Sistem Pengendalian Manajemen: Pengertian, Fungsi, Unsur dan Contohnya

Sistem Pengendalian Manajemen – Perkembangan sebuah perusahaan hingga mencapai kesuksesan dan kestabilan dipengaruhi oleh berbagai faktor, salah satunya adalah sistem pengendalian manajemen. Manajemen merupakan bagian yang mengatur sekaligus sebagai pembatas dari jalannya perusahaan.

Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen

Ketika ada manajemen yang baik di sebuah perusahaan, maka kondisi perusahaan bisa dikendalikan dengan mudah. Hal ini bisa berupa kondisi perusahaan yang sedang baik maupun kurang baik. Sistem pengendalian manajemen akan membantu perusahaan dalam mengatasi permasalahan yang ada.

Sistem pengendalian manajemen adalah suatu sistem yang berisi tuntutan kepada seluruh orang yang ada di dalam perusahaan untuk menjalankan dan mengendalikan perusahaan yang baik berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Sistem ini termasuk dalam kategori bagian dari pengetahuan perilaku terapan atau applied behavioral science.

Sistem pengendalian manajemen sangat penting bagi perkembangan perusahaan, karena sistem ini dapat menjamin bahwa sumber-sumber diperoleh dan digunakan dengan efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan. Sistem ini juga dapat membantu perusahaan dalam menentukan strategi, mengapresiasi sumber daya, dan mengevaluasi kinerja.

Sistem pengendali ini bisa diklasifikasikan sebagai perilaku terapan yang harus dilakukan perusahaan. Hal-hal yang tercantum dalam sistem memuat berbagai cara dalam menjalankan sekaligus pemecah solusi perusahaan yang dianggap paling relevan dan terbaik.

Hal-hal yang dianggap relevan ini didasarkan pada 3 aspek yaitu:

Batasan atau tolok ukur kerja sebagai cerminan perusahaan mampu berjalan secara produktif, efektif dan efisien.
Kebijakan-kebijakan yang ada di dalam ketentuan tolok ukur.
Apresiasi untuk sumber daya yang ada di perusahaan, baik sumber daya alam yang digunakan hingga sumber daya manusianya.

Sifat dari sistem pengendalian ini tergantung dari kapasitas perusahaan. Semakin besar perusahaannya, maka sistem pengendalian yang digunakan juga semakin kompleks. Pengendalian manajemen juga sifatnya terpadu dan menyeluruh, maka dibutuhkan 4 pilar atau komponen berupa:

Pekerjaan/work
Tenaga kerja/employee
Hubungan/relationship
Lingkungan/environment

Beberapa pakar juga memberikan pendapatnya mengenai sistem pengendalian manajemen, yaitu sistem yang telah terintegrasi antara strategi, program, proses, anggaran, akuntansi hingga pertanggungjawabannya untuk mencapai hasil optimal (Sukarno).

Maka, bisa disimpulkan jika sistem pengendalian bidang manajemen merupakan kegiatan yang memiliki struktur dengan menjalankan aspek tertentu dengan menggabungkan 4 komponen utama dalam mencapai visi dan misi perusahaan.

Ciri-ciri Sistem Pengendalian Manajemen

Sebagai pengendali sebuah organisasi atau perusahaan meliputi sumber daya manusia, alat dan teknologi yang digunakan hingga hasil produk yang diperoleh.
Pengendalian dilakukan atas dasar strategi dan evaluasi menyeluruh.
Orientasinya terfokus pada manusia karena digunakan sebagai pembantu manajer dalam mencapai strategi yang diinginkan perusahaan.
Pengendalian manajemen harus beriringan dengan tujuan dan strategi perusahaan atau organisasi
Sistem kontrol yang dibuat harus sesuai tanggung jawab keputusan manajer dan struktur organisasi.
Harus memberikan motivasi untuk manajer dan karyawan agar selalu berupaya semaksimal mungkin dalam mencapai tujuan organisasi.

Fungsi Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen memiliki beberapa fungsi, antara lain:

Fungsi perencanaan, yaitu fungsi untuk menetapkan tujuan, sasaran, dan rencana-rencana yang akan dilaksanakan oleh perusahaan.
Fungsi pengorganisasian, yaitu fungsi untuk mengatur struktur organisasi, pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab antara individu atau unit kerja di dalam perusahaan.
Fungsi pelaksanaan, yaitu fungsi untuk menjalankan rencana-rencana yang telah ditetapkan dengan menggunakan sumber daya yang tersedia secara optimal.
Fungsi pengawasan, yaitu fungsi untuk memonitor dan mengukur kinerja yang dicapai oleh individu atau unit kerja di dalam perusahaan dengan menggunakan standar atau tolak ukur yang telah ditentukan.
Fungsi pengendalian, yaitu fungsi untuk mengambil tindakan korektif atau preventif jika terdapat penyimpangan atau perbedaan antara kinerja yang dicapai dengan standar atau tolak ukur yang telah ditentukan.

Tujuan Sistem Pengendalian Manajemen

Tujuan sistem pengendalian manajemen adalah:

Memastikan bahwa sumber daya organisasi digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan strategis dan operasional.
Memantau kinerja organisasi dan individu terhadap standar dan target yang ditetapkan.
Memberikan umpan balik dan saran untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas kerja.
Mendorong perilaku etis dan bertanggung jawab di seluruh organisasi.
Meningkatkan motivasi, komitmen, dan keterlibatan karyawan.
Mengidentifikasi dan mengelola risiko yang dapat mengancam pencapaian tujuan organisasi.

Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Manajemen

1. Detektor

Informasi mengenai aktivitas yang sedang berjalan. Sistem yang ada pada unsur ini sifatnya formalitas karena memberikan informasi kepada pimpinan perusahaan.

2. Selektor

Kemudian informasi yang diperoleh akan diseleksi berdasarkan masing-masing bagian. Unsur ini juga digunakan sebagai awal dalam menentukan solusi.

3. Komunikator

Informasi yang sudah dipilah berdasarkan bagian dan permasalahannya, kemudian dikomunikasikan kepada seluruh bagian untuk dicarikan solusi bersama.

4. Efektor

Unsur efektor meliputi perbaikan yang dilakukan oleh sistem manajemen yang dilakukan dengan efektif dan efisien. Perbaikan ini akan menyimpan perubahan yang menjadikannya sebuah kriteria baru di perusahaan.

Proses Pengendalian Manajemen

Proses jalannya sistem pengendalian manajemen seharusnya berjalan secara formal. Namun kenyataannya, praktek di lapangan menunjukkan masih banyak perusahaan yang melakukan sistem pengendalian ini secara informal. Tahapan yang seharusnya dilakukan meliputi:

1. Pemrograman

Langkah pertama yang harus dilakukan sebuah perusahaan dalam sistem pengendalian manajemen adalah membuat dan menentukan program apa saja yang akan dikerjakan. Ide program juga diiringi dengan perkiraan alokasi sumber daya pada setiap program.

2. Membuat Anggaran

Biaya atau anggaran menjadi hal yang sensitif untuk keberlangsungan sebuah perusahaan. Setelah menentukan program, perusahaan harus memiliki rencana anggaran dengan catatan rinci dan sesuai kondisi keuangan yang ada.

Anggaran yang dibuat dijelaskan dalam satu moneter dan kurun waktu atau periode khusus. Pada umumnya, anggaran akan dibuat dalam jangka waktu 1 tahun. Agar lebih mudah membuatnya, Anda bisa mengumpulkan anggaran di setiap bagian, kemudian dijadikan satu.

3. Operasi dan Akuntansi

Anggaran yang dibuat dijadikan sebagai acuan atau patokan dalam pengeluaran perusahaan. Langkah selanjutnya adalah proses operasi dan akuntansi. Proses akuntansi meliputi pencatatan yang dilakukan oleh bagian tertentu tentang berbagai sumber daya dan penerimaan.

Catatan dari biaya-biaya yang ada ditulis dan digolongkan berdasarkan program yang telah dibuat. Penggolongan atas dasar program yang dibuat digunakan untuk perencanaan program di masa mendatang, sedangkan penggolongan atas dasar tanggung jawab digunakan untuk pengukuran kinerja manajer.

4. Laporan Analisa

Langkah terakhir yang ada dalam sistem pengendalian manajemen adalah laporan analisa. Tahapan ini menandakan siklus akhir dari proses pengendalian manajemen. Data yang sudah masuk merupakan bentuk pertanggungjawaban akuntansi yang dibuat perusahaan.

Laporan analisa yang dibuat, tidak hanya sekedar mencantumkan nominal, tetapi meliputi hal-hal berikut:

Perlu dilakukan perubahan rancangan anggaran, jika ditemukan ketidaksesuaian antara rencana dan fakta di lapangan.
Digunakan sebagai kumpulan kesimpulan untuk perbaikan masalah yang sebelumnya tidak dapat diantisipasi.
Perlu atau tidak strategi perusahaan yang sudah berjalan diperiksa kembali.
Perlu atau tidak melakukan penambahan, pengubahan atau penghapusan program di periode selanjutnya.

5. Pengawasan Tambahan

Meskipun sudah membuat laporan analisa, pengendalian manajemen juga perlu diawasi kembali. Pengawasan tambahan ini berfungsi untuk menjamin pengeluaran intern perusahaan agar tetap stabil dan tidak menimbulkan kerugian besar. Hal-hal yang perlu diawasi kembali adalah:

Laporan

Laporan perusahaan yang diawasi harus mengandung unsur ketepatan waktu, ketelitian pencatatan, memiliki nilai guna, hingga rincian yang tertera jelas dan benar. Laporan dibuat berdasarkan kondisi yang telah terjadi selama 1 periode.

Staf Audit Intern

Staf audit intern bertindak sebagai pegawai yang melakukan pemeriksaan ulang terhadap pelaksanaan prosedur kerja. Prosedur kerja yang sudah disusun dibandingkan dengan kondisi lapangan.

Budget dan Standarisasi

Pengawasan juga dilakukan dalam bentuk standarisasi dan budget. Bagian ini digunakan sebagai alat pengukur realisasi. Ketika standard budget telah ditentukan maka penyusunan laporan bisa dilakukan dengan mudah.

Selain itu, laporan budget juga digunakan sebagai pembanding antara rencana anggaran dengan realitanya. Tindakan ini akan menggambarkan secara jelas jika ditemukan penyimpangan yang mungkin terjadi.

Tahapan-tahapan ini harus dilakukan seluruhnya dan teratur karena satu sama lainnya memiliki keterikatan untuk mencapai tujuan perusahaan. Jika setiap tahapan dilakukan tidak tepat, maka akan memberikan efek buruk untuk tahap selanjutnya.

Sistem pengendalian manajemen merupakan salah satu bagian penting yang harus ada di sebuah perusahaan. Sistem ini akan membantu kinerja serta digunakan sebagai tolok ukur dalam mengembangkan bisnis, sehingga bisa bersaing dengan para kompetitornya.

Faktor Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain:

Ukuran dan penyebaran enterprise, yaitu faktor yang berkaitan dengan besarnya skala dan luasnya cakupan perusahaan, yang dapat mempengaruhi kompleksitas dan fleksibilitas sistem pengendalian manajemen yang diterapkan.
Struktur organisasi, delegasi, dan desentralisasi, yaitu faktor yang berkaitan dengan bentuk, tingkat, dan pola hubungan antara individu atau unit kerja di dalam perusahaan, yang dapat mempengaruhi otoritas dan tanggung jawab dalam sistem pengendalian manajemen yang diterapkan.
Sifat dan pembagian operasi, yaitu faktor yang berkaitan dengan jenis, karakteristik, dan proses operasi yang dilakukan oleh perusahaan, yang dapat mempengaruhi standar atau tolak ukur dalam sistem pengendalian manajemen yang diterapkan.
Jenis pusat tanggung jawab, yaitu faktor yang berkaitan dengan klasifikasi unit kerja di dalam perusahaan berdasarkan tanggung jawabnya terhadap pendapatan, biaya, laba, atau investasi, yang dapat mempengaruhi ukuran atau indikator kinerja dalam sistem pengendalian manajemen yang diterapkan.
Persepsi yang dimiliki seseorang, yaitu faktor yang berkaitan dengan cara pandang atau pemahaman seseorang terhadap sistem pengendalian manajemen yang diterapkan, yang dapat mempengaruhi sikap atau perilaku seseorang dalam menjalankan sistem pengendalian manajemen tersebut.

Contoh Sistem Pengendalian Manajemen di Perusahaan

Sistem pengendalian manajemen adalah suatu proses yang dilakukan oleh manajer untuk memastikan bahwa sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Sistem pengendalian manajemen meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan aktivitas-aktivitas perusahaan. Sistem pengendalian manajemen juga berfungsi untuk mengukur kinerja, memberikan umpan balik, dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan.

Berikut ini adalah beberapa contoh sistem pengendalian manajemen yang diterapkan di beberapa perusahaan di Indonesia:

1. PT Unilever Indonesia Tbk

PT Unilever Indonesia Tbk adalah salah satu perusahaan terdepan dalam kategori Fast Moving Consumer Goods (FMCG) di Indonesia yang memproduksi dan memasarkan berbagai produk kebersihan, kecantikan, dan makanan. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1933 dan telah berkembang pesat sejak saat itu.

Salah satu sistem pengendalian manajemen yang diterapkan oleh PT Unilever Indonesia Tbk adalah Balanced Scorecard (BSC). BSC adalah suatu alat yang digunakan untuk mengukur dan mengelola kinerja perusahaan dari empat perspektif, yaitu perspektif keuangan, perspektif pelanggan, perspektif proses bisnis internal, dan perspektif pembelajaran dan pertumbuhan. BSC membantu perusahaan untuk menerjemahkan visi dan misinya menjadi tujuan-tujuan strategis yang dapat diukur dan dipantau secara berkala.

Selain itu, PT Unilever Indonesia Tbk juga menerapkan sistem pengendalian manajemen berbasis nilai (value-based management) yang bertujuan untuk meningkatkan nilai perusahaan bagi pemegang saham. Sistem ini melibatkan penggunaan indikator-indikator keuangan seperti Economic Value Added (EVA), Return on Capital Employed (ROCE), dan Net Present Value (NPV) untuk mengukur kinerja dan mengalokasikan sumber daya secara optimal.

2. PT Bukit Asam Tbk

PT Bukit Asam Tbk adalah salah satu perusahaan tambang batubara terbesar di Indonesia yang berdiri sejak tahun 1950. Perusahaan ini memiliki beberapa unit usaha yang bergerak di bidang penambangan, pengolahan, pengangkutan, dan pemasaran batubara.

Salah satu sistem pengendalian manajemen yang diterapkan oleh PT Bukit Asam Tbk adalah Sistem Manajemen Terintegrasi (SMT). SMT adalah suatu sistem yang mengintegrasikan berbagai sistem manajemen yang ada di perusahaan, seperti:

Sistem Manajemen Lingkungan (SML) yang bertujuan untuk meminimalkan dampak negatif kegiatan perusahaan terhadap lingkungan hidup.
Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (SMK3) yang bertujuan untuk mencegah dan mengurangi risiko kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja.
Sistem Manajemen Keselamatan Pertambangan (SMKP) yang bertujuan untuk menjamin keselamatan operasional pertambangan.
Sistem Manajemen Pengamanan yang bertujuan untuk melindungi aset, sumber daya manusia, dan informasi perusahaan dari ancaman internal maupun eksternal.
Sistem Manajemen Mutu Laboratorium (SMM Lab) yang bertujuan untuk menjamin kualitas hasil analisis laboratorium sesuai dengan standar nasional maupun internasional.
Sistem Manajemen Risiko (SMR) yang bertujuan untuk mengidentifikasi, menganalisis, mengevaluasi, dan mengendalikan risiko-risiko yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuan perusahaan.

SMT membantu perusahaan untuk meningkatkan kinerja, kualitas, efisiensi, dan produktivitas dalam menjalankan aktivitas-aktivitas bisnisnya.

3. PT Jaya Bersama Sejahtera

PT Jaya Bersama Sejahtera adalah sebuah perusahaan rental ivent yang berada di kota Tangerang. Perusahaan ini menyediakan berbagai barang elektronik bagi yang membutuhkan, seperti acara pernikahan, rapat pertemuan, acara wisuda, dan lainnya.

Salah satu sistem pengendalian manajemen yang diterapkan oleh PT Jaya Bersama Sejahtera adalah Sistem Pengendalian Operasional (SPO). SPO adalah suatu sistem yang digunakan untuk mengatur dan mengawasi proses-proses operasional perusahaan, seperti:

Pemesanan barang oleh pelanggan, yang meliputi penentuan jenis, jumlah, harga, dan waktu penyewaan barang.
Pengiriman barang ke lokasi pelanggan, yang meliputi penjadwalan, pengangkutan, pemasangan, dan pengembalian barang.
Pemeliharaan barang, yang meliputi pembersihan, perbaikan, dan penyimpanan barang.
Pengendalian persediaan barang, yang meliputi pencatatan, penghitungan, dan pengadaan barang.
Pengendalian keuangan, yang meliputi pembayaran, penerimaan, dan pencatatan transaksi keuangan.

SPO membantu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan, menghindari kerugian akibat kehilangan atau kerusakan barang, dan meningkatkan pendapatan dan laba perusahaan.

Demikianlah beberapa contoh sistem pengendalian manajemen di perusahaan. Sistem pengendalian manajemen sangat penting untuk diterapkan di setiap perusahaan agar dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Sistem pengendalian manajemen juga dapat disesuaikan dengan karakteristik dan kebutuhan masing-masing perusahaan.

Demikianlah penjelasan tentang sistem pengendalian manajemen, pengertian, fungsi, unsur, dan tahapan. Semoga bermanfaat dan menambah wawasan Anda.

Baca Juga Artikel Terkait “Sistem Pengendalian Manajemen”: