Tugas Karyawan Notaris – Tanggung Jawab, Kualifikasi dan Gajinya – Papan bertuliskan “Notaris” terpampang di beberapa tempat sebagai penanda adanya kantor notaris. Apabila Kamu cermati, ukuran papan notaris tampak sama antar satu kantor dengan kantor lain.
Kenapa, ya? Alasannya karena para notaris mengikuti Kode Etik Notaris mengenai pemasangan papan. Ukuran yang diperbolehkan hanya 100 cm x 40 cm, 150 cm x 60 cm, dan 200 cm x 80 cm.
Tidak hanya papan, eksistensi kantor notaris juga didukung oleh komponen seperti ruangan kantor yang nyaman, peralatan kantor, dan karyawan. Tugas karyawan notaris adalah sebagai asisten notaris. Apabila Kamu ingin bekerja di bidang tersebut, maka harus akrab dengan UU Kenotarisan dan kewenangan notaris.
Apa itu Karyawan Notaris?
Seorang notaris membutuhkan banyak persiapan dalam pembuatan akta otentik sehingga membutuhkan staff yang menangani hal-hal teknis dalam urusan administratif.
Bagi Kamu yang tertarik menempati posisi ini, harus mampu mengikuti serangkaian prosedur kerja mulai dari tahap persiapan berkas akta hingga penyelesaian akta ataupun pengurusan surat berharga lain.
Persyaratan umum untuk menjadi karyawan notaris antara lain lulusan sarjana hukum, menguasai Microsoft Office, pria/wanita, usia 18 hingga 35 tahun, dan mampu bekerja di bawah tekanan.
Beberapa kantor tertentu ada pula yang mensyaratkan harus pernah magang minimal 6 bulan di kantor notaris. Ada juga yang menerima lulusan SMA/SMK untuk menangani kerjaan yang masih ringan.
Tugas dan Tanggung Jawab Karyawan Notaris
1. Menjadi Saksi Pengesahan Akta
Saksi akta dibutuhkan saat proses pengesahan untuk membuktikan bahwa akta notaris tersebut otentik. Karyawan notaris dapat bertugas sebagai saksi karena salah satu syaratnya adalah saksi dikenal oleh notaris. Karyawan akan mendengarkan pembacaan isi akta notaris dan pembubuhan tanda tangan sebagai bentuk persetujuan.
Saat akta dibacakan, karyawan harus benar-benar paham isinya agar bisa mengonfirmasi bahwa tidak ada kesalahan pada akta tersebut. Karyawan notaris juga dapat menggantikan notaris untuk membacakan akta dihadapan penghadap apabila notaris memiliki agenda mendadak atau masalah kesehatan.
2. Mempersiapkan Pembuatan Akta
Dalam pembuatan akta, tugas karyawan notaris sebatas pada pekerjaan teknis. Tujuannya adalah untuk mempercepat proses pembuatan, dan mempermudah notaris dalam menjalankan perannya. Beberapa hal teknis yang menjadi tugas karyawan notaris dalam pembuatan akta, antara lain:
- Menjalin komunikasi dengan para penghadap;
- Merapikan berkas-berkas agar lebih mudah diambil saat butuh;
- Membuat satu bundel minuta akta per bulan. Jumlah maksimal akta untuk satu bundel adalah 50. Apabila akta lebih dari itu, maka harus dibuat menjadi beberapa bundel;
- Membuat reportorium atau buku daftar akta;
- Membuat buku daftar surat di bawah tangan yang sudah disahkan;
- Membuat buku daftar protes terhadap surat berharga yang diterima/tidak diterima;
- Membuat buku daftar surat yang disyaratkan wajib oleh undang-undang;
- Memasukkan data berupa tanggal pengiriman daftar wasiat di dalam reportorium setiap bulan;
- Membuat buku daftar klaper bagi legalisasi;
- Membuat buku daftar klaper bagi penghadap/pihak;
3. Melakukan Pengarsipan Dokumen
Tujuan dari pengarsipan adalah untuk menyimpan dokumen berdasarkan urutan tertentu secara rapi agar mudah ditemukan saat dibutuhkan.
Merupakan tugas seorang karyawan notaris untuk membantu notaris dalam pendokumentasian karena sangat penting bagi administrasi kantor. Dokumen penting yang disebut juga sebagai Protokol Notaris, adalah:
- Repertorium
- Minuta akta
- Buku daftar akta di bawah tangan yang sudah dilegalisasi
- Buku daftar protes
- Buku daftar nama pihak atau penghadap
- Buku daftar wasiat
- Buku daftar yang penting bagi notaris
Semua data sebaiknya difotokopi terlebih dahulu baru kemudian dijadikan dalam satu file arsip yang dibedakan berdasarkan jenisnya. Salinan tersebut nantinya akan berguna saat notaris menyusun laporan bulanan. Agar memudahkan pengarsipan, karyawan notaris bisa menggunakan aplikasi arsip notaris yang dioperasikan pada komputer secara online.
4. Menjaga Kerahasiaan Dokumen
Selain membantu mengarsipkan, karyawan notaris juga harus menjaga kerahasiaan Protokol Notaris yang merupakan arsip negara. Bahkan dokumen harus tetap dijaga sekalipun notaris sudah pensiun. Nantinya, karyawan notaris harus menyerahkan dokumen tersebut kepada notaris yang baru.
Kualifikasi Menjadi Karyawan Notaris
1. Teliti dan Jujur
Mengelola dokumen penting dalam jumlah banyak, tentu saja membutuhkan ketelitian yang tinggi dalam mengenali dan mengelompokkannya. Saat pembuatan akta, contohnya, banyak dokumen yang harus dibutuhkan.
Sekali saja karyawan tidak telti, maka akan membutuhkan waktu ekstra untuk mengulang dari awal. Memiliki sikap jujur juga penting karena karyawan notaris harus memberikan informasi yang sebenarnya tanpa dilebih-lebihkan
2. Mengetahui Undang-Undang Kenotariatan
Sebagai asisten notaris, tentu saja harus memiliki pengetahuan mengenai UU Kenotariatan atau UU Jabatan Notaris. UU tersebut merupakan pedoman tentang bagaimana seharunya seorang notaris bertugas secara profesional. Dengan memahami seluk beluk isinya, maka karyawan dapat menyokong tugas notaris dengan baik dan sesuai prosedur.
3. Memahami Tata Kearsipan Dokumen Akta
Salah satu tugas karyawan notaris adalah membantu dalam pendokumentasian agar lebih rapi. Konsekuensinya, karyawan harus mengetahui tata kearsipan yang sesuai standar, antara lain:
- Cara penyimpanan sesuai dengan pedoman tertentu sehingga dapat ditemukan dengan cepat. Sebagai contoh: penyimpanan berdasarkan abjad, tanggal/bulan/tahun, jenis urusan (akta jual beli tanah atau surat berharga), nama wilayah, atau berdasarkan kode khusus.
- Memiliki fasilitas yang lengkap, contohnya kertas, karbon, komputer dan alat-alat korespondensi;
- Menggunakan beberapa tempat penyimpanan seperti kotak, lemari, map, rak, dan folder. Alternatif lain adalah disimpan dalam bentuk file digital di komputer.
4. Mengetahui Kewenangan yang Dimiliki Notaris
Saat Kamu berniat menempati posisi karyawan notaris, maka pastikan sudah memahami semua kewenangan notaris. Hal tersebut penting agar Kamu bisa menempatkan diri sebagai bawahan yang mampu menunjang kinerja atasan.
5. Mampu Bekerjasama dalam Tim
Biasanya, notaris mempekerjakan beberapa karyawan notaris untuk membantu tiap pekerjaan. Sehingga tiap karyawan harus memiliki kemampuan kerjasama tim yang bagus.
Tanda-tanda yang menunjukkan kemampuan tersebut adalah mau menghargai pendapat, berkomunikasi dengan efektif dan intensif, saling mempercayai, dan saling menghargai hasil kerja. Agar semakin solid, melakukan kegiatan bersama di luar pekerjaan patut dicoba.
Gaji Karyawan Notaris
Melihat cukup banyaknya tugas karyawan notaris, pasti Kamu penasaran akan berapa banyak gaji yang didapat. Faktor yang mempengaruhi besaran gaji yaitu UMR tiap daerah dan kebijakan notaris.
Apabila menggunakan standar ibukota, besaran gaji berada pada kisaran 3 juta rupiah hingga 5 juta rupiah per bulan. Jumlah tersebut bisa saja bertambah apabila notaris memberikan bonus.
Sedangkan gambaran umum untuk besaran gaji di beberapa daerah lain antara 2,3 juta rupiah hingga 3 juta rupiah. Berdasarkan rata-rata nasional, gaji karyawan notaris sekitar 2,5 juta rupiah. Selain UMR daerah, tingginya gaji juga didasarkan pada banyaknya tanggungan pekerjaan yang diemban, dan lamanya pengalaman kerja sebagai karyawan notaris.
Menjadi karyawan notaris harus memiliki kejujuran, dedikasi tinggi, dan ketelitian saat pengecekan dokumen. Walaupun secara kasarannya hanya sebagai pembantu notaris, namun pengetahuan akan UU Jabatan Notaris dan tata kearsipan akta menjadi kualifikasi khusus yang harus dipenuhi. Dengan memahami ‘aturan mainnya’ maka pelayanan notaris terhadap klien akan lebih baik.
Pekerjaan Terkait :
Administrasi Perkantoran | Pengacara | Hakim | PNS | Dinas Pertanahan dan Tata Ruang
Pendidikan Terkait :
Hukum | Administrasi Keuangan | Akuntansi
