Pernahkah Anda bertanya-tanya, apa saja sih pekerjaan di balik layar sebuah kantor notaris? Ada satu posisi penting yang sering jadi “otak” di balik semua urusan yaitu seorang admin kantor notaris. Admin notaris adalah posisi penting yang bertanggung jawab mengelola operasional sehari-hari di kantor notaris, mulai dari urusan administrasi dokumen hingga pelayanan klien.
Pekerjaan sebagai admin kantor notaris tidak cuma duduk manis dan mengangkat telepon saja. Seorang admin notaris menjadi salah satu tulang punggung yang memastikan semua pekerjaan, dari urusan dokumen penting sampai melayani klien, berjalan lancar. Di sini kita akan bahas tuntas semua hal tentang pekerjaan ini, mulai dari tugas, jenjang karir, sampai gajinya.
Tugas dan Tanggung Jawab Admin Notaris
Sebagai garda terdepan di kantor notaris, seorang admin memiliki beragam tugas penting yang harus diselesaikan dengan teliti dan profesional.
1. Mengurus Dokumen dengan Teliti
Ini adalah tugas paling penting. Dokumen di kantor notaris punya kekuatan hukum yang besar, jadi harus diurus dengan sangat hati-hati. Tanggung jawabnya termasuk
a. Menyusun dan Menyimpan Berkas
Tugas ini meliputi pembuatan folder, baik fisik maupun digital, untuk setiap klien atau kasus. Admin harus memastikan dokumen seperti akta, surat perjanjian, dan sertifikat tersimpan dengan rapi dan diberi label yang jelas agar mudah dicari di kemudian hari.
b. Membantu Bikin Akta
Admin akan membantu notaris dalam proses persiapan draf akta. Ini termasuk mengumpulkan data dari klien (misalnya KTP, KK, dan data properti), menginputnya ke dalam format dokumen yang baku, dan memeriksa kembali untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan atau data yang hilang sebelum diserahkan kepada notaris.
c. Mengurus Arsip Lama
Kantor notaris menyimpan arsip yang sangat banyak. Admin bertanggung jawab untuk mengorganisir dan menyimpan arsip-arsip lama tersebut secara rapi, biasanya dalam sistem kronologis atau numerik, untuk memastikan dokumen-dokumen ini aman dan tetap dapat diakses sesuai dengan aturan hukum yang berlaku.
d. Mengirim dan Mengambil Dokumen
Seorang admin juga bertugas mengurus pengiriman dokumen ke instansi lain seperti kantor pertanahan, bank, atau perusahaan. Mereka akan menyiapkan dokumen, memastikan kelengkapannya, dan mengkoordinasikan dengan kurir atau staf untuk pengambilan dan pengantaran dokumen tersebut.
2. Melayani Klien dengan Ramah
Admin adalah orang pertama yang akan ditemui klien. Pelayanan yang baik sangat penting agar klien merasa nyaman dan percaya. Tugas di bagian ini antara lain
a. Menyambut Klien
Setiap hari, admin menyambut klien yang datang langsung ke kantor, menerima telepon, atau membalas email. Mereka harus memberikan sambutan yang ramah dan profesional, serta membantu mengarahkan klien ke notaris atau staf yang tepat.
b. Menjawab Pertanyaan Dasar
Admin bisa menjelaskan secara umum proses yang akan dilalui klien, seperti syarat-syarat dokumen yang diperlukan atau perkiraan waktu penyelesaian. Namun, mereka harus selalu ingat untuk tidak memberikan nasihat hukum, karena itu adalah wewenang notaris.
c. Mengatur Jadwal
Admin bertanggung jawab untuk mengatur dan mengelola jadwal pertemuan antara notaris, klien, dan pihak-pihak terkait lainnya. Mereka harus memastikan tidak ada jadwal yang bentrok dan mengirimkan notifikasi pengingat kepada semua pihak.
3. Mengurus Keuangan Sederhana
Selain urusan dokumen, admin juga sering membantu mengurus keuangan kantor. Mereka tidak menggantikan akuntan, tapi membantu hal-hal dasar seperti
a. Membuat Tagihan
Setelah notaris menyelesaikan jasa untuk klien, admin akan membuatkan tagihan atau kuitansi. Mereka akan mencantumkan jenis jasa, biaya, dan detail pembayaran agar klien bisa melakukan transaksi dengan mudah dan transparan.
b. Mencatat Keuangan
Admin bertugas mencatat setiap pemasukan dari klien dan pengeluaran harian, seperti biaya pengiriman dokumen atau pembelian alat tulis kantor. Pencatatan ini dilakukan untuk membantu notaris melacak kondisi keuangan kantor secara sederhana.
4. Berhubungan dengan Stakeholder Terkait
Pekerjaan admin kantor notaris juga butuh kemampuan komunikasi yang baik. Mereka jadi pusat penghubung, baik antara notaris dengan staf lain, maupun antara kantor notaris dengan pihak luar seperti bank atau kantor pemerintah. Ini penting supaya semua urusan berjalan lancar.
Kualifikasi Admin Notaris
Untuk menjadi seorang admin notaris yang andal, ada beberapa kualifikasi yang biasanya dicari oleh kantor notaris.
Pendidikan dan Pengalaman
Admin notaris biasanya memiliki latar belakang pendidikan minimal Sekolah Menengah Atas (SMA) atau sederajat. Namun, lulusan jurusan hukum, administrasi, atau sekretaris sering kali lebih diutamakan karena sudah memiliki dasar pengetahuan yang relevan. Pengalaman kerja di bidang administrasi, khususnya di lingkungan hukum atau perkantoran, juga menjadi nilai tambah.
Keterampilan Teknis
Seorang admin harus mahir menggunakan komputer dan program-program perkantoran, terutama Microsoft Word dan Excel. Kemampuan mengetik cepat dan akurat sangat penting untuk menyiapkan dokumen. Selain itu, pemahaman dasar tentang pengarsipan dokumen, baik fisik maupun digital, sangat dibutuhkan.
Soft Skills dan Karakter
Selain keterampilan teknis, soft skills juga sangat krusial. Seorang admin notaris harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk berinteraksi dengan klien dan pihak lain. Mereka juga harus sangat teliti, rapi, dan bertanggung jawab karena mengelola dokumen-dokumen penting. Sikap yang jujur dan dapat dipercaya juga merupakan syarat mutlak.
Cara Menjadi Admin Notaris
Jika Anda tertarik berkarir sebagai admin notaris, berikut adalah beberapa langkah yang bisa Anda ikuti.
1. Tingkatkan Keterampilan Administratif
Anda bisa mulai dengan menguasai program dasar komputer, seperti Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Berlatih mengetik cepat dan akurat juga sangat penting, karena sebagian besar pekerjaan admin notaris berhubungan dengan input data dan penyiapan dokumen. Mengikuti kursus administrasi atau perkantoran bisa menjadi pilihan yang bagus.
2. Pahami Bidang Hukum Dasar
Meskipun tidak harus lulusan hukum, memiliki pemahaman dasar tentang istilah-istilah hukum atau prosedur notaris akan sangat membantu. Anda bisa membaca buku, artikel, atau bahkan mengikuti seminar online seputar dunia hukum dan notariat. Hal ini akan membuat Anda lebih cepat beradaptasi dengan lingkungan kerja.
3. Cari Kesempatan Magang atau Relawan
Jika Anda tidak memiliki pengalaman, cobalah mencari kesempatan magang atau menjadi relawan di kantor notaris atau kantor hukum. Ini adalah cara terbaik untuk mendapatkan pengalaman langsung dan memahami alur kerja sehari-hari. Pengalaman ini juga akan menjadi nilai jual yang kuat saat Anda melamar pekerjaan.
4. Jalin Relasi dan Jaringan
Bergabung dengan komunitas atau forum online yang berhubungan dengan administrasi perkantoran atau dunia hukum bisa memperluas jaringan Anda. Melalui jaringan, Anda bisa mendapatkan informasi lowongan pekerjaan, tips, dan wawasan dari para profesional yang sudah lebih dulu berkarir di bidang ini.
Jenjang Karir Admin Notaris
Pekerjaan ini punya masa depan yang jelas. Jenjang karir seorang admin kantor notaris bisa dimulai dari posisi paling dasar dan terus berkembang seiring dengan pengalaman, skill, dan tanggung jawab yang diambil.
Staf Administrasi Junior
Ini adalah posisi awal bagi lulusan baru atau mereka yang belum punya pengalaman. Tugasnya masih fokus pada pekerjaan administrasi dasar seperti mengarsip dokumen, menginput data, dan melayani klien di awal.
Staf Administrasi Senior
Setelah beberapa tahun pengalaman, seorang admin bisa naik ke level senior. Pada posisi ini, tanggung jawabnya lebih besar, seperti mengawasi staf junior, mengelola proyek, dan menjadi asisten langsung notaris dalam persiapan dokumen yang lebih kompleks.
Asisten Notaris
Ini adalah puncak karir bagi seorang admin. Sebagai asisten notaris, Anda akan bekerja sangat dekat dengan notaris, membantu dalam penelitian hukum, menyusun draf akta yang rumit, dan memastikan semua proses hukum berjalan sesuai prosedur. Untuk mencapai posisi ini, biasanya diperlukan latar belakang pendidikan hukum.
Kisaran Gaji Admin Kantor Notaris
Gaji seorang admin notaris sangat bervariasi tergantung beberapa faktor, terutama lokasi kantor, ukuran perusahaan, dan pengalaman kerja. Gaji pokok biasanya disesuaikan dengan Upah Minimum Regional (UMR) di kota tersebut. Berikut perkiraan kisaran gaji di beberapa kota besar di Indonesia:
- Jakarta Dengan UMR sekitar Rp5.396.761, gaji awal admin notaris biasanya dimulai dari kisaran Rp5.000.000 – Rp7.000.000. Angka ini bisa lebih tinggi untuk posisi senior atau di kantor notaris besar.
- Surabaya UMR Surabaya sekitar Rp4.961.753. Gaji untuk admin notaris pemula bisa berkisar Rp4.500.000 – Rp6.000.000, tergantung ukuran kantornya.
- Bandung UMR Kota Bandung sekitar Rp4.482.914. Gaji yang ditawarkan umumnya berada di rentang Rp4.000.000 – Rp5.500.000.
- Medan Dengan UMR sekitar Rp4.014.072, gaji awal seorang admin notaris di Medan bisa berkisar Rp3.800.000 – Rp5.000.000.
- Yogyakarta UMR Kota Yogyakarta sekitar Rp2.492.997. Gaji untuk admin notaris pemula bisa berkisar antara Rp2.500.000 – Rp4.000.000, tergantung pada pengalaman dan ukuran kantor.
- Jawa Tengah UMR di Jawa Tengah sangat bervariasi. Sebagai contoh, UMR Kota Semarang sekitar Rp3.243.969, jadi gaji admin notaris bisa berkisar Rp3.000.000 – Rp4.500.000.
- Jawa Timur UMR di Jawa Timur juga berbeda di setiap kota. Gaji admin notaris di luar Surabaya, seperti di Malang atau Kediri, dengan UMR sekitar Rp3.392.052, umumnya berada di kisaran Rp3.200.000 – Rp4.800.000.
Penting untuk diingat bahwa angka-angka ini adalah perkiraan dan bisa berubah. Selain gaji pokok, beberapa kantor juga menawarkan bonus, tunjangan kesehatan, atau tunjangan lainnya.
Kesimpulan
Jadi, tugas admin kantor notaris adalah pekerjaan yang menuntut ketelitian, keandalan, dan kemampuan komunikasi. Admin adalah tiang yang menopang operasional kantor notaris, memastikan semua urusan teknis dan administrasi berjalan dengan baik. Prospek kerjanya pun jelas dan gajinya bisa terus meningkat seiring pengalaman.
Baca juga:
