Tugas dan Tanggung Jawab Office Manager Serta Persyaratannya – Mencari pengalaman baru menjadi beberapa pilihan untuk mereka yang menginginkan naik level. Yaa, siapa sih yang tidak pengen mendapatkan kehidupan yang lebih baik dengan gaji yang lebih tinggi.
Saya rasa itu sah-sah saja. Artikel ini diperuntukkan untuk mereka yang ingin tahu mengenai jobdesk atau tugas dari office manager. Kamu mungkin salah satu orang yang kepengen untuk melamar pekerjaan sebagai office manager, bukankah begitu?
Sehingga sangat penting untuk mengetahui apa saja yang menjadi tugas dan tanggung jawab seorang office manager. Sehingga kamu bisa memanfaatkannya untuk menyusun strategi pada saat recruitmen nanti, misalnya pada saat wawancara kamu bisa menonjolkan beberapa skills-skills yang memang dibutuhkan pada posisi ini.
Tugas dan Tanggung Jawab Office Manager
Office manager bertugas untuk mengatur dan mengkoordinasikan administrasi dan prosedur kerja di kantor, memastikan efektifitas, efisiensi dan keselamatan para staff.
Office manager juga bertanggung jawab terhadap kinerja staffnya, sehingga akan mengurusi mulai dari pelaporan, pelatihan, target, delegasi tugas hingga mengevaluasi kinerja para staff kantor setiap bulannya.
Menjadi office manager memang tidaklah mudah, diperlukan skill kepemimpinan yang kuat dan kemampuan mengatur para staffnya agar berkinerja tinggi.
Berbagai skills ini dibutuhkan mengingat tugasnya yang cukup besar, dan berikut ini adalah beberapa tugas dan tanggung jawab Office Manajer secara umum.
- Memberikan dan membagi tugas kepada staffnya sesuai dengan posisinya masing-masing.
- Menentukan jadwal rapat dengan staff.
- Bersama-sama dengan manajer lain untuk membuat kebijakan kantor yang diperlukan.
- Membuat dan mengatur prosedur/SOP pekerjaan staff kantor.
- Memastikan semua pekerjaan staff berjalan dengan baik.
- Bernegosiasi dengan pihak ketiga demi kepentingan perusahaan.
- Mempresentasikan laporan yang berhubungan dengan departemennya kepada atasan.
- Bertanggung jawab untuk mengelola layanan kantor dengan memastikan seluruh layanan berjalan sesuai dengan prosedur.
- Melakukan perencanaan (planning) dan pelaksanaan pekerjaan di kantor.
- Melakukan penilaian kinerja para staff kantor.
- Memantau tanggung jawab dan tugas staff kantor.
- Bersama dengan HR untuk merekrut staff kantor baru dan memberikan pelatihan kepada karyawan tersebut.
- Memberikan bimbingan, masukan, pelatihan kepada staff kantor untuk meningkatkan kinerja.
- Menjaga keharmonisan diantara staff kantor dan melakukan motivasi untuk meningkatkan semangat kerja.
- Berpartisipasi aktif dalam perencanaan dan pelaksanaan acara perusahaan.
- Bertanggung jawab untuk mengembangkan standar dan mempromosikan kegiatan yang meningkatkan prosedur operasional.
- Merancang dan mengimplementasikan sistem pengarsipan.
- Menetapkan dan memantau prosedur untuk pencatatan.
- Memastikan keamanan, integritas, dan kerahasiaan data.
- Menerapkan perubahan prosedural dan kebijakan untuk meningkatkan efisiensi operasional.
- Monitor dan pertahankan inventaris perlengkapan kantor.
- Tinjau dan setujui akuisisi persediaan kantor.
- Menjaga lingkungan kerja yang aman dan terlindungi.
Baca juga : Tugas Seorang Staff Administrasi dan Gajinya
Persyaratan Yang Harus Dipenuhi Calon Office Manager
Menjadi office manager tentu bukan perkara yang mudah, tidak bisa semerta-merta langsung bisa menjadi manager. Hal ini dikarenakan untuk menjadi manager haru mengerti sedikit-sedikit mengenai lingkup kerja di departemen terkait.
Berikut adalah beberapa persyaratan yang biasanya diberikan oleh HRD kepada para calon pelamar office manager:
- Memiliki pengalaman minimal 2 tahun dalam bidang terkait sebagai supervisor/manajer.
- Memiliki pengetahuan tentang manajemen kantor, sistem dan prosedur kerja.
- Memiliki keahlian manejemen waktu yang baik.
- Mampu melakukan banyak tugas dan bisa menyusun skala prioritas.
- Detail dan memiliki keterampilan dalam pemecahan masalah.
- Memiliki kemampuan komunikasi tertulis dan verbal yang sangat baik.
- Memiliki kemampuan perencanaan yang kuat.
- Mahir aplikasi komputer seperti Ms Office.
- Memiliki pengetahuan tentang manajemen akuntansi, manajemen data, kearsipan dan administrasi.
- Memiliki pengetahuan tentang prinsip bisnis, manajemen, dan manajemen SDM.
- Mampu bekerja dibawah tekanan.
Baca juga : Tugas dan Tanggung Jawab CMO (Credit Marketing Officer) Di Perusahaan Finance
Skills Yang Dibutuhkan Office Manager
Berikut ini adalah beberapa skill dasar yang harus dimiliki oleh office manager :
- Komunikasi
- Analysis and Assesment
- Problem Solving
- Membuat Keputusan
- Planning Organization
- Manajemen Waktu
- Leadership
- Integrity
- Teamwork
- Budgeting
- Supply Management
Baca juga : 10 Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Perkantoran
Kurang lebih itu adalah beberapa ulasan mengenai tugas dan tanggung jawab office manager. Share artikel ini kepada temanmu yang harus baca artikel ini !
