Manajemen Proyek: Pengertian, Contoh, Tujuan, Fungsi dan Prinsip

Apa itu Manajemen Proyek? – Proyek identik dengan tugas/pekerjaan tertentu yang memiliki batasan waktu tertentu dengan memiliki alokasi sumber daya tertentu, umumnya dilakukan untuk kepentingan ilmu pengetahuan ataupun bisnis. Untuk mencapai tujuan proyek harus ada perencanaan yang matang. Oleh sebab itu, dalam proses pembangunan dibutuhkan kegiatan manajemen proyek yang bagus agar selesai tepat waktu dan efisien.

Manajemen dalam kegiatan proyek sangat berpengaruh terhadap ketepatan tujuan dari pembangunan tersebut. Jika tidak ada manajemen, pembangunan bisa melenceng dari tujuan dan membawa kerugian bagi pihak yang melaksanakan proyek.

Pengertian Proyek

Proyek adalah kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas dengan alokasi sumber daya tertentu dan memiliki tujuan untuk melaksanakan tugas yang goalsnya sudah digariskan dengan jelas.

Proyek umumnya dapat diketahui melalui ciri-ciri berikut ini :

Memiliki tujuan yang jelas dan khusus
Jumlah biaya, jadwal, hingga karakteristik proyek sudah ditentukan.
Bersifat sementara, mulai pengerjaan dan target proyek selesai sudah ditentukan.
Non rutin, tidak berulang-ulang.

Pengertian Manajemen Proyek

Pengertian manajemen dalam proyek tidak berbeda jauh dengan pengertian manajemen jenis lainnya. Hanya saja, titik pembahasannya ada pada tujuan dan tindakan proyek yang dilakukan pihak tertentu.

Dengan memadukan makna manajemen dan proyek, maka pengertiannya secara umum adalah sebuah ilmu yang membahas proses perencanaan, pengelolaan, ataupun pengorganisasian agar bisa mencapai tujuan proyek.

Sementara itu, definisi manajemen ini kalau dilihat dari sudut pandang aktivitasnya adalah sebuah kegiatan merencanakan, mengatur, mengarahkan, serta mengawasi sumber daya yang bekerja untuk bisa mencapai tujuan proyek.

Berikut ini adalah beberapa pengertian manajemen proyek menurut para Ahli :

1. Project Management Institute (PMI)

“Project Management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirement.”

Mendefinisikan manajemen proyek sebagai penerapan pengetahuan, keterampilan, alat dan teknik untuk kegiatan proyek untuk memenuhi persyaratan proyek.

2. Deutsches Institut für Normung-German Organisation for Standardization)

Project management is the complete set of task, techniques, tools applied during project execution

Menyebutkan bahwa manajemen proyek adalah seperangkat tugas, teknik, alat yang lengkap yang diterapkan selama pelaksanaan proyek.

3. Kerzner

Menurut Kerzner (1982) pengertian manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan.

Tujuan dan Manfaat Manajemen Proyek

Manajemen proyek diperlukan agar sebuah tugas/pekerjaan dapat berjalan efektif, baik dari segi waktu maupun biaya. Berikut ini ada 7 tujuan dan manfaat mengapa penting untuk melakukan pengelolaan proyek :

Efisiensi, baik dari segi biaya, sumber daya maupun waktu.
Kontrol terhadap proyek lebih baik, sehingga proyek bisa sesuai dengan scope, biaya, sumber daya dan waktu yang telah ditentukan,
Meningkatkan kualitas 4. Meningkatkan produktifitas
Bisa menekan risiko yang timbul sekecil mungkin.
Koordinasi internal yang lebih baik
Meningkatkan semangat, tanggung jawab serta loyalitas tim terhadap proyek, yaitu dengan penugasan yang jelas kepada masing-masing anggota tim.

Contoh Manajemen dalam Proyek

Untuk mengetahui contoh manajemen proyek, Anda perlu mengenal klasifikasi dari proyek itu sendiri. Secara umum, proyek bisa dibedakan menjadi empat, yakni proyek industri, konstruksi, penelitian, serta modal.

Merujuk dari klasifikasi tersebut, bisa dibuat beberapa contoh manajemen proyek dari masing-masing jenisnya, yaitu:

1. Manajemen untuk Proyek Industri

Contohnya adalah seorang yang membuat pabrik sepatu. Kegiatan manajemennya dimulai sejak membuat rancangan bangunan pabrik, penggunaan sumber daya hingga proses penciptaan yang menghasilkan sepatu.

2. Manajemen untuk Proyek Konstruksi

Contohnya pemerintah yang membangun jalan tol tentu harus membuat rancangan lokasi lalu lintas jalan yang ingin dibangun, memantau kondisinya, serta memantau keamanannya. Selain itu dibuatkan pula estimasi biaya hingga jalur yang akan dihubungkan oleh tol tersebut.

3. Manajemen untuk Proyek Penelitian

Contoh penelitian terhadap pembuatan antivirus. Proses manajemennya terjadi sejak pemilihan lokasi pembangunan ruang penelitian, alat yang dibutuhkan, serta sampel dan sumber daya yang digunakan.

Proses manajemen ini baru berakhir setelah memperoleh hasil penelitian dan memberhentikan aktivitas kerja sumber daya manusia, dalam hal ini peneliti.

4. Manajemen untuk Proyek Modal

Contohnya sebuah proyek terkait pembebasan lahan penduduk tertentu. Manajemen dibutuhkan sejak proses penentuan lahan yang akan dibebaskan serta pencarian modal besar yang dibutuhkan.

Tahapan Manajemen Proyek

Tahapan manajemen proyek harus dilakukan secara berurutan mulai tahap awal hingga akhir. Penerapannya sangat berfungsi untuk menjadikan proyek lebih tepat sasaran karena sudah direncanakan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut meliputi:

1. Tahap Mendefinisikan Proyek

Pada tahap ini, proyek yang akan dikerjakan harus didefinisikan secara detail. Terkait tujuan pengerjaannya, serta faktor lain yang menjadi bahan pertimbangan. Tahap ini juga sangat menentukan cara pelaksanaan dan hasil akhir yang diperoleh dari proyek yang dikerjakan.

2. Inisialisasi Proyek

Termasuk dalam permulaan dan perencanaan tahap awal. Pada tahap ini harus sudah dipilih sumber daya manusia yang akan mendapat tugas dari pengerjaan proyek. Kalau berkaitan dengan proyek konstruksi biasanya ada mandat kerja yang diberikan sponsor kepada eksekutor proyek.

3. Perencanaan Proyek

Dalam tahap ini, perencanaan sudah dilakukan lebih detail dan terperinci. Pada perencanaan ini sudah memuat tentang estimasi biaya yang dibutuhkan, waktu pengerjaan, hingga ruang lingkup proyek. Tahap perencanaan termasuk yang paling sulit, karena membutuhkan keakuratan data.

4. Pelaksanaan Proyek

Tahap pelaksanaan bisa dikerjakan sesuai rencana yang dibutuhkan sebelumnya. Semua sumber daya manusia, peralatan, tempat, dan waktu harus diterapkan dalam pelaksanaan proyek. Selain itu, desain proyek juga wajib dikerjakan sesuai keinginan untuk mencapai tujuan.

5. Pemantauan Proyek

Selama pelaksanaan, harus diiringi dengan tahap pemantauan. Pada tahap ini, semua pelaksanaan harus selalu dipastikan sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Ketika ditemukan ada yang melenceng dari rencana dan tujuan, maka dalam tahap ini harus segera dilakukan perbaikan.

6. Penutupan Proyek

Karena bersifat sementara, proyek juga harus melalui tahap penutupan yang tepat. Tahap ini berkaitan dengan pemberhentian penggunaan sumber daya yang ada serta memperoleh hasil akhir dari proyek yang dikerjakan.

Fungsi Manajemen Proyek

Secara keseluruhan, manajemen proyek memiliki 8 fungsi utama yang wajib ada dalam pengaplikasiannya. Fungsi tersebut di antaranya:

1. Fungsi Pelingkupan

Fungsi ini bermanfaat untuk memberi penjelasan terkait batasan-batasan dari sebuah proyek yang akan dilakukan. Fungsi ini sangat penting untuk mengerucutkan ruang lingkup kerja agar tidak melenceng dari tujuan utamanya.

2. Fungsi Perencanaan

Berfungsi merencanakan kegiatan serta tugas apa saja yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proyek sesuai kebutuhan.

3. Fungsi Perkiraan

Membantu memprediksi atau memperkirakan beberapa tugas yang sekiranya dibutuhkan. Selain itu, fungsi ini juga mencakup perkiraan biaya, waktu, dan jumlah pekerja untuk menyelesaikan proyek yang maksimal.

4. Fungsi Penjadwalan

Manajemen proyek juga berfungsi untuk mengatur jadwal yang paling tepat untuk melakukan pengerjaan proyek. Jadwal yang telah ditentukan oleh manajer proyek harus bisa dipertanggungjawabkan untuk bisa menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.

5. Fungsi Pengorganisasian

Semua sumber daya manusia yang andil dalam proyek sudah dipastikan berfungsi dengan baik. Oleh sebab itu, manajer proyek harus bisa menjamin bahwa semua anggota memahami tugas dan tanggung jawabnya masing-masing.

6. Fungsi Pengarahan

Demi menjaga kualitas kerja yang sesuai prosedur, manajer proyek masih harus mengarahkan pekerja saat melakukan aktivitasnya di lapangan. Saat ada yang belum maksimal dalam mengerjakan tugasnya, manajer berfungsi untuk mengarahkan mereka.

7. Fungsi Pengendalian

Fungsi ini adalah yang paling penting dalam manajemen proyek, yang berfungsi untuk memastikan pekerjaan sudah sesuai rencana. Seorang yang bertugas sebagai manajer harus mau turun ke lapangan untuk melihat langsung apakah pekerjaan yang dilakukan tim berjalan dengan baik.

8. Fungsi Penutupan

Fungsi penutupan berkaitan dengan keberhasilan atau kegagalan proyek yang sudah selesai dikerjakan. Jika Anda atau instansi yang sedang dikelola ingin membuat sebuah proyek, maka standar keberhasilannya sangat dipengaruhi oleh proses manajemen proyek. Dengan demikian, kegiatan ini tidak bisa dipisahkan dari proyek apapun yang ingin dikerjakan demi mencapai tujuan utamanya.

Prinsip-prinsip Manajemen Proyek

Menurut Drs. Bambang Pujiyono, M.Si., ada setidaknya 10 prinsip manajemen proyek yang selalu dijadikan sebagai prinsip ketika mengelola sebuah proyek. Prinsip-prinsip tersebut yaitu :

menggambarkan fokus suatu proyek;
penghargaan terhadap kegiatan produksi;
tercakup dalam fungsi organisasi;
mengikuti perubahan teknologi;
pengendalian dan perencanaan terhadap semua aktivitas;
mencakup otoritas, sumber daya, dan responsibilitas;
interaksi waktu, anggaran, dan kualitas kerja;
proses fungsi organisasi;
kerja sama dalam suatu tim kerja;
berorientasi kepada konsumen

Baca juga artikel terkait “Manajemen Proyek” berikut ini :

Daftar Pustaka :

Iman Soeharto. (1995). Manajemen Proyek. Jakarta: Erlangga.