Pengertian Event Organizer: Tugas, Kualifikasi dan Keuntungan

Pengertian Event Organizer: Kualifikasi, Keuntungan dan Tugas – Dengan semakin majunya peradaban, orang-orang menjadi semakin sibuk setiap harinya. Bukan hanya untuk bekerja saja, bahkan untuk bersantai pun seakan tidak punya waktu.

Dengan situasi seperti ini, menyiapkan pesta maupun acara besar menjadi tantangan tersendiri. Sebagai jawaban dari persoalan ini, sudah menjadi hal wajar saat tugas event organizer menggantikan peran panitia.

Ada banyak kelebihan yang bisa didapatkan ketika menggunakan jasa event organizer. Mengingat perannya yang penting dan cukup sering dibutuhkan, maka tidak heran jika muncul banyak event organizer.

Tidak hanya mengurusi perihal acara pernikahan, pesta ulang tahun maupun konser musik saja, tetapi banyak juga event organizer yang mengurusi perihal festival film dan karir.

Daftar Isi Artikel

Pengertian Event Organizer

Jika dilihat dari asal katanya, maka event berarti acara dalam bahasa Inggris, dan organizer adalah pengelola, juga dalam bahasa Inggris.

Jadi dalam artian sederhananya, event organizer adalah seseorang atau sekelompok orang atau organisasi yang bertanggung jawab mengelola sebuah acara.

Bukan hanya itu saja, mereka juga harus masuk dalam bagian perencana hingga pelaksana.

Setiap event organizer atau EO, walaupun pada dasarnya adalah sama, memiliki tugas spesifik yang berbeda-beda, tergantung dari jenis EO yang dipilih.

EO untuk pernikahan tentu memiliki ragam daftar tanggung jawab yang berbeda secara detail dibandingkan dengan EO untuk konser musik.

Mereka bekerja dengan siapa saja. Klien para EO bisa datang dari pemerintah, swasta, publik, hingga nirlaba. Mereka harus menjalin komunikasi yang baik dan benar dengan kliennya agar kebutuhan mendasar klien mereka bisa terpenuhi..

Tugas Event Organizer

1. Perencana

Banyak orang yang mempercayakan jadwal dan kegiatan mereka kepada para EO. Sebab, EO akan membantu kliennya dalam hal perencanaan. Bukan hanya perihal perencanaan tentang detail acara, tetapi juga termasuk perencanaan mengenai anggaran. Dengan demikian, klien bisa mendapatkan gambaran tentang suasana dan jalannya acara yang akan mereka adakan.

Untuk urusan lokasi acara, seringkali pihak EO juga memberikan alternatif apabila sang klien belum menemukan tempat yang sesuai. Tidak hanya sampai di situ, para EO juga yang akan menghubungi pihak pemilik tempat guna melakukan reservasi serta penjelasan rincian lainnya.

Hal yang tak kalah penting tentunya adalah merencanakan acara inti, mulai dari jam penyelenggaraan, persiapan dekorasi, perlengkapan yang dibutuhkan, vendor yang akan diajak kerja sama, hingga kru yang akan dibutuhkan ketika acara berlangsung.

2. Komunikator

Kesuksesan sebuah event organizer bukan hanya terlihat ketika acara selesai dilaksanakan, tetapi sudah dimulai ketika berhadapan dengan klien. Untuk bisa memuaskan pelanggannya, tentu seorang EO harus mampu memahami hal yang menjadi kebutuhan klien tersebut.

Kunci dari pemahaman tersebut adalah komunikasi. Seorang EO harus mampu mengkomunikasikan kebutuhan klien dengan pelaksanaan perencanaannya.

Ini menjadi tugas event organizer yang penting, sebab seringkali klien datang dengan gambaran yang masih samar, belum sepenuhnya memahami keinginan mereka sendiri, dan di situlah peran EO untuk menjembataninya.

3. Negosiator

Event Organizer pada dasarnya adalah sebuah usaha jasa, maka tentu selain untuk membantu konsumen, mereka juga membutuhkan keuntungan untuk pihak intern. Maka dari itulah dibutuhkan kerjasama dengan vendor lain agar bisa mendapatkan keuntungan bersama.

Untuk itulah dibutuhkan negosiasi saat akan menawarkan kerjasama dengan pihak fotografer, catering, hingga lighting dan video shooting.

Dengan cara ini maka tentu biaya produksi bisa ditekan, sehingga bisa mendatangkan laba yang lebih tinggi.

Selain itu, klien juga akan merasa senang karena mendapatkan layanan yang bagus dan menyenangkan tanpa harus berpusing ria.

4. Mengatur

Tugas Event Organizer yang paling utama adalah ketika acara akan dan sedang berlangsung. Setiap kru yang tergabung di dalam EO tersebut harus bekerja sesuai dengan tanggung jawab masing-masing.

Pihak EO harus memastikan setiap pengisi acara dan peralatan yang akan digunakan harus sudah siap sebelum tiba giliran mereka. Kehadiran para tamu dan undangan juga menjadi perhatian EO agar tidak ada yang terlewatkan.

Acara demi acara harus bisa diatur sesuai dengan susunan acara yang dibuat agar tidak molor dan mengganggu jadwal sesudahnya. Demikian pula jika terjadi kendala teknis maupun non teknis, EO juga harus sigap melaksanakan rencana cadangan. Satu hal yang pasti adalah acara harus minim kesalahan agar klien tidak komplain.

Kualifikasi Seorang Event Organizer

Ingin menjadi seorang event organizer? Anda minimal harus memiliki kualifikasi berikut ini :

Memiliki pengalaman dalam mengorganisir acara maupun kegiatan terkait
Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, dalam bentuk tulisan maupun verbal
Berkepribadian kuat, ramah, cekatan, dan dinamis
Mampu menjadi pemimpin dan memiliki kemampuan negosiasi dan strategi yang matang
Mampu bekerja di bawah tekanan dan multitasking
Memiliki kemampuan memecahkan masalah
Mampu melihat detail
Mampu bekerja dalam tim maupun perorangan dengan efektif dan efisien.

Keuntungan Menggunakan Jasa Event Organizer

Untuk membuat sebuah event, kita bisa memilih apakah menggunakan resource sendiri atau menggunakan event organizer. Berikut ini adalah beberapa keuntungan menggunakan jasa event organizer :

1. Menghemat Waktu

Ketika akan merancang sebuah acara tentu membutuhkan banyak hal sebagai pertimbangan, terlebih ketika acara tersebut akan melibatkan orang banyak. Pengalaman menjadi kunci untuk bisa membuat sebuah acara yang sukses.

Para EO tentunya bukan hanya memiliki pengalaman, tetapi juga kemampuan untuk menyelesaikan sebuah acara dari awal hingga akhir. Semua perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan pun bisa disediakan dengan mudah, karena mereka sudah memiliki koneksi.

Ini akan menghemat waktu Anda, sama seperti one stop shopping. Hanya dengan mendatangi satu tempat, Anda sudah bisa mendapatkan beberapa vendor yang dibutuhkan tanpa harus menyeleksi satu per satu.

2. Mengurangi Stress

Menjelang sebuah acara penting, biasanya tekanan menjadi lebih besar. Apalagi jika ditambah dengan beberapa detail yang ternyata belum rampung atau tidak sesuai dengan harapan, bisa dipastikan tingkat stress menjadi lebih besar.

Tugas event organizer adalah membantu mengatasi masalah, sehingga Anda tidak perlu berpikir terlalu banyak. Anda hanya perlu mempersiapkan hal yang dibutuhkan, untuk detail acara dan penangannya tentu akan diatasi oleh para EO. Ini akan meringankan beban, sehingga Anda bisa lebih fokus ke hal lainnya.

3. Membantu Melihat Detail

Seringkali beberapa klien datang kepada para EO dengan hanya membawa gambaran besar dari rencana mereka. Misalnya ketika akan menggelar pesta pernikahan, para calon pengantin hanya berpikir ingin mengadakan acara dengan tema internasional contohnya, dengan gaun berwarna putih dan tuxedo berwarna perak.

Namun, EO akan membantu Anda melihat lebih dalam, mulai dari desain gaun, dekorasi untuk acara dengan bunga dan tempat membelinya, bentuk undangan, bahkan hingga peralatan makan yang akan digunakan. Mereka akan memberikan pandangan lain tentang hal yang kadang luput dari perhatian calon pengantin.

4. Merencanakan Anggaran

Hal penting yang menjadi keutamaan menggunakan jasa EO adalah bantuan untuk merancang anggaran. Panitia konvensional seringnya tidak mengetahui kondisi harga pasaran, baik tentang kebutuhan logistik maupun perlengkapan yang dibutuhkan.

Sedangkan EO sudah memiliki rancangan harga karena vendor yang bekerjasama dengan mereka sudah menyediakannya. Klien akan menjadi lebih mudah menentukan anggaran dengan pilihan paket yang disediakan atau pilihan vendor yang akan diajak kerjasama.

Membantu klien untuk menyukseskan acara yang akan mereka gelar adalah tugas event organizer yang paling utama. Kemampuan komunikasi dan menyelesaikan masalah dengan cepat menjadi andalan agar semua bisa berjalan dengan sukses.

Terimakasih sudah membaca artikel berjudul Pengertian Event Organizer: Tugas, Kualifikasi dan Keuntungan. Selanjutnya bisa membaca artikel berikut ini :