10 Tugas Admin Proyek: Kualifikasi, Jenjang Karir dan Gajinya

Tugas admin proyek – Bidang administrasi nyatanya sudah tak asing lagi kita temui di berbagai perusahaan dan organisasi. Ini karena administrasi merupakan bagian terpenting untuk mengatur segala pencatatan atau pembukuan berbagai macam urusan perusahaan.

Bidang administrasi akan selalu ada dan dibutuhkan berbagai perusahaan tak terkecuali dalam bidang proyek kontruksi. Dalam sebuah perusahaan kontruksi tentu saja biasanya akan menangani berbagai proyek seperti pembuatan jalan, hunian, gedung, dan lainnya.

Untuk mengatur segala pembukuan dan berbagai catatan mengenai proyek kontruksi, sebuah perusahaan harus memiliki seorang administrasi proyek yang akan merapikan dan mengatur segala pencatatan agar terorganisir dan tersimpan dengan baik.

Pembukuan ini juga termasuk dalam penjualan, pembelian, surat jalan, dan sebagainya. Untuk lebih detail dan jelasnya mari simak ulasan poin-poin berikut ini terkait dengan tugas administrasi proyek.

Daftar Isi Artikel

Tugas Admin Proyek / Administrasi Proyek

1. Data Entry

Sudah menjadi tugas pokok seorang admin untuk melakukan tugas memasukkan segala data perusahaan dalam dokumen di komputer.

Begitu pula dengan admin proyek yang bertugas untuk mencatat dan memasukkan berbagai data terkait proyek secara terorganisir dan tercatat mulai dari tanggal, nama data, penanggung jawab, dan lain sebagainya.

Admin proyek harus memiliki keahlian dalam mendata keseluruhan secara teliti dan cermat agar jika nanti membutuhkan data tersebut akan mudah dicari dan menjadi suatu rujukan kelak.

2. Membuat laporan keuangan

Tugas admin proyek melakukan pembuatan laporan keuangan terkait pemasukan dan pengeluaran segala yang berhubungan dengan proyek seperti laporan kas bank proyek, laporan pergudangan, daftar hutang, dan lain-lain.

Di sini seorang admin proyek dituntut memiliki ketelitian yang tinggi agar dalam penulisan laporan tidak ada yang ketinggalan maupun meminimalisir kesalahan.

3. Mengecek inventory kantor

Tugas admin proyek juga sebagai penjaga inventori dan aset perusahaan. Pengecekan fasilitas dan aset ini berguna agar tidak terjadi kesalahan atau kehilangan.

Pastikan admin proyek mengecek setiap hari dan mengetahui bahwa aset tersebut sedang digunakan dan ada yang bertanggung jawab jika terdapat kehilangan.

4. Membuat laporan pada pemerintah setempat

Tentu saja dalam sebuah perusahaan yang bergerak di bidang kontruksi, pembangunan merupakan hal utama yang dilakukan.

Pembangunan di berbagai daerah mengharuskan pihak perusahaan untuk melapor dan mengurus berbagai administrasi di pemerintahan setempat maka dari itu tugas admin proyek lah yang akan mengurus segala laporan administrasi seperti keberadaan proyek, karyawan, pelaksanaan pekerjaan pada pemerintah daerah setempat (lurah, kepolisian, dan lain sebagainya).

5. Membuat surat jalan

Membuat surat jalan terkait segala urusan kendaraan yang masuk pada proyek secara jelas.

Admin proyeklah yang akan membuat dan mengordinasikan pada pihak keamanan yang berada pada pintu masuk/keluar proyek. Tugas ini merupakan tugas yang tak asing lagi bagi admin proyek dalam sehari-hari.

6. Mengurus administrasi tagihan

Tugas admin proyek ialah mengurus segala administrasi tagihan pada pemiliki proyek.

Jika proyek tersebut merupakan proyek nasional, ia harus mengurus laporan administrasi tersebut kepada pemerintah pusat dan menyiapkan berbagai dokumen terkait permintaan dana pada bagian keuangan pusat.

7. Melakukan dokumentasi

Tak hanya mengurus segala kebutuhan administrasi, tugas admin proyek juga bertanggung jawab untuk melakukan proses dokumentasi pembangunan proyek yang berjalan.

Proses dokumentasi ini harus faktual dan tidak boleh terlambat. Proses dokumentasi tak hanya berupa foto tetapi juga berbagai dokumentasi lainnya seperti video, tanda tangan.

8. Melakukan seleksi dan perekrutan pekerja proyek

Biasanya setiap pembangunan proyek kontruksi akan membutuhkan banyak pekerja yang terlibat dalam pembangunan suatu bangunan tersebut.

Tugas admin di sini adalah melakukan seleksi dan perekrutan para pekerja proyek yang akan membantu pengerjaan sebuah bangunan tersebut.

Dalam hal ini seorang admin proyek harus mampu menyeleksi secara baik dan sesuai kualifikasi yang dibutuhkan.

9. Mengatur jadwal kepegawaian

Tugas admin proyek tak hanya sekadar merekrut dan menyeleksi para calon pekerja proyek. Ia juga harus menulis dan mengatur jadwal para pekerja seperti absensi dan jadwal libur.

Selain mengurus jadwal-jadwal ia harus mengatur berbagai administrasi seluruh pegawai seperti data-data pegawai, pembayaran gaji, asuransi ketenagakerjaan, kesehatan, dan beberapa tunjangan lainnya.

10. Membuat laporan mingguan dan bulanan

Sebuah hal yang wajib dilakukan oleh seorang admin proyek untuk membuat laporan terkait proyek pembangunan yang berjalan.

Laporan yang dibuat ini harus wajib ditandatangani oleh manajer proyek dan beberapa pihak-pihak yang berkaitan dengan proyek yang wajib mengetahuinya.

Kualifikasi Admin Proyek

Kualifikasi admin proyek secara umum yaitu:

Memiliki gelar sarjana atau diploma dalam bidang administrasi, manajemen, atau sejenisnya.
Memiliki pengalaman minimal 2 tahun sebagai admin proyek di perusahaan konstruksi atau properti.
Mampu mengoperasikan komputer dan aplikasi perkantoran dengan baik, seperti Microsoft Office, Google Drive, dan lain-lain.
Mampu berkomunikasi dengan baik, baik secara lisan maupun tertulis, dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris.
Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim, serta dapat beradaptasi dengan lingkungan kerja yang dinamis dan menantang.
Memiliki keterampilan organisasi, manajemen waktu, dan penyelesaian masalah yang baik.
Memiliki perhatian terhadap detail, ketelitian, dan akurasi dalam melakukan pekerjaan administratif.
Bertanggung jawab untuk menyediakan, mengelola, dan melaporkan data dan dokumen proyek, seperti surat kontrak, permintaan pembayaran, laporan kemajuan, dan lain-lain.
Bertanggung jawab untuk mendukung koordinasi dan komunikasi antara tim proyek, klien, pemasok, dan pihak-pihak terkait lainnya.
Bertanggung jawab untuk mengurus perizinan, perjalanan dinas, pengadaan barang dan jasa, serta kebutuhan administratif lainnya yang berkaitan dengan proyek.

Selain hal diatas, seorang admin proyek juga harus memiliki beberapa keahlian sebagai berikut:

1. Menguasai berbagai program Microsoft office

Karena tugas yang berkaitan dengan berbagai data yang harus dimasukkan pada komputer, seorang admin harus wajib menguasai program-program Microsoft office seperti excel, word, power point dan lainnya untuk memperlancar tugas-tugasnya.

2. Memiliki ketelitian dan mampu mengorganisir secara baik

Pekerjaannya meliputi berbagai pembuatan dan perapian data proyek yang cukup banyak. Maka dari itu hal ini sangat diperlukan ketelitian agar data yang diolah tidak ada kesalahan dan tersimpan dengan baik di dokumen komputer.

3. Perencanaan yang bagus

Tugas admin proyek berbagai perencanaan seperti mengatur jadwal, koordinasi dengan berbagai tim dan lainnya maka dari itu ia harus memiliki kemampuan dalam merencanakan apapun secara baik agar segala pekerjaan yang dilakukan berjalan secara lancar dan meminimalisir hambatan.

Gaji Admin Proyek di Indonesia Terbaru

Admin proyek adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengurus administrasi dan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proyek. Admin proyek juga harus berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait, seperti klien, kontraktor, konsultan, dan pemasok.

Gaji admin proyek bisa bervariasi tergantung pada jenis proyek, lokasi, pengalaman, dan kualifikasi. Namun, berdasarkan data dari situs pencari kerja yang ada di Indonesia, berikut ini adalah rentang gaji admin proyek di 15 kota besar di Indonesia terbaru 2023:

Jakarta: Rp 4,5 juta – Rp 7 juta
Bandung: Rp 3,5 juta – Rp 5,5 juta
Surabaya: Rp 3,8 juta – Rp 6 juta
Medan: Rp 3,2 juta – Rp 5 juta
Makassar: Rp 3 juta – Rp 4,5 juta
Semarang: Rp 3 juta – Rp 4,5 juta
Yogyakarta: Rp 2,8 juta – Rp 4 juta
Denpasar: Rp 3 juta – Rp 4,5 juta
Palembang: Rp 2,8 juta – Rp 4 juta
Balikpapan: Rp 3,5 juta – Rp 5,5 juta
Pekanbaru: Rp 2,8 juta – Rp 4 juta
Malang: Rp 2,8 juta – Rp 4 juta
Bogor: Rp 3 juta – Rp 4,5 juta
Batam: Rp 3,2 juta – Rp 5 juta
Manado: Rp 2,8 juta – Rp 4 juta

Gaji admin proyek di atas adalah gaji bersih setelah dipotong pajak dan biaya lainnya. Gaji admin proyek juga bisa berbeda-beda tergantung pada perusahaan dan industri yang Anda masuki. Selain itu, gaji admin proyek juga bisa meningkat seiring dengan meningkatnya tanggung jawab dan prestasi Anda.

FAQ tentang Tugas Admin Proyek

1. Apa itu admin proyek?

Admin proyek adalah seorang profesional yang bertanggung jawab untuk mengatur, mengkoordinasi, dan memastikan kelancaran jalannya proyek. Admin proyek membantu manajer proyek dalam mengawasi tugas-tugas yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelesaian proyek.

2. Apa saja tugas utama admin proyek?

Tugas utama admin proyek meliputi:

Menyiapkan dan mengatur dokumentasi proyek
Mengkoordinasikan komunikasi antar anggota tim proyek
Membantu dalam perencanaan sumber daya dan jadwal proyek
Mengawasi dan melacak kemajuan proyek
Mengelola anggaran proyek
Menyediakan dukungan administrasi kepada manajer proyek dan anggota tim
Membantu dalam menyelesaikan konflik dan masalah yang muncul selama pelaksanaan proyek

3. Apa yang diperlukan untuk menjadi admin proyek yang sukses?

Untuk menjadi admin proyek yang sukses, sebaiknya Anda memiliki:

Kemampuan komunikasi yang baik
Keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang efisien
Kemampuan untuk bekerja dalam tim dan mengkoordinasikan tugas-tugas
Pengetahuan tentang metodologi dan alat-alat manajemen proyek
Keahlian dalam menggunakan perangkat lunak seperti Microsoft Office dan aplikasi manajemen proyek

4. Apakah admin proyek harus memiliki latar belakang pendidikan tertentu?

Meskipun tidak ada persyaratan khusus untuk pendidikan, latar belakang dalam administrasi bisnis, manajemen, atau bidang terkait mungkin memberikan keuntungan. Selain itu, sertifikasi dalam manajemen proyek, seperti Project Management Professional (PMP) atau Certified Associate in Project Management (CAPM), dapat membantu meningkatkan kredibilitas dan peluang karier.

5. Bagaimana prospek karier admin proyek?

Admin proyek memiliki prospek karier yang baik. Sehubungan dengan pertumbuhan industri dan organisasi, permintaan untuk profesional dengan keterampilan manajemen proyek diperkirakan akan terus meningkat. Dengan pengalaman yang relevan, admin proyek dapat berkembang menjadi peran manajemen proyek yang lebih tinggi atau bahkan mengambil peran manajemen di berbagai bidang.

Itulah 10 tugas admin proyek secara umum, selebihnya semua kembali lagi pada kebijakan perusahaan masing-masing. Semoga ulasan mengenai tugas administrasi proyek dapat menjadi informasi tambahan yang bermanfaat ya.

Baca juga artikel yang lain berikut ini :