Sistem Informasi Manajemen – Untuk mendukung proses manajemen yang maksimal serta memberikan hasil memuaskan, manajemen juga membutuhkan perangkat pembantunya.
Salah satunya adalah Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang memiliki peran besar dalam menyampaikan informasi terkait manajemen.
Dalam perkembangan management di zaman teknologi saat ini, penggunaan sistem informasi menjadi sangat penting. Jika tidak digunakan, maka proses manajemen tidak akan mampu bergerak dengan tepat, cepat, dan lebih akurat. Bahkan dampak negatifnya berpengaruh pada kemajuan perusahaan.
Daftar Isi Artikel
Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Sebagai salah satu ilmu pengetahuan, perangkat manajemen bisa didefinisikan dalam sebuah teori. Untuk mempermudah Anda dalam memahaminya, berikut beberapa definisi sistem informasi manajemen yang bisa dijadikan bahan rujukan.
1. Menurut Susunan Kata
Jika dilihat dari susunan katanya, SIM terdiri dari 3 kata yakni sistem, informasi, dan manajemen. Berikut ini adalah pengertian 3 kata tersebut berdasarkan para ahli :
Menurut Raymond Mc Leod dan Geroge Schell (2004:9) bahwa sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama guna mencapai tujuan.
Menurut Robert G. Murdick, dkk (1991:6) seorang ahli dalam SIM, menurutnya informasi adalah data yang telah diambil kembali, diolah, atau sebaliknya dipakai untuk tujuan kesimpulan, argumentasi, atau sebagai dasar untuk peramalan atau pengambilan keputusan.
Menurut George R. Terry dan Leslie W. Rue (2005:1) manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang ke arah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata.
Dari tiga kata ini dapat dipahami bahwa SIM merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk memberikan informasi terkait proses manajemen.
2. Menurut Para Ahli
Beberapa ahli juga mendefinisikan SIM dengan makna yang sedikit berbeda antara yang satu dengan lainnya. Berikut definisi para ahli dibidangnya dari seluruh dunia :
a. Menurut McLean dan Waterbe
Dalam sebuah buku yang ditulis, Lean dan Waterbe menjelaskan SIM sebagai sebuah sistem yang berfungsi untuk memproses, mengelompokkan, serta menyimpan dan menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu, dalam hal ini terkait manajemen.
b. Menurut Bodnar dan Hopwood
Dua tokoh ini mendefinisikan SIM dengan langsung mengarah pada contohnya. Sistem informasi dalam manajemen langsung ditujukan pada sebuah perangkat keras dan lunak yang digunakan untuk membantu transformasi data menjadi sebuah informasi yang berguna untuk manajemen.
c. Menurut Azhar Susanto
SIM merupakan sekumpulan subsistem baik fisik ataupun non fisik yang berhubungan antara satu dengan lainnya. Dalam informasi manajemen, maka hubungan tersebut dibentuk untuk menyusun informasi terkait manajemen.
d. Menurut Raymond Mcleod, Jr dan George P. Schell (2008: 12)
Sistem Informasi Manajemen sebagai sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa.
e. Menurut George M. Scott (2002:100)
SIM adalah serangkaian subsistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi melalui serangkaian cara untuk memaksimalkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
f. Menurut Handoko
SIM adalah informasi yang dibutuhkan dengan akutar dan tepat waktu untuk membentuk proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan operasional organisasi dilaksanakan secara efektif.
3. Secara Umum
Dari beberapa pengertian ahli dan susunan katanya, dapat diperoleh pengertian sistem informasi manajemen secara umum. SIM merupakan sebuah prosedur yang tersusun rapi dari perangkat lunak ataupun keras untuk dimanfaatkan sebagai alat transformasi data.
Data yang ditransformasi ini selanjutnya akan menjadi sebuah informasi yang berguna untuk memenuhi tujuan utama proses manajemen.
Tujuan Sistem Informasi Manajemen
Mengapa sistem informasi manajemen diperlukan? SIM memiliki beberapa tujuan pokok mengapa harus ada, tapi intinya adalah untuk mempermudah berjalannya fungsi-fungsi yang ada dalam proses manajemen.
Dalam manajemen sendiri terdapat 4 fungsi yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan. Dengan begitu, tujuan dari SIM adalah:
1. Menyediakan Segala Informasi untuk Pengendalian
Dalam membuat rencana yang sesuai kondisi dan kelengkapan sumber daya, dibutuhkan informasi terkait data yang ada di sekitar proses kerja. Data tersebut bisa membantu manajer untuk membuat perencanaan, serta evaluasi dari rencana yang sudah diciptakan untuk tujuan kerja.
2. Menyediakan Informasi Terkait Perhitungan
Perangkat keras dan lunak yang digunakan sebagai sistem informasi juga mampu mengolah data kuantitatif. Kemampuan ini sangat bermanfaat untuk membantu proses perhitungan terkait harga pokok serta tujuan terkait biaya lainnya.
3. Menyediakan Informasi untuk Proses Pengawasan
Walaupun bisa dilakukan secara manual, namun proses pengawasan juga harus dibantu oleh sistem informasi. Tentunya informasi tersebut harus akurat agar tidak terjadi kesalahan dalam pengawasan.
Hasil pengawasan secara langsung ataupun melalui data sistem informasi, selanjutnya dijadikan bahan untuk mengambil keputusan perusahaan. Tanpa informasi data yang akurat, keputusan yang diambil berpotensi besar untuk salah dan merugikan perusahaan.
4. Memudahkan dan Mendukung Pekerjaan Manajemen
Pekerjaan manajemen sangat luas untuk memenuhi peran dan empat fungsi yang harus dijalankan. Demi memudahkan pekerjaan tersebut, penggunaan sistem informasi manajemen akan sangat membantu mengerucutkan data yang pada awalnya bersifat sangat luas.
5. Sebagai Sistem Pengambil Keputusan
Seorang ahli bernama Raymod Mcleod, Jr (1995:348) mengungkapkan bahwa keputusan adalah rangkaian tindakan yang perlu dilakukan guna memecahkan masalah untuk menghindari / meminimalisir dampak negatif atau untuk memecahkan masalah.
Sistem pengendalian keputusan akan menyediakan informasi pemecahan masalah maupun kemampuan komunikasi dalam memecahkan masalah.
Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Fungsi dari SIM sebenarnya sangat luas dan beragam. Fungsi ini bisa berbeda sesuai penggunaannya.
Misalnya antara perusahaan yang berbasis bisnis, dengan sebuah organisasi tertentu, maka fungsi sistem informasi ini akan berbeda.
Jika digabungkan dan dilihat secara lebih umum, fungsi tersebut di antaranya:
- Memberikan informasi yang dibutuhkan manajemen, perusahaan, dan organisasi.
- Menyajikan data yang akurat dan tepat waktu sesuai kebutuhan manajer.
- Menjamin ketersediaan informasi yang berkualitas dan bisa dipertanggungjawabkan.
- Membantu proses pengambilan keputusan, baik dengan model tertutup atau terbuka.
- Mengolah transaksi yang telah terjadi dengan mengurangi biaya dan memaksimalkan pendapatan.
- Membantu antisipasi konsekuensi ekonomi yang mungkin terjadi.
- Mengembangkan rencana kerja yang lebih efektif dan tepat sasaran.
Manfaat Sistem Informasi untuk Manajemen
Karena memiliki banyak fungsi penting, tentu sistem informasi manajemen memberikan beragam manfaat dalam proses manajemen. Manfaat tersebut bisa didapatkan oleh pihak manajer, organisasi, ataupun perusahaan, seperti berikut ini.
1. Manfaat bagi Manajer atau Pengelola Manajemen
Sebagai unsur utama yang mengelola semua metode dalam manajemen, ada beberapa manfaat yang akan diperoleh manajer selama menggunakan sistem informasi ini. Manfaat tersebut bisa mempermudah pengelolaan dan pengaturan yang dilakukan pihak manajer.
- Mendapatkan semua gambaran proses kerja secara umum.
- Memperoleh semua data yang dibutuhkan manajer demi meningkatkan kinerja organisasi.
- Mempermudah proses membandingkan hasil dengan target yang ingin dicapai.
- Melakukan analisis terkait kelemahan dan kelebihan dari strategi kerja yang diterapkan.
- Berpotensi besar untuk memperoleh respons ataupun umpan balik dari kinerja yang telah dilakukan.
- Mempermudah proses perencanaan, pengawasan, ataupun pengambilan keputusan.
- Membantu mencari solusi dan menemukan masalah dalam kinerja organisasi.
2. Manfaat bagi Organisasi yang Dibentuk
Selain manajer, organisasi yang telah dibentuk dalam proses manajemen juga juga mendapatkan manfaat dengan adanya sistem informasi. Secara umum, manfaatnya adalah untuk mempermudah melihat data yang lebih terbuka dan objektif. Manfaat lebih detailnya meliputi:
- Mempermudah proses pengamatan terhadap fungsi organisasi yang masih berjalan.
- Mengatur sistem untuk memaksimalkan fungsi yang masih lemah dari data yang disajikan.
- Mengatur sistem untuk mempertahankan fungsi yang sudah berjalan baik dari data yang disajikan.
- Meningkatkan efisiensi dalam proses mengakses data dan informasi secara akurat dan cepat.
- Membantu membandingkan kinerja dalam bisnis yang dijalankan.
- Membantu proses koordinasi antar divisi dan departemen.
3. Manfaat bagi Perusahaan
Perusahaan yang dikelola menggunakan proses manajemen akan mendapatkan beberapa manfaat dari sistem informasi ini, yaitu:
- Mendorong perusahaan untuk memaksimalkan dan meningkatkan kinerja agar bisnis yang dibuat selaras dengan kebutuhan konsumen.
- Bisa membuat keputusan bisnis yang bijak, seperti memindahkan level organisasi sesuai kemampuan sehingga lebih efisien.
- Meningkatkan kualitas sumber daya fisik ataupun manusia untuk mendukung perkembangan perusahaan.
- Membantu proses meminimalisir biaya serta meningkatkan produktivitas untuk kinerja perusahaan yang maksimal.
- Menambah atau mengurangi sumber daya yang diperlukan untuk memaksimalkan kinerja yang masih lemah dalam perusahaan melalui teknologi.
- Menjadi sarana peningkatan ketersediaan seluruh unit kerja yang terkoordinasi serta sistematis melalui teknologi.
Sebagai sistem yang membantu terjadinya transformasi informasi, tidak heran jika sistem informasi manajemen memiliki banyak fungsi penting di dalamnya. Bahkan manfaat yang diperoleh cukup luas dan beragam. Semua tergantung pada pihak yang menggunakannya dalam manajemen.
Contoh Sistem Informasi Manajemen
1. Decision Support System (DSS)
Contoh sistem informasi manajemen ini merupakan sistem informasi berbasis komputer yang memanfaatkan database dan model khusus sehingga memudahkan manajerial end users dalam proses pengambilan keputusan.
Penggunaan decision support system (DSS) ini setidaknya akan memudahkan manajer dalam mengambil keputusan dengan metode pengamatan lingkungan perusahaan. Sistem informasi manajemen ini biasanya diterapkan di bank khususnya untuk menentukan kelayakan proposal kredit.
2. Executive Information Systems (EIS)
Sesuai namanya, sistem informasi manajemen ini merupakan tipe yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi manajemen tingkat atas. Fungsi EIS yang paling utama adalah memberikan akses yang lebih mudah dan cepat terkait dengan informasi pelaksanaan strategi perusahaan.
3. Enterprise Resource Planning (ERP)
Pengelolaan bisnis akan semakin mudah jika menggunakan sistem informasi manajemen ERP ini. Enterprise Resource Planning memiliki konsep perencanaan dan pengelolaan berbagai macam sumber daya perusahaan.
Mulai dari sumber daya manusia, mesin, dana, waktu, material, suku cadang hingga kapasitas yang berpengaruh terhadap operasional sampai dengan manajerial paling atas dalam sebuah perusahaan bisa dikelola menggunakan ERP. Oleh sebab itu cukup banyak perusahaan menggunakan sistem ini.
Umumnya, Enterprise Resource Planning sangat disukai oleh perusahaan-perusahaan yang ingin mengelola manajemen dan sekaligus melakukan pengawasan. Hal tersebut disebabkan karena sistem ini bisa membuat beragam unit bidang kerja saling terintegrasi.
4. Supply Chain Management (SCM)
Manajemen yang ingin mengintegrasikan beragam data terkait dengan suplai bahan baku sangat membutuhkan contoh sistem informasi manajemen ini. Data-data yang bisa diintegrasikan menggunakan sistem ini diantaranya seperti produsen, pemasok, pengecer hingga konsumen.
5. Transaction Processing System (TPS)
Segala data yang berasal dari hasil transaksi bisnis bisa langsung dicatat dan diproses menggunakan sistem informasi manajemen transaction processing system (TPS). Jenis data yang bisa dicatat dan diolah diantaranya seperti data transaksi penjualan, pembelian serta perubahan persediaan barang.
Umumnya, penerapan sistem informasi manajemen ini untuk memproses data manajemen gaji dan inventaris. Apalagi dalam sebuah perusahaan yang memiliki banyak karyawan dan inventaris barang yang membutuhkan pengolahan data transaksi dalam jumlah besar dan dilakukan secara rutin.
6. Information Management System (IMS)
Information management system berguna untuk memudahkan analisa dalam pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Selain itu, sistem informasi manajemen ini juga bisa digunakan untuk menggabungkan beberapa fungsi informasi sekaligus lewat bantuan program komputerisasi.
7. Office Automation System (OAS)
OAS berfungsi sebagai penyimpan, pengelola dan pengirim data dalam bentuk komunikasi kantor secara elektronik. Contoh sistem informasi manajemen ini biasanya digunakan sebagai media komunikasi antar departemen melalui server-server dalam sebuah perusahaan yang saling terintegrasi.
8. Group Decision Support System (GDSS)
GDSS merupakan sistem komputerisasi interaktif dan berfungsi untuk mencarikan solusi sebuah permasalahan yang tidak terstruktur. Sistem informasi manajemen yang satu ini dapat memudahkan para manajer untuk melakukan analisa sebuah masalah dan pengambilan keputusan bersama.
Apabila dilihat secara sekilas, GDSS mirip dengan DSS, namun sistem informasi manajemen GDSS ini dapat mencari solusi lewat pengumpulan informasi sebuah kelompok bukan secara individu. Contoh dari sistem informasi manajemen ini bisa dilihat dari sistem e-government.
9. Knowledge Work System (KWS)
KWS berfungsi untuk memasukkan pengetahuan baru ke dalam organisasi sehingga dapat mendukung kinerja para pekerja profesional. Umumnya, sistem informasi manajemen ini digunakan oleh insinyur ataupun ilmuwan agar bisa membantu proses penciptaan pengetahuan baru.
10. Information Reporting Systems (IRS)
IRS merupakan contoh sistem informasi manajemen yang menyediakan berbagai macam informasi seputar produk sehingga manajerial end users semakin mudah dalam proses pengambilan keputusan. Informasi yang diolah oleh IRS ini merupakan data yang sebelumnya sudah diproses oleh TPS.
Umumnya, information reporting system menghasilkan laporan yang bisa disesuaikan berdasarkan jangka waktu (periodik), permintaan ataupun situasi yang dikecualikan. Contoh dari IRS biasanya digunakan oleh manajer penjualan yang menerima laporan penjualan setiap bulan.
11. Expert System (ES) dan Artificial Intelligent (AI)
Sistem informasi manajemen ini memanfaatkan kecerdasan buatan untuk melakukan kajian pemecahan masalah dengan informasi yang berasal dari para tenaga ahli di bidangnya. Pengetahuan yang berasal dari ahlinya itulah yang akan digunakan sebagai landasan sistem untuk memecahkan masalah.
Komponen Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen terdiri dari lima komponen sehingga bisa memudahkan penggunanya untuk mengumpulkan dan memproses data diantaranya seperti berikut ini:
Komponen Administrasi dan Operasional
Komponen ini biasanya terdiri dari beberapa bagian yang berasal dari manajemen dengan kegiatan rutin dan prosedur yang sudah ditentukan. Prosedur tersebut biasanya ada di bagian administrasi, personalia dan masih banyak yang lainnya. Komponen yang satu ini sangat perlu untuk selalu diawasi dengan teliti.
Komponen Pelaporan Manajemen
Komponen sistem informasi manajemen lainnya adalah pelaporan manajemen. Komponen ini mencakup bagian untuk pembuatan laporan kinerja yang dilakukan secara rutin ataupun secara periodik.
Komponen Pencarian
Komponen pencarian juga sangat diperlukan dalam sebuah sistem informasi manajemen. Komponen ini dapat memberikan berbagai macam informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Bentuk dari komponen ini tidak terstruktur namun sangat penting digunakan untuk memudahkan dalam pengambilan keputusan.
Database
Database merupakan komponen yang berfungsi sebagai penyimpan semua data terkait dengan beragam kegiatan yang terjadi dalam sebuah perusahaan.
Manajemen Data
Manajemen data merupakan komponen yang berfungsi untuk memberikan kepastian bahwa data yang tersimpan dalam sistem tersebut sudah aman, akurat, kekinian dan siap dipakai. Pada dasarnya, komponen ini berfungsi untuk menghubungkan database dengan komponen sistem informasi lainnya.
Komponen manajemen data dalam sebuah sistem informasi manajemen juga berfungsi untuk memelihara, mengelola dan mengontrol data agar segala data dalam sistem tersebut bisa lebih mudah untuk diakses dan digunakan.
Berbagai macam contoh sistem informasi manajemen bertujuan memudahkan proses pengolahan data dan pengambilan keputusan. Ketika sistem pengelola informasi bisa berjalan dengan lancar, maka secara otomatis perencanaan dan pengembangan bisnis yang Anda jalankan pun akan lebih tertata rapi.
Daftar Pustaka :
- Djahir, Yulia. (2014). Bahan Ajar Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta:Penerbit Deepublish.
- McLeod, Raymond dan George Schell. 2004. Sistem Informasi Manajemen Edisi 8. Jakarta: PT Indeks.
