Tugas administrasi umum – Administrasi adalah sebuah bidang yang tak pernah lepas dari bagian sebuah perkantoran. Sebuah perusahaan/perkantoran tentu saja akan selalu memiliki pegawai administrasi untuk mengurus segala keperluan terkait pengarsipan, administrasi pada perusahaan.
Maka dari itu seorang administrasi selalu akan dibutuhkan di setiap perusahaan. lowongan terkait administrasi akan selalu terbuka luas.
Untuk kamu yang memiliki minat di bidang administrasi atau fresh graduated dengan jurusan tersebut dan igin terjun pada dunia administrasi kamu harus mengetahui apa saja tugas-tugasnya secara umum dan tentu saja syarat-syarat yang harus diperhatikan.
Daftar Isi Artikel
Pengertian Administrasi
Sebelum masuk ke tugas, fungsi, dan syarat untuk menjadi admin yang baik, mari kita bahas mengenai pengertian bidang administrasi secara umum.
Administrasi merupakan sebuah kegiatan dalam bentuk aktivitas catat-mencatat-surat menyurat, pembukuan, dan kegiatan tata usaha perkantoran lainnya untuk memenuhi tujuan sebuah target organisasi.
Sedangkan menurut George R Terry, administrasi merupakan kegiatan perencanaan, pengendalian, serta pengorganisasian kegiatan perkantoran untuk mencapai tujuan yang telah ditargetkan.
Baca juga : Jobdesk Administrasi Gudang
Tugas Administrasi Umum
1. Menerima telepon
Tugas administrasi paling sederhana adalah menerima panggilan telepon dari pihak lain.
Walaupun terkesan sederhana, tugas administrasi dalam menerima telepon harus memperhatikan etika dan gaya bahasa yang digunakan.
Admin juga harus pandai dalam berkomunikasi secara lugas, baik, dan menempatkan pada formal atau informal.
2. Membuat dan merencanakan agenda kantor
Seorang admin akan mengatur dan membuat agenda kantor yaitu membuat jadwal-jadwal penting perusahaan seperti mengatur jadwal meeting, bertemu client, dna beberapa agenda penting lainnya terkait perusahaan.
Di sini ia harus memiliki kemampuan dalam merencanakan baik agar jadwal yang dibuat dapat terencana dengan baik.
3. Membuat surat-menyurat
Tugas satu ini sudah tak asing lagu bagi para admin. Untuk keperluan membuat surat-menyurat perkantoran tentu saja akan diserahkan sepenuhnya pada admin perusahaan.
Mereka akan membuat berbagai surat tarkait kegiatan perusahaan sepertiu surat jalan, surat perintah kerja, surat kontrak pekerjaan, dan berbagai surat lainnya.
Biasanya surat perusahaan pun sudah memiliki template tersendiri dan para admin pun hanya mengganti beberapa bagian surat. Tapi tak jarang, admin harus membuatkan surat terbaru yang diminta.
4. Melakukan arsip data
Sudah pasti semua data kantor akan dikelola di bagian administrasi. Tugas admin adalah untuk merapikan dan mengarsipkan data-data tersebut ke dalam file digital maupun arsip offline.
Administrasi akan bertugas untuk merapikan dan menata secara rapi agar dokumen mudah dicari dan tidak hilang.
5, Entry Data
Entry data/memasukkan data merupakan tugas pokok seorang admin. Ia harus teliti dalam menginput data-data penting yang berhubungan dengan kegiatan organisasi/perusahaan tersebut.
Maka dari itu admin juga harus familiar dengan segala alat-alat komputer dan softwarenya seperti Microsoft word, excel, dan lainyya.
6. Mempersiapkan akomodasi kunjungan kerja
Tak jarang perusahaan akan melakukan kerja sama dengan perusahaan lain yang memungkinkan untuk keluar kota untuk melakukan pertemuan.
Nah tugas administrasi adalah menyiapkan segala persiapan akomodasi seperti tiket perjalanan dan penginapan untuk menunjang kunjungan kerja luar kota/negeri.
7. Mengurus email kantor
Setiap kantor/perusahaan selalu memiliki email sebagai identitas utama dan narahubung pada klien atau konsumen.
Admin di sini akan bertugas untuk mengelola seperti mengirim dan membalas email yang masuk dan akan disampaikan pada pihak sesuai yang tertera dalam email tersebut.
8. Memesan alat-alat kantor
Tugas administrasi secara umum akan mengatur segala manajemen kantor termasuk juga dalam memesan alat-alat kantor untuk menunjang segala pekerjaan. Admin harus menganggarkan secara baik anggaran untuk alat-alat kantor.
9. Memungkinkan untuk handle sosial media
Sosial media saat ini menjadi media paling ampuh sebagai branding perusahaan, hubungan dengan klien atau konsumen, dan media promosi.
Seorang admin juga akan memungkinkan ditugaskan menghandle sosial media kantor/perusahaan seperti membalas komentar klien, membuat postingan, dan lain sebagainya.
10. Kelola buku harian
Tugas admin selanjutnya adalah mengelola dan mencatat, merekap, dan menyusun segala kegiatan harian di kantor. Admin akan mengelola pencatatan dengan baik pada seluruh kegiatan yang berlangsung agar menjadi sebuah rekapan dokumentasi data-data terkait kegiatan yang berlangsung.
Baca juga : Tugas Administrasi Keuangan dan Kualifikasi
Tugas – Fungsi Administrasi Umum
Ada beberapa fungsi administrasi secara umum. Berikut ini akan diuraikan beberapa di antaranya:
1. Pengorganisasian
Administrasi selalu berhubungan dengan pengorganisasian dalam berbagai bidang. Pengorganisasian yang dimaksud di sini adalah seperti hubungan kerja antar individu dalam kantor, atau mengatur pengorganisasian berbagai data perusahaan.
2. Perencanaan
Kegiatan perencanaan yang dimaksud adalah seperti mengelola dokumen, entry data, penyusunan data-data, dan kegiatan administrasi lain.
3. Pengordinasian
Dalam tugas administrasi sangat penting untuk berkoordinasi dengan baik agar tidak menimbulkan miss komunikasi yang akan membuat segala tugas akan kacau dan tidak terkontrol dengan baik.
4. Penyusunan anggaran
Fungsi administrasi selanjutnya adalah sebagai pihak dalam penyusunan dan pengelolaan anggaran perkantoran yang bertujuan agar anggaran dapat direncanakan dengan sebaik-baiknya.
5. Pelaporan
Adminstrasi dalam kantor/perusahaan berfungsi sebagai pihak yang membuat segala laporan administrasi, kegiatan perusahaan dan lainnya yang nant akan diserahkan pada tertinggi jabatan untuk menjadi sebuah evaluasi.
Baca juga : 10 Persyaratan dan Skills Yang Dibutuhkan Staff Administrasi Perkantoran
Skill yang Dibutuhkan Administrasi Umum
1. Menguasai program komputer
Hal pertama yang harus dikuasai seorang administrasi umum adalah menguasai komputer baik dalam penggunaannya maupun menjalankan segala program komputer layaknya Microsoft word, excel, power point, dan lain sebagainya untuk memperlancar berbagai pekerjaan terkait administrasi di kantor.
2. Kemampuan menulis
Karena tugas administrasi umum yang selalu berhubungan dengan membuat surat menyurat, maka seorang admin harus memiliki kemampuan menulis yang baik agar segala surat atau dokumen yang dibuat tidak terjadi kesalahan.
3. Komunikasi yang baik
Bagian administrasi biasanya terdiri dari beberapa orang dan pekerjaannya akan selalu berhubungan dengan siapapun bahkan dengan klien.
Maka dari itu admin harus memiliki skill komunikasi yang baik agar tugas yang dilakukan dapat berjalan dengan lancar dan tidak terjadi miss komunikasi.
4. Teliti dan rapi
Karena tugas administrasi yang selalu berhubungan dengan pengarsipan dan segala penataan dokumen penting kantor/perusahaan, maka seorang admin harus teliti dna terbiasa rapi untuk menata segala arsip-arsip dan dokumen kantor yang disimpan dalam ruang maupun digital.
5. Disiplin
Disiplin juga merupakan salah satu hal yang sangat diperhatikan. Buang jauh-jauh kebiasaan telat dan molor, karena menjadi seorang admin kamu akan memiliki peran yang sangat penting bagi perusahaan.
6. Scheduling
Salah satu tugas administrasi umum di banyak perusahaan adalah mengatur jadwal perusahaan terkait pertemuan dengan klien, meeting, agenda internal dan eksternal, dan lain sebagainya. Kemampuan dalam mengatur jadwal dengan baik sangat benar-benar dibutuhkan agar jadwal dibuat secara baik tanpa ada yang bertabrakan.
Itulah beberapa tugas administrasi umum yang terdapat di kebanyakan perkantoran/perusahaan. Jika kamu tertarik dan ingin menekuni karir sebagai seorang admin, Kamu harus mengetahui dasar-dasar tugas dan skill yang dibutuhkan agar saat bekerja nanti dapat berjalan dengan baik.
Baca juga : 10 Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi Perkantoran
