait suatu kejadian atau transaksi.

Tujuan Administrasi Perkantoran

Pelaksanaan administrasi perkantoran juga memiliki tujuan, antara lain adalah supaya tujuan dari perusahaan atau organisasi yang bersangkutan dapat tercapai. Nah, berikut adalah tujuan dari pelaksanaan administrasi perkantoran.

Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan mengenai siapa, kapan, dan dimana diperlukan untuk pelaksanaaan perusahaan secara efisien.
Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya yang serendah-rendahnya.
Membantu perusahaan memelihara persaingan dengan pihak lain.
Memberikan pekerjaan ketatausahaan secara cermat dan sistematis.
Membuat catatan dengan biaya minimal.
Menangani segala keluhan dari pelanggan atau pertanyaan yang berasal dari pelanggan mengenai prosedur dan kebijakan dari perusahaan atau organisasi yang bersangkutan.
Memberikan karyawan suatu bimbingan mengenai segala permasalahan yang rumit.
Menerapkan suatu kebijakan dalam perusahaan atau departemen dengan memberikan standar pelayanan di dalam hubungan dengan manajemen.
Melatih atau memberikan perintah kepada karyawan untuk menjalankan tugas.
Merekrut karyawan dengan cara wawancara dan meloloskan kandidat yang terbaik.

Nah, itulah penjelasan mengenai pengertian administrasi perkantoran hingga tujuan pelaksanaannya. Sejatinya, administrasi perkantoran ini sangat penting dan bahkan wajib untuk dilakukan oleh semua perusahaan (organisasi). Apabila kamu tertarik untuk mempelajarinya, kamu bisa mengambil jurusan Administrasi Perkantoran ini baik di Sekolah Menengah Kejuruan atau bahkan di perguruan tinggi.