Tugas Resepsionis : Tanggung Jawab, Keahlian dan Gaji Terbaru – Kamu pasti sudah tidak asing lagi dengan yang namanya resepsionis. Biasanya, resepsionis Kamu temukan di hotel, rumah sakit, hingga tempat bisnis lainnya. Emmm, paling serih sih posisi ini di isi oleh perempuan.
Apabila Kamu tertarik menjadi seorang resepsionis dan belum memiliki gambaran apa saja yang dikerjakan, jangan bingung. Kamu akan mendapatkan informasi seputar resepsionis melalui artikel ini, sehingga kamu bisa mempertimbangkan dan mengetahui apa saja tugasmu saat sudah menjadi resepsionis nanti.
Daftar Isi Artikel
Apa itu Resepsionis?
Resepsionis adalah karyawan dalam sebuah perusahaan yang bertugas menyambut dan menerima tamu.
Resepsionis berperan sebagai image kantor karena menjadi wajah pertama yang bertemu dan berinteraksi langsung dengan konsumen atau tamu.
Seorang resepsionis juga harus mampu memberikan pelayanan terbaik dan ramah, sehingga mampu memberikan value lebih dan pengalaman berharba bagi para konsumen.
Jika kamu ingin menjadi resepsionis, maka kamu bisa pilih beberpa pendidikam berikut ini seperti : SMK Perhotelan, Akuntansi dan Administrasi Perkantoran. Begitu juga untuk jenjang D3 dan S1, jurusan yang paling mungkin adalah Jurusan Manajemen Perhotelan, Akuntansi, Ilmu Komunikasi, Administrasi Bisnis dan Administrasi Perkantoran.
Tugas dan Tanggung Jawab Resepsionis
Setelah mengetahui apa itu resepsionis, saatnya Kamu juga mengetahui apa saja tugas seorang resepsionis. Semoga dengan mengetahuinya, kamu tidak lagi merasa bingung yaa dan mantep untuk melamar pekerjaan sebagai resepsionis.
1. Menyambut tamu dan memberikan informasi yang mereka butuhkan
Tugas resepsionis yang pertama adalah menyambut tamu. Slogan yang paling umum dipakai adalah 3S, apa itu? Senyum, Salam dan Sapa. Artinya, seorang resepsionis harus ramah dan peduli terhadap keperluan tamu, jangan sampai para tamu merasa bingung dan tidak tahu apa yang harus dilakukannya.
Maka dari itulah, yang perlu dilakukan resepsionis saat tamu pertama kali datang adalah dengan menanyakan keperluan dengan sopan dan menyapanya dengan nada dan bahasa yang halus.
Berikan juga alur informasi kunjungan yang jelas dan mudah dipahami. Sehingga mereka tidak merasa kebingungan dan bisa mempercepat proses pelayanan.
Sebagai resepsionis, Kamu juga dapat memberikan kesempatan kepada tamu untuk bertanya sejelas-jelasnya agar tidak timbul kesalahpahaman.
Apabila tamu atau orang penting terkait harus menunggu terlebih dahulu, berikan ekspresi yang menyenangkan agar mereka tidak keberatan dan akan lebih baik jika kamu persilakan mereka untuk menunggu di tempat yang sudah disediakan.
2. Menerima telepon dan meneruskannya ke bagian yang dituju
Seorang resepsionis selain bertugas menerima atau menyambut tamu, mereka juga bertugas untuk menerima panggilan dari konsumen. Biasanya di dekat meja resepsionis terdapat telepon.
Resepsionis adalah orang yang salah satu tugasnya adalah menerima panggilan untuk kantor dan mengarahkan panggilan tersebut ke bagian yang diperlukan.
Selain itu, apabila pihak penelepon membutuhkan informasi awal dan perkenalan seputar perusahaan, resepsionis juga dapat langsung menerangkan layanan dan produk yang diberikan.
Terkait dengan tugas resepsionis yang menerima telepon ini, maka mereka harus memiliki kemampuan komunikasi via telepon yang baik. Intinya harus memperhatikan SOP dan poin-poin standar pelayanan via telepon.
3. Mengatur jadwal pertemuan
Selain menyambut dan menerima telepon dari para tamu, para resepsionis juga mengatur jadwal pertemuan yang ada di kantor tersebut. Sebagai contoh resepsionis hotel, maka salah satu tugasnya adalah mencatat jadwal acara-acara atau pertemuan yang diselenggarakan di hotel tersebut.
Tentu dalam perusahaan besar, hotel atau restoren banyak permintaan pertemuan dan kunjungan dari perusahaan lain. Resepsionis bertugas merekap dan mengaturnya sesuai situasi kantor agar tidak terjadi bertabrakan antara satu acara dengan acara lain. Jadwal dapat disusun sedemikian rupa dengan menyesuaikan ketersediaan tempat.
Apabila terjadi perubahan waktu atau jadwal sebelum hari H, resepsionis dapat membantu menghubungi tamu untuk melakukan penyesuaian kembali.
4. Menerima keluhan dari para pelanggan
Tugas resepsionis yang keempat adalah menerima keluhan dari pelanggan. Keluhan adalah sebuah feed back positif yang dapat membantu perusahaan mengevaluasi kinerja dari barang dan jasa yang diberikan. Keluhan ini harus di maintanance sebaik mungkin sebagai wujud kepedulian perusahaan terhadap permasalahan konsumen.
Kesalahan dalam menangani keluhan, bisa-bisa membuat para pelanggan kabur bahkan memberikan review jelek terhadap perusahaan. Untuk itulah diperlukan resepsionis yang memiliki tugas untuk menampung kritik dan saran pelanggan sebaik mungkin.
Yang perlu diperhatikan ketika menerima keluhan yaitu dengan menggunakan bahasa yang sopan dan terdengar nyaman ketika berkomunikasi dengan pelanggan.
Dengan pelayanan resepsionis yang baik, pelanggan akan merasa didengarkan dan diterima. Berikan pula solusi untuk mereka sebagai ganti rugi yang sepadan. Bila perlu berikan lebih agar tidak merasa kecewa.
5. Menerima Dokumen dan Mengarsipkannya
Arsip-arsip penting yang masuk ke meja resepsionis harus dikelola dengan baik. Seluruhnya memiliki hubungan yang erat dengan perusahaan.
Begitu pula dengan dokumen administrasi lain yang masuk ke meja resepsionis.
Kamu sebagai resepsionis akan bertugas mengadakan kegiatan administrasi ketika ada tamu atau orang penting yang membutuhkan bantuan mengenai teknis administrasi perusahaan.
Simpan arsip yang terhitung sudah lama terpakai. Siapa tahu akan dibutuhkan di waktu-waktu berikutnya.
6. Menerima dan meneruskan surat yang masuk
Tugas seorang resepsionis juga menerima surat dari perusahaan lain. Dalam kantor dinas, surat menyurat adalah hal yang umum terjadi seperti surat undangan, permintaan mengisi acara hingga rapat atau pertemuan dengan para pejabat.
Pengantar surat akan memberikan surat langsung kepada resepsionis, yang kemudian akan disampaikan kepada pihak terkait atau pihak yang dituju dalam surat tersebut.
Baca juga : Tugas, Peran dan Fungsi Sekretaris Organisasi
Tugas Resepsionis Berdasarkan Bidangnya
Tugas seorang resepsionis di atas adalah tugas pokok dan tugas umum yang biasanya ditanggung-jawabi oleh seorang resepsionis. Sebagai gambaran yang lebih rinci, Kamu dapat melihat beberapa tugas resepsionis yang lebih spesifik sebagai berikut :
1. Tugas Resepsionis hotel
- Melayani reservasi tamu dan menentukan kamar hotel yang akan digunakan
- Memberikan informasi seputar hotel dan fasilitas yang didapatkan tamu
- Merekap daftar pengunjung terkait kebutuhan check in dan check out
- Mengamati dan melaporkan aktivitas yang mencurigakan
- Menjawab telepon dari tamu yang menghubungi melalui kamar hotel
2. Tugas Resepsionis rumah sakit
- Menerima pasien dan melayani beberapa kebutuhan administrasi
- Menghubungkan pasien dengan dokter yang bersangkutan
- Mengelola arsip pasien
- Resepsionis bank
- Menerima dan memberikan informasi untuk memenuhi kebutuhan nasabah
- Mengangkat dan menjawab telepon yang masuk ke kantor
Keahlian yang Harus Dimiliki Seorang Resepsionis
1. Keahlian Berkomunikasi
Sehari-hari, seorang resepsionis akan melakukan kontak sosial melalui komunikasi secara langsung dan tidak langsung, hingga komunikasi verbal dan non verbal kepada pelanggan maupun pihak lainnya. Keahlian ini adalah elemen penting yang bermanfaat untuk melaksanakan pelayanan.
Ketika Kamu tertarik untuk melamar kerja sebagai resepsionis di suatu perusahaan, pastikan Kamu memahami etika dan cara berkomunikasi dengan baik dan benar.
Seperti yang disinggung di atas, bahwa tugas seorang resepsionis adalah menjadi citra yang dilihat pertama kali oleh pihak di luar kantor. Kamu harus lihai dalam berkomunikasi, agar konsumen merasa puas dengan penjelasan yang kamu berikan.
2. Tidak Gaptek
Setiap perusahaan memiliki protokol masing-masing untuk seluruh karyawan, selain bertujuan untuk membuat pekerjaan semakin efisien juga meningkatkan pelayanan terbaik bagi para pelanggan.
Protokol ini meliputi teknologi baru atau sistem seperti software di komputer hingga aplikasi yang memudahkan pelayanan.
Maka dari itu, untuk mendukung tugas sebagai seorang resepsionis maka harus update dengan teknologi dan mampu mengoperasikannya dengan baik. Biasanya, para perusahaan memberikan syarat seperti : mampu menguasai microsoft office seperti microsoft word dan microsoft excell.
3. Interpersonal
Resepsionis akan berhubungan dengan bagian internal (dalam perusahaan) dan eksternal (luar) sebuah perusahaan. Sehingga harus memiliki interpersonal yang baik, yaitu mampu membangun hubungan yang baik dengan para karyawan yang lain, pelanggan dan pemangku kepentingan yang lain.
Membangun hubungan yang baik secara personal ini disebut interpersonal, yaitu kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi dengan orang lain secara personal.
4. Fasih Berbahasa Inggris
Tidak menutup kemungkinan kalau Kamu yang ada di posisi resepsionis akan berhubungan dengan orang-orang penting dari luar Indonesia, artinya mau tidak mau harus memakai bahasa Inggris untuk berkomunikasi.
Walaupun tidak harus ahli banget, minimal paham dan mengerti conversation (percakapan sehari-hari) yang umum digunakan. Biasanya tidak jauh-jauh dari reservasi (pemesanan) atau booking tempat.
Apalagi jika kamu menjadi resepsionis di sektor wisata seperti hotel dan restoran yang pelanggannya kebanyakan turis manca negara.
5. Kepribadian yang Unggul
Keahlian dalam bidang soft skills di bawah ini harus mampu kamu penuhi jika ingin menjalankan tugas seorang resepsionis :
- Baik hati dan ramah
- Sopan dan bijaksana mengambil keputusan
- Loyal dan bertanggung jawab
- Aktif dan tanggap untuk melayani orang lain
Baca juga : 10 Tips Menjadi Customer Service Yang Baik
Gaji yang Diperoleh Resepsionis
Di Indonesia sendiri, rata-rata gaji resepsionis adalah Rp3.918.000 setiap bulan.
Resepsionis di perusahaan berbasis finance di area Pulau Jawa memperoleh gaji sebesar Rp3.000.000. Namun, tidak menutup kemungkinan ada beberapa perusahaan yang mampu memberikan gaji Rp5.000.000 hingga Rp7.500.000 untuk posisi resepsionis.
Kesimpulan
Sekarang Kamu sudah mengetahui dan memahami tugas dan tanggung jawab seorang resepsionis. Apabila Kamu menyukai berkomunikasi dengan orang baru dan tertantang untuk memberikan layanan yang ramah, Kamu bisa mencoba menjadi seorang resepsionis. Banyak kok lowongan kerja seputar resepsionis di Indonesia.
Pastikan Kamu memenuhi syarat keahlian yang dibutuhkan untuk membentuk citra perusahaan yang baik ketika dilihat oleh siapa saja.
Baca juga : Tips Bisnis #1 Membangun Kepercayaan dan Loyalitas Pelanggan
