Tugas Admin Kantor: Kualifikasi, Keahlian dan Gajinya

Kitapunya.net, – Salah satu profesi yang cukup populer di Indonesia adalah admin kantor. Mengetahui tugas-tugas dan keahlian profesi admin kantor cukup penting terutama kamu yang akan atau bercita-cita menjadi admin kantor.

Sebelum itu, apa itu admin kantor?

Pengertian admin kantor adalah orang yang bertanggung jawab untuk menjalankan berbagai tugas administratif serta mendukung tugas-tugas manajemen dari sebuah perusahaan.

Admin kantor biasanya bekerja di bawah kepemimpinan seorang manajer atau supervisor, tetapi juga dapat bekerja secara mandiri dalam proyek-proyek tertentu.

Untuk menjadi seorang Admin kantor setidaknya harus memiliki beberapa keterampilan seperti organisasi, komunikasi, dan komputer yang baik, serta kemampuan untuk menyelesaikan berbagai tugas dalam waktu yang singkat dan efisien.

Tugas Admin Kantor

Sudah saya singgung di atas, bahwa admin kantor bertanggung jawab dalam menjalankan tugas administratif sebuah perusahaan serta mendukung manajemen sebuah perusahaan.

Di bawah ini adalah beberapa tugas admin kantor secara umum, tugas-tugas dibawah ini tidak melulu sama di setiap perusahaan. Hal itu bergantung dari jumlah karyawan dan posisi yang tersedia dalam satu departemen.

1. Mengelola dokumen-dokumen kantor

Salah satu tugas Admin kantor adalah mengelola dokumen kantor yang terdiri dari surat, laporan, proposal, kontrak, nota, kwitansi, dan dokumen lainnya yang berkaitan dengan kegiatan kantor.

Admin kantor harus memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut tersimpan dengan baik, rapi, dan mudah diakses oleh orang yang berwenang.

2. Mencatat dan membuat agenda kantor

Tugas Admin kantor selanjutnya adalah membuat agenda kantor yang mencakup jadwal rapat, kegiatan, deadline, dan hal-hal penting lainnya yang harus dilakukan oleh karyawan dan pimpinan kantor.

Seorang admin kantor harus membuat Agenda kantor yang rapi, jelas, dan teratur agar semua orang dapat mengikuti dan menyesuaikan diri dengan rencana kerja kantor.

3. Mengurus surat masuk dan surat keluar

Salah satu tugas admin kantor yang cukup rutin adalah mencatat surat masuk dan surat keluar. Admin kantor harus mencatat nomor, tanggal, perihal, pengirim, penerima, dan disposisi dari setiap surat yang masuk dan keluar dari kantor.

Hal ini penting untuk memantau arus komunikasi dan informasi yang terjadi di dalam dan di luar kantor.

4. Menginput data-data perusahaan

Admin kantor juga bertugas untuk melakukan input data yang berkaitan dengan kegiatan dan hasil kerja kantor. Data-data tersebut dapat berupa data keuangan, data kepegawaian, data inventaris, data pelanggan, data proyek, dan data lainnya yang relevan.

Admin kantor harus melakukan input data dengan teliti, akurat, dan cepat agar data tersebut dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dan pengambilan keputusan.

5. Mengarsipkan dokumen-dokumen perusahaan

Tugas admin kantor yang kelima adalah mengarsipkan dokumen-dokumen penting kantor yang sudah tidak digunakan lagi atau sudah selesai masa berlakunya.

Dokumen-dokumen penting tersebut dapat berupa dokumen hukum, dokumen perizinan, dokumen kontrak, dokumen akuntansi, dan dokumen lainnya yang memiliki nilai historis atau legal bagi kantor. Admin kantor harus mengarsipkan dokumen-dokumen tersebut dengan sistematis, aman, dan mudah dicari jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

6. Menjawab telepon yang masuk

Tugas admin kantor salah satunya adalah menjawab telepon yang masuk ke nomor telepen kantor. Tugas ini mungkin terlihat sederhana, tapi sebenarnya cukup keahlian dan pengetahuan yang banyak tentang urusan kantor agar dapat menjawab telepon dengan baik.

Admin kantor harus bisa berkomunikasi dengan baik dengan siapa pun yang menelepon, baik itu klien, mitra, atau rekan kerja. Kamu harus bisa memberikan informasi yang akurat dan cepat, serta menyelesaikan masalah yang mungkin timbul. Kamu juga harus bisa menghubungkan telepon ke orang yang tepat, atau mencatat pesan jika perlu.

7. Mengatur akomodasi perjalanan atasan

Tugas admin kantor yang selanjutnya adalah merencanakan dan mengkoordinasikan segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanan dinas atasan, seperti tiket pesawat, hotel, transportasi, jadwal pertemuan, dan lain-lain.

Kamu harus bisa mencari pilihan yang terbaik dan termurah, serta memastikan bahwa semua dokumen dan persyaratan perjalanan sudah lengkap dan sesuai.

8. Menjadi notulen saat rapat

Tugas admin kantor yang kedelapan adalah menjadi notulen saat rapat. Tugas ini mengharuskan seorang admin kantor untuk mencatat semua hal penting yang dibahas dalam rapat, seperti agenda, keputusan, tindak lanjut, dan tanggung jawab masing-masing pihak.

Dalam menjalankan tugas ini, admin kantor harus bisa menulis dengan jelas dan rinci, serta menyampaikan hasil notulen kepada semua peserta rapat dalam waktu yang singkat.

9. Menyiapkan bahan rapat / presentasi

Selain menjadi notulen saat rapat, admin kantor terkadang juga dimintain tolong oleh atasan untuk menyiapkan bahan rapat seperti membuat bahan rapat atau presentasi.

Tugas ini melibatkan proses pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data atau informasi yang dibutuhkan untuk rapat.

Kamu harus bisa menggunakan berbagai aplikasi komputer, seperti Microsoft Word, Excel, PowerPoint, dan lain-lain, untuk membuat dokumen, tabel, grafik, presentasi, dan lain-lain yang menarik dan informatif.

10. Mengatur persediaan ATK (alat tulis kantor)

Tugas admin kantor yang kesepuluh adalah mengatur persediaan alat tulis kantor. Tugas ini berkaitan dengan pengadaan dan pendistribusian ATK kepada semua karyawan di kantor.

Kamu harus bisa menghitung kebutuhan ATK secara periodik, membuat daftar permintaan pembelian, melakukan negosiasi harga dengan supplier, melakukan penerimaan dan pengecekan barang, serta menyimpan dan mendistribusikan ATK sesuai permintaan.

11. Membuat laporan kinerja

Tugas yang terakhir adalah membuat laporan kinerja yang telah dilaksanakan sebulan. Mungkin ini tugas setiap posisi, dimana semua pekerja wajib melaporkan apa yang dikerjakannya selama satu bulan.

Persyaratan Untuk Menjadi Admin Kantor

Untuk menjadi admin kantor, Anda harus memenuhi kualifikasi berikut:

Lulusan minimal D3 dari jurusan administrasi, manajemen, atau sejenisnya
Mampu mengoperasikan komputer dan aplikasi perkantoran seperti Microsoft Office, Google Docs, dan lain-lain
Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik lisan maupun tulisan
Memiliki keterampilan organisasi, manajemen waktu, dan penyelesaian masalah
Bersedia bekerja di bawah tekanan dan dengan deadline yang ketat
Memiliki pengalaman kerja minimal 1 tahun di bidang administrasi atau sejenisnya
Memiliki sikap profesional, jujur, disiplin, dan bertanggung jawab

Keahlian yang Harus Dimiliki Admin Kantor

Untuk menjadi seorang admin kantor yang handal dan sukses, setidaknya kamu perlu memiliki dan mengembangkan beberapa skill untuk mendukung pekerjaan kamu sehari-hari.

Skill-skill dibawah ini tidak hanya berguna untuk menyelesaikan tugas-tugas administratif, tetapi juga untuk berinteraksi dengan rekan kerja, atasan, dan klien. Berikut adalah delapan skill admin kantor yang penting untuk Anda miliki:

1. Kemampuan Komunikasi yang Baik

Komunikasi adalah kunci dari pekerjaan admin kantor. Anda harus dapat menyampaikan informasi dengan jelas, tepat, dan efektif, baik secara lisan maupun tertulis.

Anda juga harus dapat mendengarkan dengan baik dan memahami apa yang dibutuhkan oleh orang lain. Selain itu, Anda harus dapat beradaptasi dengan gaya komunikasi yang berbeda-beda, tergantung pada situasi dan audiens.

2. Detail oriented

Sebagai admin kantor, Anda harus memiliki perhatian yang tinggi terhadap detail. Anda harus dapat mengelola data dengan akurat dan teliti, serta menghindari kesalahan-kesalahan yang dapat merugikan perusahaan.

Anda juga harus dapat memeriksa kembali pekerjaan Anda sendiri dan orang lain, serta memberikan feedback yang konstruktif.

3. Kemampuan manajemen waktu yang baik

Manajemen waktu adalah salah satu skill admin kantor yang paling penting. Anda harus dapat menentukan prioritas tugas-tugas Anda, serta menyelesaikannya sesuai dengan deadline yang ditetapkan. Anda juga harus dapat mengatur jadwal kerja Anda sendiri dan orang lain, serta menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan yang terjadi.

4. Kemampuan asar-dasar komputer

Sebagai admin kantor, Anda harus menguasai kemampuan asar-dasar komputer, seperti mengoperasikan Microsoft Office, email, internet, dan aplikasi-aplikasi lain yang relevan dengan pekerjaan Anda. Anda juga harus dapat belajar dan menggunakan software-software baru yang mungkin diperlukan oleh perusahaan.

5. Kemampuan organisasi

Kemampuan organisasi adalah kemampuan untuk mengatur dan menyimpan dokumen-dokumen, file-file, dan barang-barang lain yang berkaitan dengan pekerjaan admin kantor. Anda harus dapat membuat sistem penyimpanan yang rapi dan mudah diakses, serta memelihara kebersihan dan kerapian kantor.

6. Kemampuan kerjasama yang baik

Kerjasama adalah salah satu aspek penting dari pekerjaan admin kantor. Anda harus dapat bekerja sama dengan rekan kerja, atasan, dan klien, serta memberikan dukungan dan bantuan yang dibutuhkan. Anda juga harus dapat menghargai dan menghormati pendapat dan ide-ide orang lain, serta menyelesaikan konflik-konflik yang mungkin terjadi dengan cara yang profesional.

7. Kemampuan administratif

Kemampuan administratif adalah kemampuan untuk melakukan tugas-tugas administratif yang berkaitan dengan pekerjaan admin kantor, seperti membuat laporan, surat-menyurat, invoice, memo, agenda rapat, dan lain-lain. Anda harus dapat membuat dokumen-dokumen tersebut dengan format yang sesuai dan bahasa yang baku, serta memastikan bahwa informasi-informasi yang disampaikan adalah akurat dan lengkap.

8. Multitasking

Multitasking adalah kemampuan untuk melakukan beberapa tugas secara bersamaan atau bergantian dengan cepat dan efisien. Sebagai admin kantor, Anda mungkin akan dihadapkan dengan berbagai macam tugas yang berbeda-beda dalam satu waktu. Anda harus dapat menangani tugas-tugas tersebut tanpa mengorbankan kualitas pekerjaan Anda.

Itulah delapan skill admin kantor yang penting untuk Anda miliki jika ingin menjadi seorang admin kantor yang handal. Skill-skill ini tidak hanya akan membantu Anda dalam menjalankan pekerjaan Anda, tetapi juga dalam meningkatkan karir Anda di masa depan.

Gaji Admin Kantor

Salah satu pekerjaan yang banyak diminati oleh lulusan SMA/SMK atau D3 adalah admin kantor. Admin kantor adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengurus berbagai hal administrasi di sebuah perusahaan, seperti membuat surat, menyimpan dokumen, mengatur jadwal, dan lain-lain. Admin kantor biasanya memiliki keterampilan seperti komunikasi, organisasi, komputer, dan bahasa asing.

Lalu berapa sih gaji admin kantor di Indonesia? Berikut ini adalah gaji admin kantor di Indonesia:

No	Kota	Provinsi	Gaji Admin Kantor
1	Jakarta	DKI Jakarta	Rp 6.500.000
2	Bandung	Jawa Barat	Rp 4.100.000
3	Surabaya	Jawa Timur	Rp 4.100.000
4	Medan	Sumatera Utara	Rp 3.900.000
5	Makassar	Sulawesi Selatan	Rp 3.700.000
6	Semarang	Jawa Tengah	Rp 3.600.000
7	Denpasar	Bali	Rp 3.600.000
8	Palembang	Sumatera Selatan	Rp 3.600.000
9	Yogyakarta	DI Yogyakarta	Rp 3.500.000
10	Balikpapan	Kalimantan Timur	Rp 3.500.000
11	Batam	Kepulauan Riau	Rp 3.500.000
12	Pekanbaru	Riau	Rp 3.400.000
13	Malang	Jawa Timur	Rp 3.400.000
14	Manado	Sulawesi Utara	Rp 3.400.000
15	Banjarmasin	Kalimantan Selatan	Rp 3.300.000

Sumber: BPS, JobStreet, Indeed (Oktober, 2023)

Kesimpulan

Demikian tugas admin kantor, kualifikasi dan gajinya. Semoga dengan mengetahui tugas-tugas di atas kamu menjadi lebih semangat dalam meraih cita-cita sebagai admin kantor.

Dan buat kamu yang sudah akan melamar pekerjaan di posisi ini, semoga dilancarkan dan diterima kerja sebagai admin kantor.