Tugas General Affair (GA): Kualifikasi, Keahlian, Jenjang Karir dan Gajinya

Tugas General Affair (GA) Di Perusahaan dan Gajinya – Pernahkah Kamu mendengar posisi General Affair dalam sebuah perusahaan? Pasti sudah kan? Apalagi yang sudah pernah bekerja di perusahaan-perusahaan besar, pasti sudah pernah berhubungan dengan seorang GA. Hal ini dikarenakan GA merupakan sesoarang yang bertugas dalam melakukan pengadaan barang di perusahaan.

Jadi misalnya, ruanganmu ada satu peralatan kantor yang rusak, sebut saja printer. Nah, untuk memperbaiki printer atau membelikan printer yang baru tersebut merupakan tugas dari seorang General Affair.

Kamu mungkin masih sedikit bingung dan belum begitu jelas dengan tugas General Affair di perusahaan, apalagi jika kamu merupakan para pencari kerja yang baru saja melihat lowongan kerja di posisi ini. Pasti sangat perlu untuk mengetahui tugas-tugas dan tanggung jawabnya bukan? Okee, berikut adalah penjelasannya :

Daftar Isi Artikel

Apa itu General Affair?

General Affair (GA) merupakan jabatan di sebuah perusahaan yang akan berhubungan langsung dengan divisi umum atau kepala operasional.

General affair (GA) adalah salah satu profesi yang bertanggung jawab atas kegiatan operasional dan administrasi di sebuah perusahaan. GA berperan sebagai fasilitator yang menyediakan berbagai kebutuhan logistik, fasilitas, dan sumber daya pendukung untuk seluruh departemen di perusahaan. GA juga harus menjaga hubungan baik dengan vendor, supplier, dan pihak eksternal lainnya yang terkait dengan operasional perusahaan.

Tugas utama seorang general affair adalah mengurus operasional kantor secara rutin dan mengatasi hal-hal yang tidak terduga seperti kerusakan, penggantian, dan perawatan.

Perusahan dengan struktur sederhana atau perusahaan skala kecil biasanya menggabungkan General Affair dengan divisi lain, umumnya sih digabungkan dengan divisi HC (Human Capital). Hal ini dikarenakan tugas GA sangat relate dengan tugas HC, yaitu berkaitan dengan kemaslahatan para karyawan semua.

Dengan penggabungan tersebut, diharapkan seorang General Affair mampu memiliki kemampuan yang tidak jauh berbeda dari HRD. Mereka harus membiasakan diri untuk berkomunikasi dan berkoordinasi dengan karyawan di perusahaan.

Tugas General Affair (GA) Di Perusahaan

Pada umumnya general affair memiliki dua jenis pekerjaan, yaitu pekerjaan rutin dan pekerjaan mendadak. Pekerjaan rutin misalnya : belanja bahan baku, belanja air minum, belanja peralatan dan perlengkapatan kantor.

Sedangkan pekerjaan yang sifatnya mendadak diperlukan ketika terjadi kerusakan atau hal genting lainnya. Dilansir dari berbagai sumber terdapat beberapa tugas utama General Affair yang akan dijelaskan dalam ulasan berikut ini :

1. Melakukan Pengadaan Barang

Tugas seorang General Affair sendiri lebih spesifik apabila dibandingkan dengan HRD. General Affair bertugas melakukan pengelolaan untuk mengadakan barang dan fasilitas operasional perusahaan lainnya.

Kita tahu bahwa di dalam perusahaan pasti ada beberapa aset perusahaan yang harus diganti secara berkala, seperti sabun kamar mandi, trashbag, kertas A4 dan lain sebagainya.

Tugas General Affair adalah melakukan pengadaan barang-barang tersebut. Namun seorang GA juga harus pintar-pintar dalam memilih lokasi pembelian barang, biasanya sebelum melakukan pembelian harus survei terlebih dahulu untuk membandingkan harga sehingga diketahui toko mana yang menjual barang lebih murah.

Hal tersebut dilakukan demi terciptanya efisiensi pembelanjaan barang dan jasa perusahaan. Semakin efisien biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan barang, maka semakin cerdas seorang General Affair dalam mengatur anggaran keuangan

2. Pembelian dan Pembayaran Rutin

Selain terdapat kebutuhan yang harus dibeli rutin, perusahaan biasanya juga memiliki tagihan rutin seperti internet, listrik, air dan telepon yang harus dibayar setiap bulannya.

Pembayaran bulanan tersebut dihandle oleh General Affair. Sehingga seorang GA minimal memiliki catatan apa saja yang harus dibayarkan setiap bulannya, tujuannya agar tidak ada yang terlambat pembayarannya.

Jika tidak ingin repot, bisa menerapkan pembayaran otomatis. Cara ini bisa dipakai jika menggunakan kartu kredit.

3. Tugas General Affair – Pemeliharaan Aset

Setelah membeli dan mengadakan beberapa barang di perusahaan, tugas General Affair (GA) yang selanjutnya adalah melakukan pemeliharan aset yang perusahaan.

Pemeliharaan aset ini bertujuan agar peralatan/perlengkapan kantor milik perusahaan lebih awet dan tidak cepat mengalami kerusakan. Sehingga mencegah terjadinya lonjakan biaya pengadaan barang akibat kerusakan yang terlalu sering.

Beberapa peralatan / perlengkapan kantor yang perlu dirawat antara lain AC, printer, Komputer, Kipas, Kompor, Dispenser dan masih banyak lagi.

4. Pembayaran Tenaga Kerja Harian

Tugas seorang General Affair adalah bertanggung jawab terhadap gaji yang akan diperuntukkan bagi pekerja harian lepas. Di dalam rekap pembukuan, gaji tersebut akan dimasukkan anggaran sumber daya manusia.

Beberapa contoh pembayaran harian misalnya : GA memanggil tukang service AC dikarenakan AC rusak, nah yang melakukan pembayaran sekaligus mengawasi proses perbaikan adalah General Affair

5. Berkomunikasi Dengan Divisi Lain

Pengadaan aset dan fasilitas juga merupakan campur tangan dari divisi lain yang menyampaikan kebutuhan mereka kepada General Affair. GA menghubungkan berbagai divisi perusahaan dengan divisi keuangan.

General Affair bertugas menerima saran dan masukan yang dikomunikasikan, kemudian masukan tersebut berperan sebagai acuan untuk mengelola dana perusahaan. Fasilitas yang diminta juga harus relevan dan penting dengan kegiatan perusahaan.

Apabila tidak memungkinkan untuk pengadaan barang divisi bersangkutan akibat keterbatasan biaya, GA dapat kembali memberi pengertian terhadap divisi tersebut untuk diberikan alternatif lain.

6. Membuat Laporan – Tugas General Affair

General Affair membuat laporan secara berkala untuk keperluan rapat anggaran. Laporan yang lengkap dan bersifat terbuka akan menjadi acuan anggaran dana kedepannya, apakah harus ditambah atau dikurangi.

7. Perizinan dan Relasi Dengan Pihak Eksternal

General Affair akan memenuhi segala kebutuhan perizinan yang diperlukan pihak pimpinan maupun karyawan, baik dalam bentuk surat maupun keterangan lainnya.

Tidak hanya itu, General Affair juga harus membangun hubungan yang baik dengan pihak di sekitar perusahaan, seperti permerintah daerah, organisasi masyarakat, wartawan, dan lain sebagainya.

Supplier barang dan jasa adalah pihak eksternal yang akan berhubungan langsung dengan GA. HRD dan GA berkoordinasi menyusun kontrak kerja, mengecek pembayaran agar tepat waktu, dan mewakili komplain perusahaan kepada pihak supplier berkaitan.

Hubungan yang baik akan mendukung citra yang baik dan profit yang meningkat bagi perusahaan.

Kualifikasi General Affair

Untuk menjadi GA yang profesional, ada beberapa kualifikasi yang harus dipenuhi, antara lain:

Pria atau wanita dengan usia maksimal 35 tahun
Pendidikan minimal D3, untuk manajer umum jurusan manajemen S1
Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
Cepat, tanggap, gesit, dan konsisten
Memiliki pengetahuan tentang K3 (Keselematan dan Kesehatan Kerja), 5R (Ringkas, Rajin, Rapi, Rawat, dan Resik), dan 5S (Metode penataan wilayah kerja ala Jepang)
Akrab dengan sistem laporan
Memiliki skill manajemen dan administrasi
Memiliki kemampuan problem solving
Siap bekerja secara tim maupun individu

Dengan kualifikasi di atas, seorang GA diharapkan dapat menunjang kinerja perusahaan dengan efektif dan efisien. GA juga harus selalu mengikuti perkembangan dan inovasi di bidangnya agar dapat memberikan solusi terbaik bagi perusahaan.

Keahliah Yang Harus Dimiliki General Affair

1. Rapi dan Terstruktur

General Affair tidak akan jauh dari merekap data menjadi satu. Fasilitas dan aset operasional lainnya akan dicatat untuk memudahkan GA mengecek kesesuaian dan kelayakan secara berkala.

Untuk menyokong tugas tersebut, General Affair harus mengutamakan kerapian dan pendataan yang terorganisir dengan baik.

2. Budgeting dan Menajemen Keuangan

General Affair akan bermain dan berurusan dengan manajemen keuangan yang dikeluarkan untuk mendukung kegiatan perusahaan.

Akan lebih baik apabila keluar masuknya keuangan dapat dimanfaatkan secara efektif dan semaksimal mungkin. GA akan mengatur keuangan supaya tidak dihambur-hamburkan dan perusahaan dapat melakukan penghematan anggaran.

3. Cermat dan Teliti

Syarat berikutnya adalah pribadi yang cermat dan teliti. Masuk ke area yang sifatnya operasional tentu tidak mudah karena seluruh kebutuhan harus diawasi dengan baik.

Supaya tidak terjadi kesalahan, membiasakan diri untuk lebih teliti akan sangat baik untuk diterapkan ketika bekerja sebagai General Affair.

4. Mampu Berkomunikasi Dengan Banyak Pihak

GA akan melakukan banyak bentuk komunikasi, baik secara verbal maupun non verbal dengan individu dan kelompok. Apalagi, General Affair mewakili perusahaan untuk mengenal pihak penting yang bersifat eksternal.

Kemampuan komunikasi yang baik menjadi syarat bagi Kamu yang ingin menjadi General Affair. Salah satunya adalah berani mengungkapkan pendapat dan memberi masukan dengan cara yang sopan dan mudah dipahami oleh karyawan yang lain.

Selain keahlian di atas, diperlukan juga beberapa keahlian yang sangat mendukung untuk posisi general affair, diantaranya adalah :

Komunikasi interpersonal: Keahlian ini dibutuhkan untuk berkomunikasi dengan baik dengan semua pihak, baik internal maupun eksternal perusahaan.
Administrasi bisnis: Keahlian ini dibutuhkan untuk mengurus berbagai hal yang berkaitan dengan administrasi perusahaan, seperti anggaran, pembayaran, dokumen, dll.
Manajemen bisnis: Keahlian ini dibutuhkan untuk mengelola dan mengembangkan bisnis perusahaan, serta membuat keputusan yang tepat dan strategis.
Pengarsipan: Keahlian ini dibutuhkan untuk menyimpan dan mengatur data-data penting perusahaan dengan rapi dan sistematis.
Komputer elektronik: Keahlian ini dibutuhkan untuk menggunakan alat-alat elektronik seperti laptop, printer, scanner, dll dengan lancar dan efisien.
Bahasa asing: Keahlian ini dibutuhkan untuk berkomunikasi dengan pihak-pihak asing yang mungkin menjadi mitra atau klien perusahaan.

Jenjang Karir General Affair

General affair (GA) adalah salah satu profesi yang penting dalam sebuah perusahaan. GA bertugas mengurusi berbagai kebutuhan operasional dan logistik perusahaan, seperti pengadaan barang, perawatan aset, perizinan, hubungan dengan pihak eksternal, dan lain-lain. GA juga berperan sebagai fasilitator yang mendukung kinerja seluruh departemen dalam perusahaan.

Namun, banyak orang yang belum mengetahui apa saja jenjang karir yang bisa ditempuh di bidang GA. Padahal, GA memiliki prospek karir yang menarik dan menantang. Berikut ini adalah beberapa jenjang karir yang bisa dijalani oleh GA:

1. Staff general affair

Ini adalah jenjang awal karir sebagai GA. Tugasnya adalah melaksanakan tugas yang berkaitan dengan pengadaan, pendataan, dan perawatan aset perusahaan. Staff GA harus memastikan semua fasilitas perusahaan tetap terjaga dan membuat laporan anggaran dan pembayaran.

2. Supervisor general affair

Ini adalah jenjang karir selanjutnya sebagai GA. Tugasnya adalah mengawasi dan mengkoordinasikan staff GA dalam melaksanakan tugasnya. Supervisor GA juga bertanggung jawab untuk pengadaan sarana dan prasarana kantor, serta menjalin relasi baik dengan pihak eksternal seperti PLN, Pemda, atau kepolisian.

3. Manager general affair

Ini adalah jenjang karir yang lebih tinggi sebagai GA. Tugasnya adalah mengelola dan memimpin tim GA dalam perusahaan. Manager GA harus merencanakan dan membuat kebijakan dan prosedur kerja GA, serta memastikan semua tugas dan fungsi GA berjalan dengan baik. Manager GA juga harus melakukan quality control terhadap barang-barang dan sumber daya yang diperlukan perusahaan.

4. Head of general affair

Ini adalah jenjang karir tertinggi sebagai GA. Tugasnya adalah mengkoordinasikan seluruh pekerjaan kepada tim GA, serta membuat laporan perusahaan kepada pemimpin dan jajarannya. Head of GA harus memiliki visi dan misi yang jelas untuk mengembangkan bidang GA di perusahaan.

Bidang GA adalah bidang yang menawarkan tantangan dan peluang bagi siapa saja yang ingin berkarir di sana. Dengan memiliki keahlian-keahlian di atas, serta motivasi dan dedikasi yang tinggi, Anda bisa mencapai jenjang karir yang Anda impikan di bidang GA.

Gaji Seorang General Affair

Gaji rata-rata dari perusahaan yang mepekerjakan General Affair di Indonesia adalah Rp4.465.282. Berikut beberapa gaji General Affair berdasarkan wilayah

Bandung, gaji Rp5.312.764 per bulan
Jakarta, gaji Rp4.563.699
Surabaya, gaji Rp4.630.183

Beberapa perusahaan besar nasional maupun multinasional memberikan gaji sebesar Rp8.110.000 hingga Rp10.000.000 setiap bulannya.

Kesimpulan

Tugas seorang General Affair memiliki cakupan yang luas dan mewakili seluruh divisi di sebuah perusahaan. Fasilitas operasional akan sepenuhnya dipegang oleh General Affair dan kolaborasi divisi perusahaan yang lain.

Pastikan Kamu mantap untuk berkarir sebagai General Affair dan mampu menjalankan tugas dengan baik.