10 Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Perkantoran

10 Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Perkantoran – Sebuah layanan administrasi harus mampu melaksanakan kegiatan secara efektif dan mendukung kinerja sebuah perusahaan. Entah itu di perusahaan maupun sebuah kantor sekalipun. Jika kamu mendengar posisi ini, apa yang terlintas pertama kali?

Apakah rang yang berurusan dengan arsip data? surat menyurat? membuat jadwal agenda kantor atau bahkan malah kepikiran sebagai sekertaris?

Ya, itu adalah sebagian dari tugas dan tanggung jawab seorang administrasi perkantoran. Masih banyak tugas-tugasnya yang lain, beberapa yang tidak disebutkan disini mungkin yang sifatnya teknis dan tergantung perusahaan tersebut bergerak dalam bidang apa.

Biar lebih memahami tugas administrasi perkantoran, lebih baik kita tahu dulu sebenarnya apa sih pengertian administrasi perkantoran itu? Simak ulasannya di bawah ini :

Apa itu Administrasi Perkantoran?

Administrasi perkantoran adalah seluruh pengorganisasian kegiatan rutin dalam pengelolaan data dan informasi di dalam perusahaan sebagai sarana mencapai tujuan kantor secara sistematis dan terencana.

Mereka yang ada di posisi ini merupakan seorang perencana, organizer, pengarah, penyelenggara, dan pengawas berbagai pekerjaan serta tata tertib yang ada di lingkungan kantor.

Secara teknis, pegawai administrasi perkantoran akan melaksanakan kegiatan operasional, menyusun laporan, dan menciptakan suasana kerja yang efektif dan teratur.

Beberapa ahli juga mengemukakan pendapatnya mengenai pengertian administrasi perkantoran

• William Spriegel dan Ernest Daview menyatakan bahwa administrasi perkantoran adalah kagiatan yang memberikan tujuan pada seluruh kegiatan operasional
• Arthur Granger menyatakan bahwa administrasi perkantoran berfungsi untuk melaksanakan komunikasi kantor dengan tepat dan tata pelayanan kegiatan dokumentasi.

Baca juga : Prospek Kerja Administrasi Bisnis Dengan Gaji Terbaik

10 Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Perkantoran

Berikut tugas seorang administrasi perkantoran yang akan Kamu ketahui :

1. Menyusun Agenda Kantor

Sebuah perusahaan yang kecil jarang memiliki seorang sekretaris, pegawai atau staff perkantoran akan berada di posisi tersebut. Mereka bertanggung jawab mengatur jadwal pertemuan dari pihak eksternal supaya tidak saling bertabrakan.

Termasuk agenda dari pak bos besar. Staff administrasi akan memasukkan agenda dalam jadwal yang telah dibuat, jika memiliki sistem online tentu akan lebih memudahkan.

Jadwal agenda kantor ini bisa dilihat oleh para atasan, namun biasanya staff tetap mengingatkan kepada bosnya bahwa akan ada agenda dalam waktu dekat dll.

Kemudian, pada saat hari H administrasi perkantoran akan meneruskannya ke pihak internal yang bertugas untuk melakukan pertemuan.

Tentu saja untuk mengatur jadwal yang begitu pada bukan sesuatu yang mudah, kamu harus pandai-pandai dalam memanajemen waktu.

2. Menerima Panggilan Telepon

Bagian administrasi perkantoran biasanya mengangkat dan menjawab panggilan telepon untuk kemudian disambungkan ke bagian Front Office. Namun, tidak jarang kalau tugas ini khusus diberikan untuk staff administrasi perkantoran.

Tugas penting lainnya yang harus dilakukan ketika menerima telepon adalah memberikan pelayanan yang ramah dan alur komunikasi yang jelas. Apabila perlu, informasi yang mendadak dan harus selalu diingat bisa dicatat di sebuah kertas memo.

3. Data Entry (Memasukkan Data)

Informasi lain yang berhubungan dengan data pelanggan dan seluruh transaksi perusahaan diserahkan kepada staff administrasi perkantoran untuk diinput dan direkap.

Diperlukan koordinasi dengan divisi lain yang akan mengirimkan data kepada staff administrasi perkantoran dengan keperluan data entry. Rekap akan disalurkan kepada divisi akuntan.

Namun, apabila staff administrasi perkantoran merangkap sebagai akuntan, cukup pastikan agar dapat disimpan dengan baik.

4. Mengumpulkan dan Mengarsipkan Data

Sebelumnya, data entry diperuntukkan bagi data yang sifatnya elektronik dan berada di komputer. Arsip elektronik harus dijadikan satu folder sesuai kriteria tertentu agar tidak kesusahan ketika mencarinya.

Selain itu, data-data fisik seperti kuitansi, struk, surat pajak, surat jalan, dan invoice pembayaran bisa diarsipkan menggunakan map, kemudian diletakkan di ruangan khusus arsip dalam wadah yang sudah disediakan.

5. Membuat Laporan

Seluruh aktivitas produksi di lingkup kantor akan diketahui oleh administrasi kantor. Dari situlah mereka akan menangani laporan produksi, pemberian gaji, dan pengiriman dari perusahaan untuk dilakukan verifikasi dan evaluasi yang memadai.

Laporan akan ditinjau kembali kelengkapannya, sehingga dapat dievaluasi mengenai kinerja karyawan dan sejauh mana hasil yang sudah diperoleh oleh kantor tersebut.

6. Mengawasi Pekerjaan di Area Kantor

Karyawan kantor harus memenuhi standar dan prosedur yang sudah ditetapkan. Hal itu menyebabkan bagian administrasi perkantoran bertugas untuk mengawasi pekerjaan dan administrasinya.

Mereka akan mengecek seluruh kelengkapan yang sudah dijadikan acuan, mengawasi standar kualitas, batas waktu, dan tata cara yang tepat. Tugas ini akan menentukan keberlangsungan produktivitas kantor yang seharusnya dapat berjalan lancar.

7. Menangani Pelanggan

Tidak sedikit pelanggan yang menghubungi perusahaan untuk sekadar bertanya, meminta bantuan, atau mengeluhkan pelayanan yang didapatkan. Pelanggan berhak menerima umpan balik yang sesuai dengan bentuk komunikasi yang sopan dan jelas.

Administrasi perkantoran bertugas untuk memenuhi hasrat pelanggan tersebut dengan memenuhi kebutuhan dan alasan mengapa pelanggan menelepon atau menghadap ke kantor secara langsung.

8. Menjadi Notulens pada saat Rapat

Terkadang seorang staff administrasi perkantoran akan ditugaskan untuk menjadi notulensi rapat, atau orang yang mencatat point-point penting dalam rapat seperti usulan, kritik sampai hasil rapat itu sendiri.

Selain melakukan pencatatan terhadap isi rapat, juga menyiapkan dokumentasi rapat termasuk menyiapkan absensi atau daftar hadir peserta rapat.

9. Koordinasi dengan Staff Administrasi Lain

Pada beberapa perusahaan lain staff administrasi perkantoran tidak hanya berjumlah satu orang, bisa jadi dalam satu divisi terdapat 2 staff administrasi yang mana tentu terdapat pembagian tugas. Belum lagi staff administrasi dari divisi lain semisal penjualan.

Koordinasi dengan karyawan lain adalah sebuah keharusan, agar tidak terjadi miss komunikasi dan kesalahan dalam bekerja. Maka dari itu, salah satu tugas dan tanggung jawab Administrasi perkantoran adalah berkoordinasi dengan staff yang lain.

10. Tugas Lain Administrasi Perkantoran

Tugas seorang administrasi perkantoran dapat dibagi lagi menjadi beberapa tugas kecil yang juga harus dilaksanakan

• Membimbing dan mengarahkan karyawan yang mengalami kesulitan dalam bekerja, kemudian memberikan solusi yang tepat untuknya
• Menerapkan kebijakan kantor dan standar pelayanan untuk keberlangsungan manajemen
• Membahas dan membantu mencari jalan keluar terhadap karyawan yang sedikit bermasalah dengan prestasi dan kinerjanya di kantor
• Melatih karyawan yang masih baru dan memberikan instruksi
• Ikut campur dalam perekrutan, wawancara, dan pemilihan karyawan
• Menginformasikan prosedur pekerjaan yang ditetapkan oleh kantor kepada staff lainnya

Baca juga : Tugas Seorang Staff Administrasi dan Gajinya

Kualifikasi Administrasi Perkantoran

Berikut adalah beberapa kualifikasi administrasi perkantoran yang umumnya dibutuhkan oleh perusahaan:

• Memiliki gelar sarjana atau diploma dalam bidang administrasi, manajemen, atau sejenisnya.
• Mampu mengoperasikan komputer dan perangkat kantor lainnya, seperti printer, scanner, fax, dan telepon.
• Menguasai aplikasi Microsoft Office, seperti Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik lisan maupun tulisan, dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris.
• Memiliki keterampilan organisasi, manajemen waktu, dan penyelesaian masalah yang baik.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim, serta beradaptasi dengan lingkungan kerja yang beragam.
• Memiliki sikap profesional, sopan, ramah, dan bertanggung jawab.
• Bersedia mengikuti pelatihan dan pengembangan diri yang diselenggarakan oleh perusahaan.

Gaji Administrasi Perkantoran

Kamu bisa mendapatkan gaji sebesar Rp2.000.000 hingga Rp3.000.000 sebagai seorang administrasi perkantoran.

Di beberapa perusahaan atau kantor yang sudah besar dan terletak di kota-kota besar memberikan gaji yang lebih besar, yaitu berkisar antara Rp4.000.000 hingga Rp7.500.000 setiap bulannya.

Kesimpulan

Tugas administrasi perkantoran memiliki lingkup yang luas dengan tugas yang beragam. Kamu akan lebih banyak berurusan di meja kantor, arsip data, entry data, scheduling dan menerima panggilan telepon dari kantor lain.

Untuk menjadi administrasi perkantoran pastikan Kamu menyukai cara kerja yang disiplin, tepat waktu, teratur, dan teliti. Penampilan yang rapi dan good looking akan memperbesar peluang diterima di perusahaan tersebut.