10 Tips Menjadi Customer Service Yang Baik – Setiap perusahaan yang langsung berhubungan dengan konsumen pastinya memiliki customer service atau orang yang bertugas untuk melayani konsumen mulai dari tanya-tanya, menanggapi keluhan hingga closing atau terjadi penjualan.
Tujuan utama adanya CS ini adalah terjadinya kepuasan konsumen dengan pelayanan yang diberikan. Ibaratnya CS adalah garda terdepan yang melayani konsumen hingga membuahkan hasil berupa penjualan.
Sebagai contoh pada industri perbankan, CS berperan melayani konsumen mulai dari menjawab keluhan, menyampaikan informasi layanan/produk, hingga menawarkannya dengan layanan terkait seperti peminjaman/tabungan/pembukaan akun dll.
Saat Anda menjadi CS tentu menemukan berbagai kendala bukan? Atau ketika Anda baru saja diterima kerja sebacai customer service maka Anda butuh saran agar bisa menjadi CS yang baik dan bisa memberi pelayanan terbaik kepada customer.
Daftar Isi Artikel
10 Tips Menjadi Customer Service Yang Baik
Berikut ini 10 tips agar menjadi Customer Service yang baik, jangan lupa share ke temanmu juga ya :
1.Komunikasi Yang Baik
Sebagai customer service yang baik harus memiliki skills komunikasi, dimana skills ini diperlukan untuk mengkomunikasikan pesan tentang produk, ketentuan hingga menjelaskan apa yang diminta oleh konsumen.
Komunikasi yang baik itu seperti apa? Diantaranya adalah artikulasinya jelas, powernya pas (tidak terlalu keras/pelan), intonasinya juga harus baik.
Jangan sampai Anda menjawabnya dengan nada marah, atau dengan nada seperti tidak makan 10 hari. Jadi harus bersemangat, energik dan tunjukan bahwa Anda benar-benar serius ingin membantu customer.
2. Pahami Product Knowledge
Apa jadinya jika seorang customer service tidak tahu tentang product knowledge? Pasti dalam menjawab keluhan atau pertanyaan dari konsumen mengalami kesulitan.. Aaaa apa ya? Lhoo, cs nya saja bingung bagaimana konsumen mau percaya.
Belum lagi saat ini kecepatan adalah hal yang sangat vital. Karena ketidak tahuan tentang produk biasanya memaksa CS untuk bertanya ke atasan. Tapi, ingat.. membuat konsumen menunggu itu bukan pilihan yang bagus. Karena bisa saja konsumen itu pergi dan cari competitor Anda yang lebih cepat pelayanannya.
Jadi, memahami product knowledge adalah hal yang wajib bagi CS. Biasanya sebelum Anda ditugaskan, Anda akan ditraining dulu mengenai apa dan bagaimana perusahaanmu bekerja. Tentu saja, sebagai CS Anda juga harus terus aktif bertanya kepada atasan jika menemukan sesuatu yang membuat Anda bingung.
3. Responsif dan Cepat dalam Melayani
Seperti yang sudah disinggung di atas bahwa kecepatan adalah kunci memenangkan persaingan di era 4.0 ini. Seorang CS harus mampu cepat dalam melayani, namun bukan berarti terburu-buru. Cepat berarti mampu menyelesaikan masalah konsumen secara cepat dan tepat.
Selain itu harus responsif, mengingat konsumen jumlahnya sangat banyak dengan masalah yang beraneka ragam pula. Bisa jadi masalah yang dikeluhkan atau pertanyaan yang diajukan berbeda-beda, untuk itulah seorang customer service yang baik harus responsif dalam melayani konsumen.
4. Mampu Meyakinkan Pelanggan
Selain bertugas melayani pelanggan, CS biasanya juga ditujukan agar konsumen itu tidak hanya bertanya melainkan juga melakukan tindakan seperti membeli produk, menggunakan jasa atau membeli dalam jumlah yang lebih banyak dari sebelumnya.
Agar pelanggan mau melakukan apa yang menjadi goals kita, tentu seorang CS harus mampu meyakinkan kepada pelanggan tersebut bahwa produk yang kita miliki adalah yang terbaik untuk mereka. CS juga harus bisa meyakinkan agar konsumen itu percaya (trust) terhadap perusahaan kita.
Bagaimana agar konsumen itu bisa yakin dan percaya? Kita harus tahu dulu apa masalah/keluhan yang dialami konsumen tersebut, kemudian kita yakinkan bahwa produk kita mampu mengatasi masalah yang dialami konsumen. Untuk membuat percaya, kita bisa tunjukan fitur-fiturnya, kelebihan hingga testimoni dari pelanggan sebelumnya.
5. Jangan Mudah Marah – Tips Menjadi Cutomer Service
Terkadang pelanggan itu memang pengennya cepet, ngga mau nunggu dan ngga mau tau. Pokoknya segera dilayani dan masalah segera di atasi. Intinya pelanggan dengan berbagai macam sifat itu sering memancing para CS untuk naik darah alias marah.
Karena itulah CS itu diperlukan orang-orang yang sabar dan tidak mudah marah, jika disenggol sedikit saja sudah marah tentu kasihan pelanggannya. Bukannya jadi pelanggan malah kabur, parahnya dia bisa ngomong ke orang-orang bahwa pelayanan di Perusahaan kita jelek. Hemm tidak mau begitu kan?
Jadi, untuk menjadi customer service yang baik harus bisa mengontrol emosi ketika sedang melayani konsumen. Hadapi dengan tenang dan penuh kesabaran. Tapi sulit? Iyaa, tapi jika sering di latih pasti bisa kok !
6. Jangan Mudah Tersinggung
Emang ada-ada perilaku pelanggan itu, selain bikin marah kadang kata-katanya juga menyakitkan layaknya hati ditusuk jarum. Kalau satu dua mungkin tidak terasa, tapi kalau apesnya setiap hari ketemu pelanggan yang seperti itu? Yaa harus memiliki hati sekuat baja, agar tidak mudah ditembus dan tersinggung.
Jika Anda sebagai CS baru, usahakan jangan muda baper (bawa perasaan) alias tersinggung. Biarkan omongan pelanggan itu dijadikan sebagai masukan bagi Anda dan Perusahaan. Sekali lagi jangan mudah tersinggung !.
7. Jangan Bertindak Tergesa-gesa
Orang yang tergesa-gesa biasanya tidak teliti, lupa atau ada aja yang terlewat. Begitu juga dengan CS, jika tergesa-gesa bisa saja membuat pelayanan tidak maksimal, misalnya ada satu langkah yang terlewati atau ada informasi pelanggan yang tidak ter record dan lain sebagainya.
Lho bukankah jadi CS itu dituntut cepat ya? Iyaa, cepat dengan tergesa-gesa itu beda. Cepat berarti melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur dengan waktu yang cepat. Apa contohnya pekerjaan tergesa-gesa?
Kalau Anda sedang merasa ingin buang air kecil dan sudah sampai di ujung, tiba-tiba ada pelanggan telephone. Anda pasti ingin segera selesai bukan? Nah itulah contohnya, tapi kalau itu kan karena keadaan, jadi masih dimaklumi. Tapi kalau sebab lain seperti sedang tidak mood, atau alasan lain yang menunjukan ketidakprofesionalitas tentu tidak baik bukan sebagai customer service?
8. Penampilan Yang Rapi dan Wangi
Jika Anda merupakan customer service yang berhadapan langsung dengan konsumen, menggunakan pakaian yang rapi, rambut rapi dan wangi adalah hal yang wajib.
Anda adalah garda terdepan, sehingga penampilan Anda mewakili perusahaan Anda. Yang konsumen lihat tentang Anda adalah bagaimana mereka melihat Perusahaan Anda.
Tidak heran apabila Customer Service itu biasanya yang dicari adalah orang yang good looking, rapi, dan memiliki badan yang ideal.
9. Berikan Layanan Yang Terbaik
Setiap customer service harus bekerja sesuai dengan SOP dan memberikan pelayanan yang terbaik. Layanan yang terbaik ini bisa dilatih berdasarkan panduan menjadi customer service yang baik, diantaranya dengan banyak senyum, tunjukan rasa hormat, gunakan bahasa yang baik, posisi duduk yang sopan dan masih banyak lagi.
10. Beri Pertanyaan Terakhir dan Ucapkan Terimakasih
Satu hal yang sering dilupakan oleh Customer Service adalah mengucapkan terimakasih ketika pelayanan telah berakhir. Sebelum itu tanyakan juga dengan pertanyaan terakhir seperti “apakah ada yang bisa kami bantu lagi bapak?”.
Jika tidak ada kita tutup dengan closing statement “kalau tidak ada, kami ucapkan terimakasih bapak atas kerjasamanya, selamat siang!”.
Nah, kurang lebih itu 10 tips untuk menjadi customer yang baik. Selanjutnya bisa baca artikel yang lain berikut ini :
1. 9+ Tips Saat Interview Yang Perlu Anda Pahami
2. 9 Tips Bekerja Dengan Ikhlas Tanpa Beban Apapun
3. Tips Mengatur Waktu Dengan Baik Agar Sukses
